Representatiekosten, wat zijn dat en hoe kun je ze aftrekken?

Bijgewerkt op 13 februari 2023
7 min  leestijd
3.611
Auteur: Evelien Mulder
getekende weergave van twee mannen die door een smartphone met elkaar communiceren

Als startende ondernemer wil je jouw bedrijf goed op de kaart zetten. De representatiekosten die je hiervoor maakt, mag je deels aftrekken van de belasting. Wat valt er onder deze kosten en wat niet? En welke regels gelden voor de aftrek?

Dit artikel gaat over het aftrekken van representatiekosten. Direct verder lezen over een specifiek onderwerp? Klik dan op een van de links hieronder:

  1. Wat zijn representatiekosten?
  2. Waarom representatiekosten 'gemengde kosten' zijn
  3. Welke representatiekosten zijn niet fiscaal aftrekbaar?
  4. Welke representatiekosten zijn wél fiscaal aftrekbaar?
  5. Regelingen representatiekosten
  6. Andere aftrekposten voor ondernemers
  7. Hoe maak je gebruik van aftrekposten?

1. Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om je bedrijf goed te presenteren. Je wilt bijvoorbeeld een goede indruk maken op een potentiële klant en neemt deze mee uit lunchen. Of je wilt je netwerk uitbreiden en bezoekt een tweedaagse conferentie, met overnachting. Je schaft daarvoor ook nieuwe schoenen en een overhemd aan.

Voorbeelden representatiekosten

  • Diners of lunches met zakelijke relaties
  • Relatiegeschenken
  • Organisatiekosten van feesten, recepties en evenementen
  • Toegangskaartjes voor cursussen, seminars, congressen en beurzen
  • Studiereizen
  • Reis- en verblijfskosten

2. Waarom representatiekosten 'gemengde kosten' zijn

Alle kosten die je voor deze zaken maakt, zijn bedoeld om je bedrijf vooruit te helpen. Toch zijn niet alle representatiekosten aftrekbaar. De Belastingdienst ziet deze namelijk niet als puur zakelijke kosten, maar als zogeheten ‘gemengde’ kosten. Daar zijn twee redenen voor:

  1. Representatiekosten maak je zonder dat er een zakelijke tegenprestatie tegenover staat. Je neemt wel een product of dienst af, maar dat is niet direct noodzakelijk voor je bedrijfsvoering.
  2. Sommige kosten vallen (deels) in de privésfeer. Een nieuw paar schoenen kun je immers ook buiten werktijden dragen.

3. Welke representatiekosten zijn niet fiscaal aftrekbaar?

De Belastingdienst is heel duidelijk over representatiekosten die je zeker niet mag aftrekken:

  • Kleding, tenzij het bedrijfskleding betreft met het bedrijfslogo erop.
  • Producten en diensten die voor persoonlijke verzorging dienen. Denk aan de kosten voor een bezoek aan de kapper, of de aanschaf van make-up.
  • Vaartuigen voor representatieve doeleinden.

Het is in de praktijk niet altijd duidelijk wat onder representatiekosten valt, en zeker niet welke kosten aftrekbaar zijn. Als je gemaakte kosten zakelijk echter goed kunt onderbouwen, dan is de Belastingdienst meestal vrij soepel in de beoordeling. Zorg daarom dat je kunt aantonen waarom je bepaalde kosten hebt gemaakt. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder.

Tip: Meer informatie vind je in het overzicht van aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

4. Welke representatiekosten zijn fiscaal aftrekbaar?

Welke kosten vallen er wél onder de aftrekbare kosten? Dit is lastig te zeggen, want de Belastingdienst heeft geen kant-en-klaar lijstje beschikbaar gesteld. In dit hoofdstuk behandelen we enkele voorbeelden van aftrekbare kosten die veel voorkomen, en we leggen uit hoe je als ondernemer gebruikmaakt van dit soort aftrekposten.

Representatiekosten: twee regelingen

Als ondernemer mag je deze kosten maar voor een deel in mindering brengen op de winst, omdat het 'gemengde kosten' zijn. Je hebt daarbij de keuze uit twee verschillende regelingen:

  1. De 80/20-regeling.
  2. De drempelregeling.

80/20-regeling voor representatiekosten

De 80/20-regeling is vooral interessant voor zzp’ers en kleinere ondernemers. Met deze regeling kies je ervoor om 80% van de gemaakte representatiekosten af te trekken. De overige 20% betaal je zelf.

Rekenvoorbeeld

Je maakt in 2023 de volgende kosten:

Zakelijke etentjes € 800
Organisatie bedrijfsfeest € 3.000
Relatiegeschenken € 2.300
Ticket conferentie € 400
Reis- en verblijfskosten € 1.600
Schoenen en overhemd € 300

In totaal is dat € 8.400. Zoals gezegd, mag je die € 300 voor kleding niet aftrekken. Voor reis- en verblijfkosten geldt een maximum aftrekbaar bedrag van € 1.500, dus er gaat nog eens € 100 af. Blijft over: € 8.000. Van dit bedrag mag je 80% in mindering brengen op je winst, dat is € 6.400. Over dat bedrag hoef je geen belasting te betalen.

