Wat te doen als je factuur niet wordt betaald

Ondernemers en zzp'ers kunnen te maken krijgen met wanbetalers. Klanten of opdrachtgevers die facturen niet tijdig, of zelfs helemaal niet voldoen waardoor je financieel in de problemen kunt komen. Wat te doen als je factuur niet wordt betaald?

Linkedin Facebook Twitter Whatsapp

1. Stel een goede factuur op

Om jezelf niets te kunnen verwijten omtrent wanbetalers, dien je ten eerste een factuur op te stellen die aan de gestelde voorwaarden voldoet. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk aan je KvK- en btw-nummer - en mogen de factuurdatum en betalingstermijn niet ontbreken zodat hier later nooit onduidelijkheid over kan bestaan.

Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, waarbij sinds de invoering van de Wet Betalingstermijnen - ook al hebben bedrijven onderling contractueel niets vastgelegd - de factuur nu uiterlijk dertig dagen na de dag van ontvangst van de factuur moet worden betaald.

Er zijn een paar uitzonderingen mogelijk, maar dit komt niet veel voor. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal zestig dagen tussen bedrijven worden afgesproken, maar dat moet vooraf door beide partijen zijn vastgelegd. Een betalingstermijn van langer dan zestig dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.

2. De vriendelijke herinnering

Wanneer je er zeker van bent dat je de debiteur een goede factuur hebt gestuurd waarop de factuurdatum en betalingstermijn duidelijk stonden vermeld en je na het verstrijken van de deadline nog geen geld hebt mogen ontvangen, is het tijd om een eerste betalingsherinnering te versturen.

Houd er rekening mee dat het hier om een 'friendly reminder' gaat; zorg er dus voor dat je een normale, zakelijke brief of e-mail opstelt, waarin je de klant of opdrachtgever vriendelijk verzoekt om de betaling alsnog zo spoedig mogelijk te voldoen.

Het kan immers gebeuren dat iemand de nota wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is hier niet nodig, omdat de geadresseerde vaak al beseft dat hij of zij in gebreke is gebleven en de factuur alsnog zo snel mogelijk zal betalen.

3. Neem telefonisch contact op

Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen, maar een garantie dat een klant of opdrachtgever ook daadwerkelijk het geld stort is het niet.

Blijft de betaling uit, dan heb je alle recht om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Wellicht dat je rond deze tijd het geduld aan het verliezen bent, maar desalniettemin is het belangrijk om ook in dit gesprek zakelijk en beleefd te blijven. Dit kan de kans op snelle betaling vergroten.

Zakelijke rekening nodig?

Met een zakelijke rekening houd je jouw zakelijke en privégeldstromen gescheiden. Dat maakt jouw administratie overzichtelijk.

Meer weten?

4. De tweede betalingsherinnering

Stel dat je de wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kunt krijgen, of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen gewoonweg niet na.

Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk: ook in deze tweede officiële brief hanteer je een zakelijke doch beleefde toon, maar neem hierin wel een duidelijke waarschuwing op. Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel en adequaat oplost, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen.

5. Schakel een incassobureau in

Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt dan de debiteur in gebreke. Je laat hem weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen. De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.

6. Stap naar de rechter

Lukt het je ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Belangrijk is dat je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of jurische expert in kunt huren.

Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je de klant of opdrachtgever voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.