Calculator uurtarief berekenen

Administratie bewaren, wat en hoe lang?

Als ondernemer moet je veel documenten en communicatie zeven jaar tot tien jaar bewaren. Wanneer geldt welke termijn? 

1. Basisgegevens

De Belastingdienst onderscheidt diverse gegevens binnen je administratie. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de zogenaamde basisgegevens. Die zijn voor de fiscus het meest interessant. Onder de basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Na zeven jaar zal de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je opvragen.

Gratis pdf: Administratie opzetten

2. Tien jaar bewaren

Er zijn ook gegevens die je tien jaar lang moet bewaren. Dat zijn de gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

3. Afspraken maken

Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart en over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Het meeste kun je digitaal archiveren. Let op: een gecrashte laptop of gestolen harde schijf is geen geldig excuus voor de Belastingdienst.

4. Kortere bewaartermijn

Voor alle gegevens die niet als basisgegevens worden aangemerkt, kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een eventuele kortere bewaartermijn. Pas daarbij wel op, dat als je afspraken maakt met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen, er ook nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die je wel houden aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

5. Computercrash of gestolen laptop? Geen excuus.

De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je bent dus verplicht om regelmatig updates en backups te maken van de computer waarop je je administratie voert. Alle gegevens die je op papier of elektronisch vastlegt, horen in principe bij de administratie van je bedrijf. Denk aan kasadministratie, kassabonnen, facturen en bankafschriften.

6. Scannen

Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke paperassen zoveel mogelijk in. Papier is kwetsbaar; veel bonnetjes worden zelfs gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt. Gebruik bijvoorbeeld een boekhoud-tool als Tellow om al je bonnen direct in te scannen op je smartphone. Tellow is onderdeel van Rabo Bizzy, waarbij jouw bankrekening je boekhouding doet. Zorg dat je al je papieren ook digitaal opslaat. Liefst met een back-up op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, je nooit je complete administratie kwijt bent.

Bijgewerkt op: 15-10-2018

Wat vind je van dit artikel?

x16
x2

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.917 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.