rittenregistratie bijhouden zzp

Rittenregistratie bijhouden voor zzp’ers

Een rittenregistratie bijhouden is van groot belang voor zzp’ers. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt in je zakelijke auto, hoef je geen bijtelling te betalen. Om dit te bewijzen aan de Belastingdienst heb je een sluitende kilometerregistratie nodig.

Rittenregistratie bijhouden, waarom?

Als je zakelijk een auto koopt en jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijdt, beschouwt de Belastingdienst de auto als een zakelijke auto. Dit betekent dat je alle autokosten zakelijk kunt aftrekken: de aanschaf, het onderhoud en de btw op de benzine.

Daar komt bij dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Om te bewijzen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, moet je een rittenregistratie bijhouden. 

Wanneer betaal je bijtelling als zzp’er?

Als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, betaal je voor een zakelijke auto bijtelling. Dit bedrag wordt opgeteld bij de winst die je bedrijf dat jaar maakt. Of je nu 550 kilometer privé rijdt of 10.000 kilometer, dat maakt niet uit, de grens ligt op 500 kilometer.

Bijtelling 2021

Er gelden twee percentages in 2021: 

  • Rijd je zakelijke auto op benzine of diesel? Dan bedraagt het bijtellingspercentage 22%.
  • Heb je een elektrische auto? Dan reken je 12% tot het drempelbedrag van € 40.000. Je betaalt 22% over het bedrag daarboven.

Als je meer dan 500 kilometer privé rijdt met je zakelijke auto betaal je dus bijtelling. Je kunt er dan ook voor kiezen geen kilometerregistratie bij te houden. 

Een rittenregistratie is dus niet altijd verplicht. Je hebt het alleen nodig als je wilt aantonen dat je minder dan 500 privékilometers hebt gereden of een kilometervergoeding wil voor je zakelijk gebruikte privéauto.

Btw-aftrek privé of zakelijk

Als zzp’er is het altijd verstandig om een kilometerregistratie bij te houden. Je hebt de rittenregistratie namelijk ook nodig om de btw-aftrek van je zakelijke auto te kunnen bepalen – welk percentage is zakelijk of privé?

Als je geen kilometerregistratie bijhoudt, zal de Belastingdienst het privégedeelte gaan schatten en dat is in de meeste gevallen niet in je voordeel.

Btw-tipBtw over brandstof voor zakelijke ritten kun je alleen terugvragen als je afrekent met een bankpas, creditcard of tankpas op naam van je bedrijf.

Kilometerregistratie bijhouden, hoe doe je dat?

Verklaring Belastingdienst

Als je een rittenregistratie wil bijhouden ga je eerst naar website van de Belastingdienst om daar de verklaring ‘geen privégebruik auto’ in te vullen. Zo registreer je officieel dat je geen bijtelling gaat betalen. Je mag nu dus niet meer dan 500 kilometer privé rijden met je zakelijke auto.

De Belastingdienst vraagt om bewijs van je gereden kilometers. Dat betekent dat je iedere gereden kilometer officieel moet vastleggen. Met een goede kilometerregistratie bewijs je makkelijk dat je daadwerkelijk minder dan 500 kilometer privé hebt gereden. 

Wat vermeld je in de rittenadministratie?

Vermeld in de rittenregistratie in elk geval:

  • Welk voertuig
  • Datum
  • Nummer rit
  • Beginstand kilometerteller
  • Eindstand kilometerteller
  • Aantal gereden kilometers
  • Begin- en en eindadres
  • Bestuurder
  • Privé of zakelijk

Vervangend vervoer:Als je auto in de garage staat en je krijgt een leenauto, ben je ook verplicht een rittenregistratie bij te houden. 

Rittenadministratie bijhouden in Excel

De rittenregistratie bijhouden kun je handmatig doen. Je kunt bijvoorbeeld een boekje in je auto leggen en hierin na elke rit de kilometerstand noteren en erbij vermelden of dit zakelijk of privé is.

Dit kun je dan dagelijks of wekelijks in een Excel-bestand zetten. Dit is gratis, maar wel bewerkelijk en vatbaar voor fouten.

