1. Basisgegevens 7 jaar bewaren
De Belastingdienst onderscheidt diverse gegevens binnen je administratie. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de zogenaamde basisgegevens. Die zijn voor de fiscus het interessantst.
Onder de basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Na zeven jaar zal de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je opvragen.
Tip! Gratis pdf: Administratie opzetten
2. Gegevens onroerende zaken 10 jaar bewaren
Er zijn ook gegevens die je tien jaar lang moet bewaren. Dat zijn de gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand.
Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
3. Afspraken maken over bewaren documenten
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart en over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Het meeste kun je digitaal archiveren.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
4. Afspraken over kortere bewaartermijn
Voor alle gegevens die niet als basisgegevens worden aangemerkt, kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een eventuele kortere bewaartermijn.
Pas daarbij wel op dat als je afspraken maakt met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen, er ook nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die je wel houden aan de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
5. Bewaarplicht is eigen verantwoordelijkheid
De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je bent dus verplicht om regelmatig updates en back-ups te maken van de computer waarop je je administratie voert.
Alle gegevens die je op papier of elektronisch vastlegt, horen in principe bij de administratie van je bedrijf. Denk aan kasadministratie, kassabonnen, facturen en bankafschriften.
Let op: een gecrashte laptop of gestolen harde schijf is geen excuus voor de Belastingdienst om niet aan de bewaarplicht te voldoen.
6. Scan al je documenten in
Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke paperassen zoveel mogelijk in. Papier is kwetsbaar; veel bonnetjes worden zelfs gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt.
Zorg dat je al je papieren ook digitaal opslaat. Het liefst met een back-up op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, je nooit je complete administratie kwijt bent.
