Wil je meteen naar één van de tips? Klik op onderstaande links:
- Wil je je administratie zelf doen of uitbesteden?
- Kies het juiste boekhoudprogramma
- Zakelijke rekening maakt boekhouden voor zzp makkelijk
- Maak boekhouden leuk, stuur op je cijfers
- Reken je niet rijk met een hoge omzet
Tip 1: wil je je administratie zelf doen of uitbesteden?
De eerste keuze die je maakt bij het opstarten van je boekhouding als zzp’er met een eenmanszaak is in hoeverre je zelf gaat boekhouden of dit bij een boekhouder uitbesteedt. Aan beide opties zitten voor- en nadelen. De keuze is helemaal afhankelijk van jouw bedrijf en je situatie.
Factoren voor jouw keuze
Heb je weinig opdrachtgevers en weinig inkoop? Dan bestaat je administratie alleen uit je facturen, urenregistratie en de omzet- en inkomstenbelasting.
Maar heb je bijvoorbeeld een webshop (dus voorraadbeheer) en verkoop je ook aan het buitenland? Dan krijg je met meer regels te maken en is de boekhouding voor je eenmanszaak wat ingewikkelder.
Ook is het natuurlijk van belang of je goed met cijfers bent en het ook leuk vindt om je in de cijfers achter je bedrijf te verdiepen.
Boekhouder verdient zichzelf terug
Voor het uitbesteden van (een deel van) je boekhouding geldt vaak: een boekhouder verdient zichzelf terug. Deze is namelijk op de hoogte van alle regels en kansen zoals aftrekposten waarvan je kunt profiteren.
Daarnaast veranderen deze regels regelmatig. De boekhouder weet daar alles van en kan daar op inspelen, zodat jij je kunt focussen op je eigen zaak.
Ken de basis van je boekhouding (zzp)
Belangrijk bij het uitbesteden van je boekhouding is dat je je cijfers wel in grote lijnen begrijpt. Je zakelijke administratie is namelijk wel dé manier om te zien hoe het met je bedrijf gaat, zie ook Tip 5 in dit artikel.
Kies je ervoor om je administratie in eerste instantie zelf te doen? Dan kun je natuurlijk altijd hulp inschakelen als je er toch niet uitkomt of als je grote beslissingen gaat maken of bepaalde investeringen wil doen.
Lees meer over de keuze tussen je boekhouding zelf doen of uitbesteden.
Tip 2: boekhouding voor je eenmanszaak, kies het juiste programma
Je kunt boekhouden als zzp’er tot op zekere hoogte zelf in Excel doen. Maar als de cijfers de sheet ontgroeien, is het tijd voor een (offline of online) boekhoudprogramma. Ook voor een boekhoudprogramma geldt dat de keuze bij jou en jouw bedrijf moet passen.
Als je de boekhouding uitbesteedt, hebben sommige boekhouders al een selectie van programma’s waar ze graag mee werken. Dan is de keuze voor jou kleiner, maar ook makkelijker.
Welk boekhoudprogramma is voor jou geschikt?
Als je zelf een programma wilt kiezen, kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Welke handelingen wil je in het programma doen? Wil je facturen kunnen opstellen, urenregistratie doen, etc.? Of ook meteen je voorraad in hetzelfde systeem beheren?
- Is het programma te koppelen aan je zakelijke rekening?
- Welke data en rapportages wil je zien?
- Wil je je boekhouding op je telefoon inzien? Heeft het boekhoudprogramma een app waarmee dat kan?
- Welk programma is voor jou gebruiksvriendelijk? Dat test je door een aantal proefpakketten aan te vragen of door screenshots van het programma op de website te bekijken.
Vraag in je netwerk welke boekhoudprogramma’s fijn in gebruik zijn. Ook kun je reviews lezen om de voor- en nadelen te ontdekken. Houd in je achterhoofd: het boekhoudprogramma moet voor jou werken in plaats van andersom
Welk programma past bij jou? Check het lijstje boekhoudtools.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Tip 3: een zakelijke rekening maakt boekhouden (zzp) makkelijk
Voor een overzichtelijke boekhouding, is het aan te raden om je zakelijke en privé uitgaven gescheiden te houden. Daar kun je een zakelijke rekening voor openen. Zo kun je ook meteen zien wat de cashflow van je bedrijf is, de uitgaven en inkomsten staan op één plek.
Sommige boekhouders eisen dat je een zakelijke rekening hebt.
Daarnaast kun je je zakelijke rekening bij veel boekhoudpakketten koppelen aan het programma. Dan worden je inkomsten en uitgaven meteen ingeladen, dit scheelt een hoop typewerk. Ook wordt de kans op fouten kleiner, een typefout is immers zo gemaakt.
Kosten zakelijke rekening
Een zakelijke rekening hoeft niet duur te zijn voor zzp'ers. Bij de Rabo ZZP Rekening betaal je alleen transactiekosten. Je hebt dus geen vaste maandelijkse kosten voor je betaalpas en online bankieren. Zo betaal je alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.
Tip 4: maak boekhouden leuk, stuur op je cijfers
Je kunt je boekhouding zien als een verplicht en vervelend onderdeel van het ondernemen. Je moet immers een overzichtelijke administratie voeren voor de belastingen. Maar er is een andere – misschien nog wel belangrijkere – reden voor een goede boekhouding.
Zzp’er zijn betekent vrijheid, zelfstandigheid en ondernemerschap. Je staat zelf aan het roer. Je financiële cijfers kunnen je helpen om kansen te zien en ontwikkelingen te signaleren. Zo kun je waar nodig bijsturen.
Zo stuur je op je financiën
Maak je zzp administratie leuk door periodes, projecten en producten te vergelijken. Welke maand van het jaar is voor jou winstgevend? Het is volgend jaar verstandig om die maand niet op vakantie te gaan.
Aan welke (soort) klant verdien je het meest? Richt je focus en aandacht op die klant of klantgroep.
Tip 5: reken je niet rijk met een hoge omzet
Bij het doen of bekijken van de boekhouding voor je eenmanszaak is je omzet niet leidend, maar je cashflow: het verschil tussen hoeveel er daadwerkelijk op je rekening binnenkomt en hoeveel er afgaat. Daarbij geldt ook: omzet is pas geld als het op je rekening staat.
Als ondernemer heb je namelijk wel eens te maken met wanbetalers of klanten die laat betalen. Een goed debiteurenbeheer kan bijdragen aan snelle betaling. Ook kun je een betaallink aan je factuur toevoegen om klanten zo makkelijk mogelijk te laten betalen.
Cashflow wordt ook wel kasstroom of liquiditeit genoemd
Reserveer geld voor belasting en pensioen
Een laatste extra tip is om maandelijks geld te reserveren voor de belasting (inkomstenbelasting per jaar en omzetbelasting per kwartaal) en voor je pensioen en eventueel arbeidsongeschiktheid.
