In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen over boekhouding als startende zzp'er:
- Waarom is de administratie belangrijk?
- Zelf doen of uitbesteden?
- Gedeeltelijk uitbesteden is ook mogelijk
- Hoe zet ik een boekhouding op?
- Kies een boekhoud-tool
1. Waarom is de administratie belangrijk?
Een overzichtelijke bedrijfsadministratie is ontzettend belangrijk voor je onderneming. Niet alleen zie je zo hoe je bedrijf er financieel voor staat, het is ook de basis van de jaarlijkse belastingaangifte. Je moet als startende ondernemer bijvoorbeeld jaarlijks, per kwartaal of maandelijks btw-aangifte doen.
Het is handig om hier rekening mee te houden en alvast geld opzij te zetten zodat je op tijd de kosten voor de omzetbelasting kunt betalen. Hetzelfde geldt voor de jaarlijkse inkomstenbelasting. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het geld apart te zetten op een zakelijke spaarrekening zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Door je administratie goed op orde te houden als ondernemer heb je een beter overzicht over je financiën. Je hebt een beter zicht op je cashflow, je weet wat er elke maand binnenkomt en welke kosten je maakt.
Grip op financiën
Als jouw administratie onvolledig blijkt of niet op tijd is omgezet in een belastingaangifte, dan kan dit leiden tot fikse boetes van de Belastingdienst. Los van alle verplichtingen geeft een goed georganiseerde administratie ook een overzicht hoe jouw bedrijf ervoor staat.
Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij. Daardoor kun je op tijd ingrijpen wanneer het financieel onverhoopt wat minder gaat met de onderneming.
Met een goed georganiseerde administratie weet je hoe jouw bedrijf ervoor staat.
2. Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Het is dus belangrijk dat je altijd een goed overzicht van je administratie hebt. Zo kun je namelijk snel inspringen op actuele ontwikkelingen. Maar doe je dit nu zelf of ga je de boekhouding uitbesteden?
Vooropgesteld: het is voor kleine ondernemers en zzp'ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder. Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen, afhankelijk van jouw bedrijfssituatie, financiële kennis en bereidheid om je hierin te verdiepen.
Als je dus geen zin of gevoel hebt voor de boekhouding of de tijd volledig wilt besteden aan je onderneming, ga dan vooral op zoek naar een boekhouder.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Elk bedrijf verschillend
Geen bedrijf is hetzelfde. Sommige ondernemers hebben bijvoorbeeld weinig inkoop en een beperkt aantal opdrachtgevers. Dan bestaat de administratie voornamelijk uit de verstuurde facturen.
Maar er zijn natuurlijk ook bedrijven waar dit veel complexer ligt. Bijvoorbeeld als je veel in- en verkoop en tientallen klanten en opdrachtgevers hebt, of soms zelfs in het buitenland werkt. Dan komen er andere regels bij kijken en is het al snel wijs om een financieel expert in te schakelen.
Profiteren van belastingvoordelen
Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je meestal maximaal van alle belastingvoordelen. Naheffingen of boetes van de fiscus zijn er ook niet, alles is immers goed ingevoerd.
De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf weer terug. Een ander voordeel: de kosten voor een boekhouder zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.
Het opstellen van een jaarrekening is voor eenmanszaken niet verplicht.
Opstellen jaarrekening
Waar grote bedrijven verplicht zijn om een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, is het opstellen van een jaarrekening voor eenmanszaken al jarenlang niet meer verplicht.
Als je de aangifte inkomstenbelasting gaat uitbesteden aan een boekhouder of accountant, dan zal die dit in de meeste gevallen alsnog doen. Maar als je zelf de administratie zelf beheert, dan is dus niet verplicht.
3. Gedeeltelijk uitbesteden is ook mogelijk
Er zijn ook veel starters die kiezen voor beide opties. Ze regelen hun boekhouding zelf via een online boekhoudpakket én laten een accountant meekijken ter controle. Er zijn nu eenmaal zaken die je pet soms te boven gaan. Fiscale kwesties of vragen over afschrijvingen bijvoorbeeld.
