Voorraadbeheer webshop: wat moet je weten als starter?

Bijgewerkt op 13 september 2022
9 min  leestijd
273
Image
voorraadbeheer webshop

Wil je als startende ondernemer een webshop starten? Dan krijg je ook te maken met voorraadbeheer. Waar moet je precies aan denken? En met welke software kun je de voorraad van je webshop beheren? In dit artikel lees je er meer over.

Is het je droom om je eigen webshop te starten maar weet je niet hoe je moet beginnen? Zet dan eerst je plannen op papier. Heb je geen idee wat je moet regelen op het gebied van voorraadbeheer voor je webshop? We hebben de belangrijkste punten alvast voor je op een rij gezet.

  1. Waarom is voorraadbeheer belangrijk?
  2. Hoe begin je met voorraadbeheer?
  3. Software voor je voorraadbeheer
  4. Voorraadbeheer via je kassasysteem
  5. Webshop starten zonder voorraad

Als je een webshop start, heb je te maken met voorraad. Je wilt klanten de mooie producten toesturen waar je zelf zo enthousiast over bent. Alleen, waar wil je jouw voorraad opslaan? En hoe regel je de logistiek van je voorraad? Welke mogelijkheden heb je als startende ondernemer met een webshop?

Waarom is voorraadbeheer belangrijk voor je webshop?

Voorraadbeheer is erg belangrijk voor het succes van je webshop. Het is namelijk noodzakelijk om te weten hoeveel voorraad je nog beschikbaar hebt. Niet alleen voor je klanten, maar ook voor jezelf als ondernemer. Je wil natuurlijk geen 'nee' verkopen. Ook moet je de voorraad ergens opslaan en dat kost ruimte en vaak ook geld.

Door je voorraad goed te beheren kun je de kosten zo laag mogelijk houden en zorg je ervoor dat producten op tijd aangevuld worden, dus dat je klanten tevreden kunt houden.

Hoe begin je met voorraadbeheer? 

Allereerst is het belangrijk om te weten hoeveel voorraad je eigenlijk wil opslaan. Dat doe je op basis van een aantal factoren: 

  • Hoeveel verkoop je per maand van elk product? 
  • Wat is de levertijd of productietijd per product?
  • Wat is de houdbaarheid van de producten?

Maak een inschatting van je verkoop

Als je al een tijdje bezig bent, kun je je voorraad natuurlijk baseren op hoeveel je ongeveer per periode verkoopt. Als je net begint heb je die informatie nog niet. Maar er zijn alsnog een paar manieren om een inschatting te maken van hoeveel voorraad je nodig hebt.

In je ondernemingsplan maak je een schatting van het aantal producten dat je verwacht te verkopen. Daarnaast is marktonderzoek onmisbaar bij het maken van een verwachting. Toets bij je doelgroep welke producten ze hoe vaak en wanneer nodig zullen hebben. 

Levertijd of productietijd inschatten

Bepaal vervolgens hoe snel je je voorraad weer kunt aanvullen. Kan je leverancier erg snel leveren? Dan is het niet nodig om een enorme voorraad aan te houden. Maar wellicht heb je inkoopvoordelen als je groter inkoopt. Dan is het voordeliger om minder vaak in te kopen, als je ruimte hebt voor een grotere voorraad. 

Houd hierbij ook rekening met de eventuele houdbaarheid van producten. Het is zonde om geld te betalen voor opslagruimte voor producten die je uiteindelijk weg moet gooien. Bij producten met een houdbaarheidsdatum kun je het 'first in first out' principe toepassen: de producten die het eerst binnenkomen, verstuur je ook het eerst. 

En wellicht produceer je de producten zelf. Dan is het vooral een kwestie van tijd: wanneer heb je weer tijd om nieuwe producten te produceren? Als je hier vaak tijd voor hebt, dan hoef je een minder grote voorraad aan te houden. 

Inschatting voorraadruimte

Probeer uiteindelijk een goede inschatting te maken van hoeveel voorraadruimte je ongeveer nodig hebt om je producten op te slaan. Op basis van die inschatting kun je op zoek naar de juiste ruimte. Is je zolderkamer groot genoeg? Of heb je een externe opslag nodig? En wat heb je daarvoor nodig? 

    Welke feature is voor jou belangrijk bij het kiezen van een zakelijke rekening?

    Choices

    Software voor je voorraadbeheer

    Je kunt je voorraad bijhouden door het zelf in te vullen, bijvoorbeeld in Excel. Maar je kunt je voorraadbeheer van je webshop ook automatiseren door gebruik te maken van handige software. Dan weet je in ieder geval zeker dat je voorraad efficiënt en goed wordt bijgehouden.

