Timemanagement voor startende ondernemers

Bijgewerkt op 25 januari 2022
6 min  leestijd
1.282
Image
Timemanagement

Als startende ondernemer wil je vooral zo efficiënt mogelijk ondernemen. Maar in de praktijk heb je waarschijnlijk vaak het gevoel dat je nooit echt klaar bent en tijd tekort komt. Met deze tips voor timemanagement benut je als zzp'er je werktijd optimaal. 

Timemanagement: 2 minuten regel

In bijna iedere cursus over timemanagement komt de 2 minuten regel uit het boek Getting Things Done van David Allen ter sprake. Alles wat je binnen twee minuten kunt afhandelen moet je direct doen.

Of het nu het beantwoorden van een e-mail is, een kort telefoongesprek om een afspraak met een klant te maken, een online reservering bij een restaurant regelen of bij wijze van spreken de planten water geven of de afwasmachine uitruimen. 

Kan je een taak binnen twee minuten volbrengen? Direct doen.

Lukt het niet om dit binnen twee minuten te doen? Zet de taak dan in een takenlijst of in je agenda.

Heeft een taak een strikte deadline: zet ‘m in je agenda en plan hier tijd voor in. Heb je geen harde deadline: zet de taak op je to-do-list (die je uiteraard wel elke dag moet checken, want ook taken met zachte deadlines hebben uiteindelijk een einddatum). 

Noteer al je taken

Zet al je afspraken en taken in je agenda of in een takenlijst. Er spoken waarschijnlijk vaak allerlei dingen door je hoofd die je nog moet doen. Dat hoeft dan dus niet meer: al deze dingen staan op je takenlijst of in je agenda.

Leer jezelf aan om je takenlijst meerdere keren per dag te checken en op rustige momenten taken af te werken of in te plannen in je agenda.

Agenda beheren

Door je agenda leidend te maken, plan je heel bewust uren in en krijg je een beter overzicht van je dag, week of zelfs maand. Je weet daardoor veel beter waar je je tijd aan besteedt.

Doordat je alle activiteiten inplant, kun je ook veel beter inschatten hoeveel opdrachten of klussen je als startende ondernemer nog kunt aannemen. Hierdoor creëer je meer ruimte voor je onderneming én uiteindelijk ook voor je privéleven

Reistijd inplannen

Om een heel simpel voorbeeld te nemen: zet je reistijd eens in je agenda. We werken nu veel vaker thuis, maar voor de coronacrisis stonden we massaal in de file.

Maar ook zonder file leidde reistijd bij veel mensen tot stress. De reistijd ging gevoelsmatig ten koste van andere, belangrijkere dingen. Dat komt ook doordat de reistijd bijna bij niemand in de agenda staat. En die tijd kom je precies tekort op een dag. 

Meer grip op je tijd

Een handig hulpmiddel om meer controle op je agenda en uren te krijgen is het boek Grip van Rick Pastoor. Met praktische tips krijg je meer inzicht in je agenda en leer je beter plannen.

Als je accepteert dat je agenda leidend is en je de agenda ook strikt volgt, leer je dus ook nee zeggen. En ga je vanzelf betere keuzes maken: je kiest er bijvoorbeeld voor om opdrachten dichterbij te zoeken, zodat je reistijd vermindert. Of je reserveert juist tijd voor de leukste of lucratiefste opdrachten. 

E-mails beheren

Nieuwe e-mails verstoren je werk. Je wordt afgeleid van waar je mee bezig bent en na het afhandelen van een e-mail moet je steeds de draad weer oppakken. Zo gaat er veel tijd verloren op een dag.

Maak drie keer per dag tijd vrij voor het afhandelen van je e-mails.

Plan deze tijd – net als de reistijd die we hierboven bespraken - ook in je agenda. Begin bijvoorbeeld met het inplannen van drie keer per dag een half uur om je mail weg te werken. Zo kun je ervaren hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan kwijt bent. Doe dit aan het begin van de dag, rond de lunch en aan het eind van de dag. 

