Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Administratie: het is niet bepaald een populair onderdeel van het ondernemerschap. Toch ben je verplicht om ieder jaar een overzichtelijke administratie op te stellen en een correcte belastingaangifte te doen. En dien je voor jezelf de afweging te maken: de boekhouding zelf doen of uitbesteden.

Waarom is de administratie belangrijk?

Een overzichtelijke administratie is van groot belang voor jouw onderneming.  Het bevat niet alleen alle bedrijfsgegevens, maar vormt ook de basis van de jaarlijkse belastingaangifte. Als jouw administratie niet volledig is of niet binnen de gestelde periode omgezet is in een belastingaangifte, kan dit tot (fikse) boetes van de Belastingdienst leiden. 

Jouw bedrijfsadministratie moet wel aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen, zie ook hieronder. Zo is het verplicht om een aantal onderdelen bij te voegen en te bewaren: de urenregistratie, facturen, bankafschriften, reiskosten, rittenadministratie en overige (kassa)bonnen. 

Los van alle verplichtingen geeft een goed georganiseerde administratie een overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij. Daardoor kun je op tijd ingrijpen wanneer het financieel onverhoopt wat minder gaat met de onderneming.

Zelf doen of uitbesteden?

Het is dus belangrijk is dat je altijd een goed overzicht van de administratie hebt, of je de boekhouding nu uitbesteedt of niet, zodat je snel kunt inspringen op actuele ontwikkelingen. Toch is niet te zeggen dat iedere ondernemer beter zijn boekhouding zelf kan doen of moet uitbesteden.

Vooropgesteld: het is voor kleine ondernemers en ZZP'ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder. Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen, afhankelijk van jouw bedrijfssituatie, financiële kennis en bereidheid om je hierin te verdiepen.

Ieder bedrijf is anders, sommige ondernemers hebben bijvoorbeeld weinig inkoop, een beperkt aantal opdrachtgevers en dan bestaat de administratie voornamelijk uit de verstuurde facturen. Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar dit veel complexer ligt. Veel in- en verkoop, tientallen klanten en opdrachtgevers, soms zelfs in het buitenland. Dan komen er andere regels bij kijken en kan het verstandig zijn om een financieel expert in te schakelen.

Waar grote bedrijven overigens verplicht zijn een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, is het opstellen van een jaarrekening sinds 2010 niet meer verplicht voor eenmanszaken. Mocht je de aangifte uitbesteden aan een boekhouder of accountant, zal hij dit in de meeste gevallen alsnog doen. Als je zelf de administratie doet, hoef je dit dus niet te doen. 

Hoe zet ik een boekhouding op?

Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt ontvangen en een zakelijke bankrekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie. Bewaar in ieder geval de volgende zaken apart van elkaar:

  • verkoopfacturen
  • inkoopfacturen
  • (kassa)bonnen
  • bankafschriften
  • offertes/contracten/overeenkomsten
  • urenregistratie
  • reiskosten
  • belastingaanslagen (gesplitst in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
  • rittenadministratie
  • agenda
  • personeelsadministratie
     

Je kunt bovenstaande gegevens archiveren in mappen of via een boekhoudpakket. Net wat je zelf handig vindt. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit, zolang je alles maar goed bewaart. Je hebt namelijk een bewaarplicht van zeven jaar.

Dit geldt onder andere voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, bankafschriften, agenda's en de loonadministratie. Let op: gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld de huur van een bedrijfspand) moet je tien jaar bewaren.

Als je een boekhoudprogramma besluit te gebruiken, heb je tegenwoordig keuze uit tientallen pakketten, van full service tot basic. Zoals hierboven ook beschreven, hangt het aantal benodigde functionaliteiten af van de grootte van je bedrijf en de hoeveelheid administratieve rompslomp. Overleg eventueel met een boekhouder welk pakket handig voor jou is. In de comments onder dit artikel vind je in ieder geval al een aantal suggesties.

Wat is het voordeel van een boekhouder?

andres

Succesvolle administratie

Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

Meer weten

Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie aan een boekhouder of accountant is dat het jou een hoop tijd scheelt. 

Tijd die je kunt wijden aan het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei.

Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken. De belastingregels voor ondernemers verschillen ten opzichte van particulieren.

Zo krijgen startende ondernemers te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei veranderende fiscale regels. Een accountant kent al deze regels.

Als je dus geen zin of gevoel hebt voor de boekhouding of de tijd volledig wilt besteden aan je onderneming, ga dan vooral op zoek naar een boekhouder.

Je kunt er dan voor kiezen om alles blind over de schutting te gooien: oftewel alle mappen en bonnetjes in de bekende 'schoenendoos' ongeordend in te leveren. Hiermee snijd je jezelf in de vingers, want als je de administratie geordend aanlevert, zal de uiteindelijke rekening meestal ook lager uitvallen.

Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. 

De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf terug. Ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.

Lees ook

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Boekhouder of accountant: wanneer relevant?
Welk tarief mag jij als ZZP'er rekenen?
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Hoe ziet een goede factuur eruit?

Bijgewerkt op: 06-09-2016

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis PDF's voor starters

Gratis whitepapers voor startende ondernemers

Alle informatie die je nodig hebt in één PDF: met deze whitepapers ga je goed voorbereid van start met je bedrijf:

  • Ondernemingsplan in 10 stappen
  • Bedenk de perfecte bedrijfsnaam
  • Bereken je uurtarief
  • Een administratie opzetten doe je zo
     

Download gratis PDF

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.