Kilometerregistratie kastje

Het is handiger om je ritregistratie te automatiseren. Bij voorkeur via een (betaalde) aanbieder die een Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. 

Op de website van het Keurmerk vind je alle (tientallen) gecertificeerde aanbieders. Ze maken gebruik van een Track & Trace-systeem, een klein kilometerregistratie kastje in je auto dat je ritten registreert op basis van gps. Deze kun je online uitlezen en downloaden om te verstrekken aan de Belastingdienst. 

Welke aanbieder het best bij jou past, hangt af van verschillende factoren, waaronder de grootte van je wagenpark. Bekijk de verschillende aanbieders om een goede vergelijking te maken en de beste voor jouw onderneming te kiezen.

Bewijsstukken bewaren

Bewaar alles met betrekking tot je zakelijke auto: tankbonnen, onderhoudsbeurten, agenda of een boekje waarin je de ritten opschrijft. De bonnen heb je sowieso nodig voor je btw-aangifte en andere fiscale aftrekposten, maar zo heb je ook altijd alle bewijsstukken voor de Belastingdienst bij de hand. 

Als de Belastingdienst twijfelt of je over de 500 privékilometers heen bent gegaan, kan ze nader onderzoek doen en dan kun je in ieder geval alle documenten overleggen. 

Zakelijk rijden in een privéauto

Als je besluit geen zakelijke auto te kopen, maar blijft rijden in je privéauto is het ook verstandig om een kilometerregistratie bij te houden. 

Ondernemers mogen € 0,19 per kilometer van de winst aftrekken voor de zakelijke ritten die ze met een privéauto maken. Deze regel geldt ook als je een auto huurt. 

Btw-aftrek privé auto

Omdat de auto geen zakelijke aankoop is, mag je de btw van de aanschafprijs niet aftrekken. Je mag wel de btw op onderhoud en gebruik aftrekken voor het deel dat je de auto zakelijk gebruikt. 

Om dit zakelijke deel te kunnen bewijzen heb je een (deugdelijke) kilometerregistratie nodig.

De meest gestelde vragen over rittenregistratie bijhouden

  • Waarom moet je als een kilometerregistratie bijhouden? Een rittenregistratie bijhouden is niet verplicht voor zzp'ers, maar wel verstandig. Als je een auto op naam van de zaak hebt, verzamel je op deze manier bewijs dat je jaarlijks maximaal 500 kilometer privé rijdt. Je hoeft dan namelijk geen bijtelling te betalen. 
  • Hoe houd je een rittenregistratie bij als zzp'er? Een kilometerregistratie bijhouden kan handmatig in een boekje of agenda, waarna je dit later in bijvoorbeeld een Excel-document zet. Tegenwoordig zijn er veel aanbieders die dit proces met een gps-kastje automatiseren. Let er op dat deze bedrijven een keurmerk hebben, zodat de Belastingdienst dit accepteert als bewijs.
  • Wanneer betaal je bijtelling als zzp'er? Als je een auto op naam van de zaak koopt en meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, betaal je bijtelling. Dit bedrag wordt opgeteld bij de winst die je bedrijf dat jaar maakt. In 2021 bedraagt de bijtelling 22% voor een benzine- of dieselauto en 12% voor een elektrische auto.
Gepubliceerd op:
09-08-2021

Wat vind je van dit artikel?

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Dagelijks ben je op pad in je bestelbus vol met gereedschappen en materialen. Of met je bestellingen. Zijn die spullen eigenlijk wel verzekerd bij een aanrijding of diefstal? En wat als ze uit je handen vallen tijdens het uitladen?

marieke
marieke

Auto van de zaak

Ga je als aankomend ondernemer straks de nodige kilometers maken? Dan kun je overwegen om niet privé een auto te rijden, maar er eentje voor zakelijk gebruik aan te schaffen en deze op jouw bedrijfsnaam te zetten.

Zakelijk rijden kan namelijk uiteindelijk stukken voordeliger zijn, maar dit geldt niet voor iedereen. Hieronder lees je hoe het precies zit met de wegenbelasting en bijtelling, maar vertellen we je bijvoorbeeld ook hoe je de juiste auto least.

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.