Een paar jaar geleden ging het goed mis tijdens de Crazy Color Run in Leeuwarden. Honderden hardlopers lieten zich tijdens de wedstrijd vrijwillig onderspuiten met verf, in alle kleuren van de regenboog. Een kleurrijk spektakel, zeker omdat de externe leverancier verfpoeder met nieuwe fluoriserende kleren aan de Color Run geleverd had. Hilariteit alom, maar de feestvreugde was snel voorbij toen ze de verf uit hun haren probeerden te wassen. Dat lukte niet.
Het resultaat was dat honderden mensen met een fluoriserend kapsel rondliepen en het bij de organisatie schadeclaims regende voor kapperskosten, kleding en andere accessoires. De reputatie van de organisator liep een flinke deuk op: wie vertrouwt erop dat er de volgende keer wel goede verf wordt gebruikt? De externe verfleverancier werd overigens direct formeel aansprakelijk gesteld. Die op zijn beurt de verantwoordelijkheid afwees, zo liet de woordvoerder in dagblad Metro weten: ‘vervelend, maar niet onze schuld’.
Leveringsvoorwaarden
Bovenstaand is een voorbeeld van een conflict tussen een onderneming en een leverancier - iets dat jou ook kan overkomen met jouw onderneming of webshop. Wat kun je nu het beste doen om dit zo goed en snel mogelijk op te lossen? Check allereerst de gemaakte afspraken met de leverancier in diens leveringsvoorwaarden. Net zoals jij leveringsvoorwaarden meestuurt naar de klant, heb jij deze ontvangen van de leverancier. En ben je hiermee akkoord gegaan.
Leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van de algemene voorwaarden waarin alle (juridische) zaken zijn opgenomen die op de levering van een product (of dienst) van toepassing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de levertijd van het product; hoe de annulering van een bestelling is geregeld en wat er gebeurt als er sprake is van een overmachtsituatie, bijvoorbeeld het niet kunnen leveren wegens noodweer of een pakket dat gestolen of verdwenen is.
In gebreke stellen
Als blijkt dat je volledig in je recht staat, neem dan contact met de leverancier op. Laat hem schriftelijk weten dat hij in gebreke is gebleven en geef hem de kans de fout te herstellen. Dit doe je door een redelijke termijn te stellen om de afspraken alsnog na te komen. Deze termijn is afhankelijk van de situatie en kun je zelf bepalen; meestal wordt een termijn van veertien dagen gehanteerd. Mocht het dringend zijn - een niet geleverde bestelling van spijkerbroeken waardoor je beloftes aan klanten moet verbreken - kun je er meer haast achter zetten.
Met een rechtsbijstands-verzekering ben je goed verzekerd voor o.a. onenigheid met leveranciers of afnemers en voor andere zakelijke geschillen.
Het is belangrijk om eerst een brief te sturen. Ten eerste wil je niet een goede relatie verbreken door direct met juridische stappen te dreigen. De fout kan tenslotte ook per ongeluk of door overmacht hebben plaatsgevonden. Ten tweede is het wettelijk verplicht om eerst iemand in gebreke te stellen voordat je gaat procederen en ten derde kost een procedure altijd geld en tijd. Zelfs als je wint, verlies je soms - de gedaagde kan bijvoorbeeld failliet zijn.
Deze brief is in eerste instantie vriendelijk van toon. Net zoals je een eerste betalingsherinnering naar een wanbetaler zou sturen. Doe dit verzoek altijd schriftelijk, zodat je het bewijs op papier hebt. Stuur bijvoorbeeld niets in via een klachtenformulier op de website - zodra je op versturen klikt is je bewijs weg. Een mondelinge afspraak is ook rechtsgeldig, maar mocht het uiteindelijk op een juridische strijd uitdraaien, is dit moeilijk te bewijzen. Vraag ook om een schriftelijke reactie.
Overeenkomst ontbinden
Wanneer de leverancier niet reageert op de brief en nog altijd in gebreke blijft, is hij in verzuim. Dan kun je de vervolgstap nemen door de overeenkomst te ontbinden en/of een schadevergoeding van de leverancier te eisen. Als het zover komt is het belangrijk om de voorgaande acties op papier te hebben. Een welles-nietesspelletje over mondelinge afspraken wil je niet aangaan en het is erg moeilijk om dit ‘spel’ te winnen. Gelijk hebben is niet altijd gelijk krijgen.
Mediation
Het kan natuurlijk voorkomen dat de leverancier nog altijd niet wil meewerken aan een correcte afhandeling van het geschil. Voordat je naar de rechter stapt is er nog een andere tussenoplossing: mediation. Deze oplossing komt voornamelijk voor bij echtscheidingen, maar hetzelfde principe doet ook opgeld tussen bedrijven. Omdat de onderlinge relatie vaak ook nog na het dispuut blijft bestaan, is het belangrijk om conflicten zo goed mogelijk bij te leggen zodat beide partijen later alsnog door één deur kunnen.
Een mediator is een onafhankelijke bemiddelaar die met beide partijen op zoek gaat naar een oplossing voor het probleem. Deze oplossing moet voor alle partijen aanvaardbaar zijn. Het inhuren van een mediator is vaak goedkoper en vooral ook sneller en effectiever dan het starten van een juridisch proces. De afspraken leiden uiteindelijk tot een overeenkomst waar beide partijen zich aan moeten houden.
Geschillencommissie
Net als mediation heeft een geschillencommissie als doel een geschil op te lossen zonder tussenkomst van een rechter. Voor een aantal branches zijn geschillencommissies ingesteld. Zij werken samen binnen De Geschillencommissie. Deze commissie behandelt klachten tussen consumenten en ondernemers, en tussen ondernemers onderling. De ondernemer waar je een klacht over hebt, moet overigens wel aangesloten zijn bij De Geschillencommissie.
Juridische stappen
Als het na alle voorgaande stappen niet gelukt is om het geschil op te lossen en jij een schadevergoeding wilt hebben, zit er niets anders op dan naar de rechtbank te stappen. Jij stuurt de leverancier dan een dagvaarding, waarmee je hem of haar voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt altijd gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Mocht het zover komen kun je hiervoor het beste een juridisch adviseur inschakelen.
Rechtsbijstandverzekering
In alle gevallen is het verstandig om een rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Het oplossen van een geschil met een leverancier kan vanwege de advocaatkosten een dure aangelegenheid worden. Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering heb je recht op juridische bijstand van juristen of deskundigen van de verzekeraar.
Je krijgt de kosten vergoed en - mocht het zover komen - ook eventuele proceskosten zijn voor rekening van je verzekering. Een rechtsbijstandverzekering kan bij uiteenlopende situaties van pas komen. Of je nou een conflict hebt met een opdrachtgever, leverancier, medewerker of de gemeente. Over garantiekwesties, arbeidsrecht, sociale wetgeving, je bedrijfspand, verzekeringen en vergunningen, een foutieve levering of een wanbetaler.
Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen. 
Lees ook
Juridische valkuilen voor ZZP’ers
Een webshop beginnen: wat heb je nodig?
Algemene voorwaarden opstellen: wanneer relevant?
Leveringsvoorwaarden: wat kun je ermee?
Een rechtsbijstandverzekering afsluiten: wanneer verstandig?
Hoe stel je een juridisch contract op?
Een goede offerte opstellen doe je zo
