Wat is een jaarrekening?
Simpel gezegd moet je de jaarrekening zien als een financieel eindverslag van je bedrijf. Je beschrijft wat je hebt gedaan in het betreffende boekjaar. Zo maak je (of je accountant) in feite de financiële balans op.
Jaarrekening deponeren KvK
Bij bepaalde rechtsvormen moet je deze jaarlijks digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Belangrijk om te weten is dat een jaarrekening goed moet aansluiten op je zakelijke administratie.
Hier bewaar je bewijzen van inkomsten en uitgaven (denk aan facturen, bankafschriften en losse bonnetjes).
Uitbesteden opstellen jaarrekening
Voor een beginnend ondernemer kan het opstellen van een jaarrekening best een ingewikkeld proces zijn. Het komt dan ook geregeld voor dat starters de jaarrekening laten maken door een professional.
Toch kun je het ook bij een kleine onderneming gewoon zelf doen. Lees verder om erachter te komen wat er zoal in moet staan.
Verplicht laten goedkeuren
Houd er wel rekening mee dat het bij grotere bedrijven verplicht is om de jaarrekening te laten goedkeuren door belastingadviseur of accountant. Dan zou je kunnen overwegen of het qua tijdsinvestering misschien voordeliger is om dit hele proces uit te besteden.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Wie moet een jaarrekening opstellen?
Het jaarlijks opstellen van een jaarrekening is verplicht voor ondernemers die een rechtsvorm hebben met rechtspersoonlijkheid. Het gaat voornamelijk om één van deze vijf rechtsvormen:
- Besloten vennootschap
- Naamloze vennootschap
- Stichting
- Vereniging
- Coöperatie/onderlinge waarborgmaatschappij
Moet een zzp’er een jaarrekening opstellen?
Veel zzp'ers en freelancers hebben een eenmanszaak, in dat geval hoef je ook geen jaarrekening op te stellen. Heb je een van de hierboven genoemde rechtsvormen? Dan moet je je jaarcijfers wél opstellen en deponeren.
Als je een eenmanszaak hebt, moet je tegen het einde van het jaar wel een balans en een winst- en verliesrekening opstellen. Als je je administratie uitbesteedt, wordt dit meestal al voor je geregeld.
Voor de Belastingdienst is het (laten) opstellen van een jaarrekening dus niet altijd relevant. Je zou dus met je accountant kunnen overleggen of een uitgebreide jaarrekening in jouw situatie wel van belang is.
Jaarrekening voor een koophuis
Een complete jaarrekening kan wel van pas komen als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening.
Wat mag niet ontbreken in de jaarrekening?
Een jaarrekening kun je opdelen in drie delen:
-
De balans: een momentopname van de financiële status van het bedrijf. In deze checklist lees je hoe je zo'n balans opstelt.
- Een uitgebreide winst- en verliesrekening: een overzicht van alle opbrengsten en kosten van jouw onderneming gedurende het afgelopen jaar.
- Een toelichting op bovengenoemde onderdelen. Een klein bedrijf kan vaak volstaan met het aantal werkzame personen binnen het bedrijf te vermelden en in te gaan op de manier waarop de balans is opgesteld.
De KvK heeft een handig overzicht gemaakt waar je direct kunt zien welke eisen van toepassing zijn op jouw bedrijf, op basis van hoe groot je bedrijf is.
Jaarrekening voor micro en kleine bedrijven
Heb je een relatief klein bedrijf (tot 6 miljoen euro aan activa, 12 miljoen euro aan omzet en maximaal 50 medewerkers)? Dan hoef je alleen een balans en een korte toelichting aan te leveren.
Als middelgrote of grote onderneming moet je ook een bestuursverslag, accountantsverklaring en andere zaken aanleveren.
Voorbeeld jaarrekening
Om je op weg te helpen heeft de KvK een gedeponeerde jaarrekening voorbeeld beschikbaar gesteld. De gegevens zijn geanonimiseerd. Hier vind je het voorbeeld. Let op: dit is een uitgebreide jaarrekening. Als kleine ondernemer hoef je een stuk minder aan te leveren.
Voorbeeld balans en winst- en verliesrekening
Als kleine ondernemer is dus een eenvoudige balans en winst-en verliesrekening voldoende. In onze voorbeeld ondernemingsplannen voor verschillende branches staan ook voorbeelden van beide overzichten, in het onderdeel financieel plan. Je kunt dus ook het voorbeeld uit jouw branche downloaden, om een goed beeld te krijgen voor een voorbeeld jaarrekening.
Wanneer moet je de jaarrekening deponeren?
De deadline voor jaarrekeningen kunnen verschillen, maar de KvK houdt in de regel aan dat je (of de accountant) de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.
Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.
Vaststelling door aandeelhouders
Als de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.
Let op: te laat deponeren is strafbaar als economisch delict.
Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in bepaalde gevallen leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Houd deze deadline dus goed in de gaten.
Hoe deponeer ik een jaarrekening?
Goed om te weten: sinds boekjaar 2016 verloopt de deponering verplicht digitaal. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf zijn er verschillende manieren om de jaarrekening te deponeren.
Behalve grote bedrijven deponeert iedereen online met Standard Business Reporting (SBR). Grote bedrijven gebruiken ook SBR, maar mogen deponeren via e-mail.
Jaarrekening opvragen
Je kunt ook de jaarrekening opvragen van andere bedrijven. Dat kan tegen betaling bij de Kamer van Koophandel. Je kunt ook de jaarcijfers opvragen bij het bedrijf zelf, grote bedrijven hebben de jaarcijfers zelfs online staan.
Lees ook
5 begrotingen van het financieel plan
Checklist: een financiële prognose maken
Veelgestelde vragen over de jaarrekening opstellen
- Wat is een jaarrekening? Een jaarrekening is een overzicht van je jaarcijfers en bestaat uit de balans en de winst- en verliesrekening. Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is, moet je hem deponeren of niet. Lees hoe je de jaarrekening opstelt.
- Is een jaarrekening verplicht? Je moet verplicht een jaarrekening deponeren als je bedrijf een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid heeft. In het artikel lees je welke rechtsvormen dat zijn, en kom je erachter of jij moet deponeren of niet.
