Wat te doen als je factuur niet wordt betaald

Wat te doen als je factuur niet wordt betaald

Als ondernemer kun je helaas te maken krijgen met wanbetalers: klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Wat dan? Gebruik dit stappenplan.

Benieuwd naar een specifieke stap in het stappenplan? Klik dan op een van de links hieronder:

  1. Een goede factuur
  2. Eerste herinnering
  3. Telefonisch contact
  4. Tweede herinnering
  5. Het incassobureau
  6. Stap naar de rechter

1. Stel een goede factuur op

Als je factuur niet in orde is, geef je jouw opdrachtgever een reden om niet op tijd te betalen. Goed debiteurenbeheer begint dus altijd bij het opstellen van een factuur die aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet.

Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden. Denk aan je KvK-nummer en btw-identificatienummer, maar ook de factuurdatum en betalingstermijn.  Zo kunnen hierover later nooit onduidelijkheden over ontstaan.

Betalingstermijn

Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen. Sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen ligt vast dat de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst moet worden betaald.

Uitzonderingen betalingstermijnen

Er zijn wel uitzonderingen mogelijk. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal 60 dagen tussen bedrijven worden afgesproken. Maar dat moet vooraf wel door beide partijen zijn vastgelegd.

Doe je zaken met een grote partij, dan is de praktijk meestal dat je je te houden hebt aan hun betalingsregels.

Voorbeeld factuur

Kijk je op tegen het opstellen van je eerste factuur? Dit handige voorbeeld helpt je om een goede factuur op te stellen. Klik op de afbeelding om een PDF te downloaden.

Factuur voorbeeld

2. De vriendelijke factuur-herinnering

Je bent er zeker van dat je de debiteur een goede factuur hebt gestuurd waarop de factuurdatum en betalingstermijn duidelijk stonden vermeld. Toch heb je na het verstrijken van de deadline nog steeds geen geld mogen ontvangen. Dan is het tijd om een eerste betalingsherinnering te versturen. 

Betalingsherinnering

Houd er rekening mee dat het hier om een 'friendly reminder' gaat. Zorg er dus voor dat je een normale, zakelijke e-mail opstelt, waarin je de klant of opdrachtgever vriendelijk verzoekt om de factuur alsnog zo snel mogelijk te betalen.

Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand de nota wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is hier niet nodig. De geadresseerde weet vaak al wel dat hij of zij fout zit en zal de factuur waarschijnlijk alsnog zo snel mogelijk zal betalen.

3. Neem telefonisch contact op

Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen. Maar het is natuurlijk geen garantie dat een klant of opdrachtgever ook daadwerkelijk het geld stort.

Blijft de betaling uit, dan heb je alle recht om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Wellicht dat je rond deze tijd het geduld aan het verliezen bent. Toch is het belangrijk om ook in dit gesprek zakelijk en beleefd te blijven. Dit kan de kans op snelle betaling vergroten.

4. De tweede betalingsherinnering

Stel dat je de wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kunt krijgen. Of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen gewoon niet na.

Ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke maar beleefde toon.

Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk. Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel oplost, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.

5. Schakel een incassobureau in

Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.

No cure, no pay incassobureau

De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.

6. Stap naar de rechter

Lukt het je ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Belangrijk is dat je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridisch expert in kunt huren.

Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je de klant of opdrachtgever voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.

Lees ook

7 tips voor het omgaan met wanbetalers
Factuur sneller betaald: 7 tips
Een goede offerte opstellen doe je zo

Veelgestelde vragen over omgaan met wanbetalers

  • Wat moet ik doen als een klant mijn factuur niet betaalt? Als je klant een wanbetaler blijkt te zijn, is het zaak om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Benieuwd naar de volgende stappen? Die lees je in dit artikel over wanbetalers
  • Wanneer zet ik een incassobureau in bij een wanbetaler? Het inschakelen van een incassobureau is een serieuze maatregel. Daarom is het goed om eerst twee betalingsherinneringen te sturen en telefonisch contact op te nemen. Controleer ook of je factuur wel aan alle eisen voldoet.
  • Heb ik zakelijke rechtsbijstand nodig bij een wanbetaler? Als je klant ook na meerdere aanmaningen niet betaalt, en het incassobureau negeert, is het tijd om naar de rechter te gaan. Dat kan aardig in de papieren lopen, zorg dus voor een goede zakelijke rechtsbijstandverzekering.
Bijgewerkt op: 10-05-2021

Wat vind je van dit artikel?

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke zakelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, waar moet je dan op letten?

Bedrijfsadministratie inrichten

Bij het opzetten en inrichten van je administratie moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Facturen en offertes opstellen

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Zakelijke rekening eerste 6 maanden gratis

Start nóg sterker in 2021 met een zakelijke rekening en krijg meer grip op je geldzaken.

 

Je zakelijke rekening is de eerste 6 maanden gratis inclusief pinpas, internetbankieren en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. 

 

Bekijk je voordeel

 

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.