Zo krijgen startende ondernemers te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei veranderende belastingvoorwaarden. Een accountant kent al deze fiscale regels en kan je hierover adviseren.
Zorg wel dat je altijd zelf inzicht blijft houden in je inkomsten en uitgaven. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Rabo App waarmee je altijd en overal je financiën kunt regelen, zoals een factuur sturen, betaling goedkeuren en je uitgaven checken. Je hebt inzicht in je cashflow, kunt vooruitkijken met de saldovoorspeller en kunt analyses maken van je inkomsten en uitgaven via de Inzichtfunctie.
4. Hoe zet ik een boekhouding op?
Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt ontvangen en een zakelijke betaalrekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.
Tip: een zakelijke rekening biedt meer overzicht waardoor je sneller je administratie kunt afronden.
Om je boekhouding zorgvuldig te doen, is het belangrijk om de administratie van je uren goed bij te houden. Om als startende ondernemer gebruik te kunnen maken van bepaalde aftrekposten, moet je namelijk voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar.
Houd ook je cashflow goed in de gaten zodat je op tijd je rekeningen kunt betalen. Hierbij is het ook belangrijk om facturen op tijd naar klanten te versturen zodat je niet te lang op je geld hoeft te wachten.
Zet daarnaast voldoende geld opzij voor de btw-aangifte en de inkomstenbelasting. Het is belangrijk om de Belastingdienst op tijd te betalen, je wilt natuurlijk geen boete krijgen.
Bewaar je administratie goed
Je hebt als ondernemer een bewaarplicht van zeven jaar. Gooi je bonnetjes dus niet meteen weg, maar bewaar ze ergens in een map. Je kunt deze gegevens archiveren in mappen of met een boekhoudpakket. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit, zolang je alles maar goed bewaart.
Bewaar in ieder geval de volgende zaken apart van elkaar:
- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen
- (Kassa)bonnen
- Bankafschriften
- Offertes/contracten/overeenkomsten
- Urenregistratie
- Reiskosten
- Belastingaanslagen (gesplitst in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
- Rittenadministratie
- Agenda
- Personeelsadministratie
Dit geldt onder andere voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, bankafschriften, agenda's en de loonadministratie.
Let op: gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld de huur van een bedrijfspand) moet je tien jaar bewaren.
Gooi je bonnetjes dus niet meteen weg, maar bewaar ze ergens in een map of digitaal archief.
5. Kies een boekhoud-tool
Zelf je boekhouding doen kan tegenwoordig heel eenvoudig door gebruik te maken van slimme software. Er zijn veel verschillende aanbieders van boekhoudpakketten op de markt met elk specifieke voordelen. Een handig alternatief voor starters die hun boekhouding graag snel en eenvoudig online bijhouden.
Handig: je kunt boekhoudpakketten eenvoudig koppelen aan Rabo Business Banking
Online boekhouden is geschikt voor de zzp’er die geen zin heeft om Excel-sheets of schoenendozen met bonnetjes bij te houden, maar à la minute een overzicht wil hebben van de financiële positie van z'n bedrijf. Hiermee gaat je boekhouding en btw-aangifte bijna vanzelf.
Meest gestelde vragen over boekhouding zzp
- Hoe kun je zelf de boekhouding doen?
Je kunt zelf de boekhouding doen door je administratie zo goed mogelijk bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van Excel of een betaald online boekhoudpakket. - Wat kost een boekhouder voor een zzp'er?
De kosten om als zzp'er een boekhouder in te huren variëren. Gemiddeld betaal je voor de de aangifte inkomstenbelasting en btw-aangifte van een eenmanszaak tussen de € 500 en € 1.500 per jaar. - Heb je als zzp'er een boekhouder nodig?
Je bent zeker niet verplicht om als zzp'er een boekhouder in te huren en een jaarrekening op te stellen. Je kunt de boekhouding ook zelf doen als je bijvoorbeeld weinig facturen per maand verwerkt en je administratie goed te overzien is
