Wat te doen als je factuur niet wordt betaald
Als ondernemer kun je te maken krijgen met wanbetalers. Klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Wat dan? Het begint bij een heldere factuur. In dit artikel vind je een gratis voorbeeld.
1. Stel een goede factuur op
Je wilt jezelf niks kunnen verwijten. Waar het dus mee begint is het opstellen van een goede factuur die aan de gestelde voorwaarden voldoet.
Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk aan je KvK- en btw-nummer - en mogen de factuurdatum en betalingstermijn niet ontbreken. Zo kan hierover later nooit onduidelijkheid over bestaan.
Betalingstermijn
Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen. Sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen - ligt vast dat de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst moet worden betaald.
Uitzonderingen betalingstermijnen
Er zijn wel uitzonderingen mogelijk. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal 60 dagen tussen bedrijven worden afgesproken. Maar dat moet vooraf wel door beide partijen zijn vastgelegd.
Doe je zaken met een grote partij, dan is de praktijk meestal dat je je te houden hebt aan hun betalingsregels.
Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen.
Voorbeeld factuur
Dit handige voorbeeld helpt je om een goede factuur op te stellen. Klik op de afbeelding om een PDF te downloaden.
2. De vriendelijke factuur-herinnering
Je bent er zeker van dat je de debiteur een goede factuur hebt gestuurd waarop de factuurdatum en betalingstermijn duidelijk stonden vermeld.
Na het verstrijken van de deadline heb je echter nog geen geld mogen ontvangen. Nu is het tijd om een eerste betalingsherinnering te versturen.
Betalingsherinnering
Houd er rekening mee dat het hier om een 'friendly reminder' gaat. Zorg er dus voor dat je een normale, zakelijke brief of e-mail opstelt, waarin je de klant of opdrachtgever vriendelijk verzoekt om de betaling alsnog zo spoedig mogelijk te voldoen.
Het kan immers gebeuren dat iemand de nota wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is hier niet nodig, omdat de geadresseerde vaak al beseft dat hij of zij in gebreke is gebleven en de factuur alsnog zo snel mogelijk zal betalen.
De geadresseerde beseft vaak al zelf dat hij of zij in gebreke is gebleven.
3. Neem telefonisch contact op
Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen. Maar een garantie dat een klant of opdrachtgever ook daadwerkelijk het geld stort, is het niet.
Met een rechtsbijstands-verzekering ben je goed verzekerd voor o.a. onenigheid met leveranciers of afnemers en voor andere zakelijke geschillen.
Juridische hulp nodig?
4. De tweede betalingsherinnering
Stel dat je de wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kunt krijgen. Of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen gewoonweg niet na.
Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke doch beleefde toon.
Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk. Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke doch beleefde toon, maar neem hierin wel een duidelijke waarschuwing op.
Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel en adequaat oplost, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.
5. Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt dan de debiteur in gebreke. Je laat hem weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
No cure, no pay incassobureau
De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.
6. Stap naar de rechter
Lukt het je ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen.
Belangrijk is dat je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of jurische expert in kunt huren.
Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je de klant of opdrachtgever voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.
Zakelijke rekening nodig?
1e jaar zonder kosten voor starters: rekening, pinpas en internetbankieren
Lees ook
7 tips voor het omgaan met wanbetalers
Betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?
4 mogelijkheden om vorderingen te incasseren
7 overheidssubsidies voor starters
Een rechtsbijstandverzekering afsluiten: wanneer verstandig?