Efficiënter werken

Je zult merken dat er niets ergs gebeurt als je om 10.00 uur je mail niet opent of beantwoordt. Sterker: je concentratievermogen en daarmee de kwaliteit én efficienty van je werk gaat er met sprongen op vooruit. En die mail? Die beantwoord je in het geplande tijdvak tussen 12.00 en 12.30 uur. 

Houd ook in deze drie periodes de 2 minuten regel aan. Alle mails die je binnen twee minuten kunt beantwoorden, handel je af. Reageer wel altijd op de mail, ook als je pas later een actie hoeft te doen. Als een klant om een offerte vraagt, antwoord dan meteen wanneer je uiterlijk de offerte stuurt. Het maken van de offerte plan je vervolgens in je agenda.

Whitepaper Ondernemingsplan cover

Indruk maken met je bedrijfsplan?

Dat kan. Wij hebben alle ins & outs van een businessplan op een rijtje gezet. Maak in 10 stappen een ijzersterk ondernemingsplan.

Download gratis stappenplan

Takenlijst beheren

De ouderwetse (blauwe) takenlijsten met afvinkblokken, die je vroeger veel op kantoren zag, zijn inderdaad handig voor … op kantoor. Er is niets mis met op papier werken, maar dat is toch vooral nuttig als het gaat om je taken voor een bepaalde dag.

Daarna raken de velletjes zoek en als je alles toch weer weet te vinden, ben je het overzicht kwijt. Vervolgens schrijf je de niet afgemaakte taken op een nieuwe lijst, die weer kwijtraakt etc.

Digitale takenlijst

Als zelfstandig ondernemer ben je regelmatig onderweg of met veel verschillende opdrachtgevers bezig. Dan is het handig als je altijd online je agenda en takenlijst kunt inzien. 

Maak een digitale takenlijst die je op al je (mobiele) apparaten kunt bewerken en synchroniseren.

Excel

Een takenlijst maken kan bijvoorbeeld via Excel. Met de tabbladen kun je verschillende dagen, weken of maanden aanmaken, zodat je hier eenvoudig doorheen kunt bladeren. Excel is vooral handig als je voornamelijk met een laptop of desktop werkt. Op je mobiel werkt Excel beduidend minder fijn, scrollen is niet prettig en er zit geen makkelijke zoekfunctie in. 

Evernote

Evernote is een handige tool waarmee je notities en taken kunt vastleggen. Je kunt kiezen tussen een gratis en betaalde versie, waarin de mogelijkheden uiteraard verschillen. Je kunt bij de gratis versie twee apparaten synchroniseren (mobiel en laptop), je hebt een uitgebreide zoekfunctie en kunt notities labelen. 

OneNote

Als je al een (zakelijk) Officepakket hebt, krijg je hier OneNote gratis bij. Dan is de keuze voor OneNote veel slimmer dan Excel, wat in hetzelfde Officepakket zit. Je kunt hier labels maken, maar ook audionotities en video’s toevoegen of aantekeningen maken met je pen of vinger. Ook kun je de notities delen, handig als je voor een opdracht samenwerkt met een andere freelancer.

Trello

Trello werd in eerste instantie vooral privé gebruikt als een soort luxe to-dolijst, maar de app is nu ook een belangrijke online tool voor projectmanagement. Trello maakt gebruik van borden, lijsten en kaarten. Een bord is het totaaloverzicht van het project, bijvoorbeeld een grote klus voor een opdrachtgever. De kolommen heten lijsten en deze verdeel je onder in to-do, bezig en klaar. Je kunt de lijsten onbeperkt uitbreiden. 

In de lijsten hang je kaarten, dit zijn je taken. Je geeft ze verschillende kleuren, zodat je een goed overzicht hebt. In deze kaarten kun je checklist’s, foto’s, deadlines, pdf’jes, video’s zetten. Heb je een taak klaar, dan verschuif je deze kaart naar een volgende kolom (lijst). Project afgerond? Dan archiveer je het bord.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Meer over zzp

Meer over zzp