Wat te doen als je factuur niet wordt betaald

Wat te doen als je factuur niet wordt betaald

Als ondernemer kun je te maken krijgen met wanbetalers. Klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Wat dan? Het begint bij een heldere factuur. In dit artikel vind je een gratis voorbeeld.

1. Stel een goede factuur op

Je wilt jezelf niks kunnen verwijten. Waar het dus mee begint is het opstellen van een goede factuur die aan de gestelde voorwaarden voldoet.

Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk aan je KvK- en btw-nummer - en mogen de factuurdatum en betalingstermijn niet ontbreken.  Zo kan hierover later nooit onduidelijkheid over bestaan.

Betalingstermijn

Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen. Sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen - ligt vast dat de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst moet worden betaald.

Uitzonderingen betalingstermijnen

Er zijn wel uitzonderingen mogelijk. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal 60 dagen tussen bedrijven worden afgesproken. Maar dat moet vooraf wel door beide partijen zijn vastgelegd.

Doe je zaken met een grote partij, dan is de praktijk meestal dat je je te houden hebt aan hun betalingsregels. 

Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen.

Voorbeeld factuur

Dit handige voorbeeld helpt je om een goede factuur op te stellen. Klik op de afbeelding om een PDF te downloaden.

Factuur voorbeeld

2. De vriendelijke factuur-herinnering

Je bent er zeker van dat je de debiteur een goede factuur hebt gestuurd waarop de factuurdatum en betalingstermijn duidelijk stonden vermeld.

Na het verstrijken van de deadline heb je echter nog geen geld mogen ontvangen. Nu is het tijd om een eerste betalingsherinnering te versturen. 

Betalingsherinnering

Houd er rekening mee dat het hier om een 'friendly reminder' gaat. Zorg er dus voor dat je een normale, zakelijke brief of e-mail opstelt, waarin je de klant of opdrachtgever vriendelijk verzoekt om de betaling alsnog zo spoedig mogelijk te voldoen.

Het kan immers gebeuren dat iemand de nota wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is hier niet nodig, omdat de geadresseerde vaak al beseft dat hij of zij in gebreke is gebleven en de factuur alsnog zo snel mogelijk zal betalen.

De geadresseerde beseft vaak al zelf dat hij of zij in gebreke is gebleven.

3. Neem telefonisch contact op

Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen. Maar een garantie dat een klant of opdrachtgever ook daadwerkelijk het geld stort, is het niet.

Blijft de betaling uit, dan heb je alle recht om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Wellicht dat je rond deze tijd het geduld aan het verliezen bent. Desalniettemin is het belangrijk om ook in dit gesprek zakelijk en beleefd te blijven. Dit kan de kans op snelle betaling vergroten.

4. De tweede betalingsherinnering

Stel dat je de wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kunt krijgen. Of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen gewoonweg niet na.

Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke doch beleefde toon.

Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk. Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke doch beleefde toon, maar neem hierin wel een duidelijke waarschuwing op.

Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel en adequaat oplost, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.

5. Schakel een incassobureau in

Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt dan de debiteur in gebreke. Je laat hem weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.

No cure, no pay incassobureau

De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.

6. Stap naar de rechter

Lukt het je ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen.

Belangrijk is dat je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of jurische expert in kunt huren.

Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je de klant of opdrachtgever voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.

Lees ook

7 tips voor het omgaan met wanbetalers
Betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?
4 mogelijkheden om vorderingen te incasseren
7 overheidssubsidies voor starters
Een rechtsbijstandverzekering afsluiten: wanneer verstandig?

Bijgewerkt op: 04-03-2020

Wat vind je van dit artikel?

x12
x10

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 6.653 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.