    Goede software kan je leven als webshopeigenaar een stuk aangenamer maken. Je hoeft je voorraad niet meer handmatig bij te houden en je hebt minder kans op het maken van fouten. Je zit dus niet zo snel zonder voorraad waardoor je ook minder snel omzet misloopt.

    Er zijn veel verschillende aanbieders van software voor voorraadbeheer. Onderzoek dus eerst wat jouw behoeften zijn en welk budget je aan software wil besteden. Software moet jou vooral gemak bieden. Een uitgebreid ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is voor een groot bedrijf interessant, maar zal voor een starter juist onnodig ingewikkeld zijn. 

    Voorraadbeheer in je kassasysteem

    Heb je een fysieke winkel? Je kunt dan voor je voorraadbeheer soms ook gebruik maken van je kassasysteem. Een voorbeeld daarvan is Rabo SmartPin. Daarmee maak je een pinautomaat van je smartphone. Met behulp van je smartphone, kaartlezer en gratis app kun je klanten laten pinnen op een eenvoudige manier. In die bijbehorende app kun je bovendien je catalogus en voorraad beheren. 

    Je begint je voorraadbeheer heel eenvoudig door een teller in te stellen. Met elke verkoop gaat de teller automatisch omlaag. Je ontvangt vervolgens een seintje wanneer de voorraad laag staat. Met de scanner werk je je voorraad weer bij. 

    • Bij Rabo SmartPin maak je automatisch gebruik van Rabo Smart Pay: een totaaloplossing voor betaalmethoden inclusief voorraadbeheer. 

    Het voordeel van een kassasysteem met voorraadbeheer is dat je gebruik kunt maken van verschillende functies in één omgeving. Zo heb je in één systeem inzicht in je voorraad, je transacties en je kasboek. 

    Webshop starten zonder voorraad: dropshipping

    Zie je het niet zitten om je voorraad zelf te beheren en opslagruimte te huren? Dan kun je er ook voor kiezen om een webshop te starten zonder voorraad. Dat heet dropshipping.

    Bij dropshipping worden producten direct vanuit de leverancier naar de klant gestuurd. De leverancier regelt dus de logistiek en voorraadbeheer voor je, daar heb je dan geen omkijken meer naar.

    Aandachtspunten bij je voorraadbeheer

    Met deze laatste tips ga je aan de slag met slim voorraadbeheer: 

    • Bepaal voor jezelf hoeveel producten je minimaal voorradig wilt hebben. Onderzoek hoeveel je verkoopt in een bepaalde periode en bepaal de snelheid dat je producten geleverd kunt krijgen van je leverancier. 
    • Na een tijdje krijg je inzicht in het verloop van je voorraad, welke producten verkopen bijvoorbeeld goed? Is er een periode waarbij je meer voorraad nodig hebt voor specifieke producten? 
    • Zorg voor een goede relatie met je leveranciers zodat je snel kunt schakelen wanneer je toch niet voldoende producten voorradig hebt voor je klanten.
    • Verkoop eerst je oude producten en daarna je nieuwe producten. Dit wordt ook wel FIFO genoemd: oftewel First in, first out.
    • Maak gebruik van software om je voorraadbeheer te automatiseren, of maak gebruik van systemen die je al hebt, zoals je kassa-oplossing. 

    zakelijke rekening afbeelding

    Eigen webshop openen?

    Dan profiteer je bij Rabobank van Startersvoordeel en is je zakelijke rekening de eerste 6 maanden gratis. Zo start je nóg sterker.

    Meer weten

    Meest gestelde vragen over voorraadbeheer webshop

    • Waarom is voorraadbeheer van je webshop belangrijk?
      Voorraadbeheer is erg belangrijk voor het succes van je webshop. Voor de verkoop van je producten moet je weten hoeveel items je nog op voorraad hebt. Maar je hebt ook opslagruimte nodig om je voorraad ergens kwijt te kunnen. Door je voorraad goed te beheren kun je kosten zo laag mogelijk houden en zorg je ervoor dat producten op tijd aangevuld worden.
    • Hoe beheer je de voorraad?
      Heb je een kleine webshop? Dan kun je ervoor kiezen om je voorraad zelf te beheren door bijvoorbeeld een overzicht bij te houden in Excel. Of je kunt gebruik maken van software om je voorraad te beheren.
    • Wat is goed voorraadbeheer?
      Goed voorraadbeheer is je voorraad zo efficiënt mogelijk bijhouden en daarbij de kosten zo laag mogelijk houden. Je wil al je klanten kunnen leveren, maar niet onnodig veel voorraad opgeslagen hebben. Met deze tips kom je tot de balans. 

    Meer over webshop

    Meer over webshop