Let op: Ben jij ondernemer voor de vennootschapsbelasting? Dan mag je 73,5% van de kosten aftrekken en moet je 26,5% zelf betalen.

Drempelregeling voor representatiekosten

Bij de drempelregeling geldt dat je alle gemaakte representatiekosten boven een bepaald drempelbedrag mag aftrekken. Voor 2023 heeft de Belastingdienst deze drempel bepaald op € 5.100. In 2022 was dit € 4.800

Deze regeling is eigenlijk alleen geschikt voor grote(re) bedrijven die jaarlijks meer dan € 24.000 (2023) aan dit soort kosten uitgeven. Zolang je kosten daaronder blijven, is de 80/20-regeling voordeliger.

Welke regeling kun je het best toepassen?

Pas de drempelregeling maar eens toe op het rekenvoorbeeld hierboven. De aftrekbare kosten waren € 8.000. Daar moet de drempel van € 5.100 vanaf. Je houdt dan € 2.900 aan aftrekbare kosten over. Dat is nog minder dan de helft van de € 6.400 onder de 80/20-regeling.

In deze situatie is het dus veel slimmer om de 80/20-regeling toe te passen dan de drempelregeling. Maak echter eerst berekeningen van je voordeel bij beide regelingen, want elke situatie verschilt.

Tip: Liggen jouw aftrekbare kosten boven de € 24.000? Kies dan voor de drempelregeling. Kom je niet boven dit bedrag uit? Dan is de 80/20-regeling de voordeligste keuze.

Andere aftrekposten voor ondernemers

Naast de aftrek van representatiekosten zijn er nog vele andere aftrekposten voor (startende) ondernemers. Dat is belangrijk om te weten, want als je deze goed benut dan betaal je minder belasting over je bedrijfswinst.

Fiscale aftrekposten

Verreweg de grootste fiscale aftrekposten zijn de zelfstandigen- en startersaftrek. De belangrijkste voorwaarde om hiervoor in aanmerking te komen, is dat je ondernemer bent volgens de Belastingdienst. Ook moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteden (het urencriterium).

Daarnaast krijg je automatisch 14% mkb-winstvrijstelling (2023). Het enige dat je hiervoor hoeft te doen, is ondernemen en winst maken. Een andere fiscale aftrekpost waar je tot 2023 voor kon kiezen, is de Fiscale OudedagsReserve (FOR). Hiermee zette je een deel van je winst opzij als pensioen.

Zakelijke aftrekposten

Naast deze fiscale voordelen heb je als ondernemer ook de mogelijkheid om zakelijke kosten af te trekken. Denk hierbij aan:

Hoe maak je gebruik van aftrekposten?

Voor je aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers verzamel je alle zakelijke kosten en fiscale aftrekposten. Als je alle kosten en aftrekposten van de omzet hebt afgetrokken, houd je het bedrag over waarover je inkomstenbelasting betaalt.

Trek van dit bedrag nog eventuele privéaftrekposten af. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering hoort bijvoorbeeld niet bij de zakelijke kosten, maar je mag de premie hiervoor wel aftrekken. Dit doe je in het privégedeelte van de aangifte.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Veelgestelde vragen over representatiekosten:

  • Waarom zijn representatiekosten niet volledig aftrekbaar?
    Representatiekosten zijn kosten waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Vaak bevatten deze kosten naast een zakelijke component ook een privécomponent. Daarom ziet de Belastingdienst dit als gemengde kosten die beperkt aftrekbaar zijn. Bekijk welke kosten dat zijn.
  • Wat zijn de verschillen tussen de drempelregeling en de 80/20-regeling?
    De 80/20-regeling is vooral interessant voor zzp’ers en kleinere ondernemers. Met deze regeling kies je ervoor om 80% van de gemaakte representatiekosten af te trekken. De overige 20% betaal je zelf. Bij de drempelregeling geldt dat je alle gemaakte representatiekosten boven een bepaald drempelbedrag mag aftrekken. Voor 2023 heeft de Belastingdienst deze drempel bepaald op € 5.100.
  • Welke aftrekregeling moet ik kiezen voor mijn representatiekosten?
    De drempelregeling is eigenlijk alleen geschikt voor grote(re) bedrijven die jaarlijks meer dan € 24.000 (2023) aan dit soort kosten uitgeven. Zolang je kosten daaronder blijven, is de 80/20-regeling voordeliger.
  • Hoeveel representatiekosten mag ik aftrekken?
    Er zijn twee regelingen. Met de drempelregeling mag je al dit soort kosten boven € 5.100 aftrekken. Met de 80/20-regeling mag je 80% van deze kosten aftrekken en betaal je 20% zelf. Check welke regeling het voordeligst is voor zzp’ers of kleine ondernemers.
  •  

Meer over aftrekposten

Meer over aftrekposten
ZZP rekening

Breng je financiële administratie op orde voor 2023

Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Sluiten