Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo

Bijgewerkt op 20 januari 2022
8 min  leestijd
199.246
Image
Administratie: meer dan bonnen en facturen

Een overzichtelijke administratie opzetten hoort bij het starten van een bedrijf. Geen taak waar iedereen even blij van wordt, maar het is wel belangrijk om je administratie vanaf het begin goed bij te houden.

Iedere ondernemer is verplicht een administratie te voeren. Niet veel ondernemers worden er blij van, maar als je de boekhouding vanaf de start goed inricht, wordt de weerstand een stuk minder en het bijhouden een stuk makkelijker. Aan de hand van dit stappenplan helpen we je bij een overzichtelijke administratie opzetten.

1. Zakelijke administratie opzetten: start op tijd

Je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met een administratie opzetten. Als je eenmaal echt begonnen bent met ondernemen, heeft de administratie waarschijnlijk - ten onrechte - geen prioriteit meer.

Fiscaal aftrekbaar voor je start

Veel ondernemers investeren voor de start van hun onderneming al in bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn vaak fiscaal aftrekbaar. Daarom moet je alle gegevens over deze aankopen goed bewaren.

Denk daarbij aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

Bij je eerste aangifte inkomstenbelasting kun je deze kosten vervolgens aftrekken van je winst. Hierdoor hoef je minder belasting te betalen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een 'deugdelijke administratie'. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar).

Voor ondernemers geldt voor de administratie een bewaarplicht van zeven jaar.

Basisgegevens zakelijke administratie

De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie (klanten van wie je nog geld krijgt)
  • Crediteurenadministratie (een leverancier of klant aan wie je nog geld verschuldigd bent)
  • Voorraadadministratie (bij goederen)
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie

Als je voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer van de Belastingdienst. 

Aftrekposten ondernemers

Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de hierboven genoemde bedrijfskosten, maar ook: 

Een belangrijke voorwaarde om in aanmerking te komen voor de zelfstandigen- en startersaftrek is dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1.225 uren aan één of meer ondernemingen.
  • Je besteedt meer dan 50% van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen.

Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer?

Dan hoef je niet te voldoen aan de laatste voorwaarde. Uit de bedrijfsadministratie moet blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium.

Uren bijhouden in een urenadministratie

Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld:

  • Anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan
  • Drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant
  • Twee uur besteed aan het plegen van acquisitie

Een urenregistratie bijhouden is overigens niet verplicht. Je kunt ook op andere manieren bewijzen dat je de 1.225 uur op jaarbasis hebt gehaald: door facturen te laten zien, maar ook je zakelijke rittenadministratie, agenda of telefoongegevens kunnen hierbij helpen.

Als je al langer onderneemt, kun je aan de hand van de jaren ervoor ook laten zien hoeveel tijd je bijvoorbeeld aan acquisitie of administratie besteedt. 

Let op: de bewijslast ligt altijd bij jou!

Als startende ondernemer is het dus handig om een urenregistratie bij te houden. Het geeft je ook gelijk een beter inzicht aan welke aspecten je de meeste tijd besteedt. 

3. Zakelijke rekening openen

Het openen van een zakelijke rekening is een belangrijke stap voor een overzichtelijke administratie opzetten. Zo kun je je zakelijke uitgaven gescheiden houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft.

Op deze manier kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven. Bij de Rabo ZZP Rekening betaal je geen maandelijkse vaste kosten, je betaalt alleen transactiekosten. Zo kun je als beginnende ondernemer je kosten laag houden. 

Zakelijke spaarrekening

Aan je zakelijke rekening kun je vervolgens gratis een spaarrekening koppelen. Deze spaarrekening kun je gebruiken om een financiële buffer op te bouwen, maar vooral ook om geld opzij te zetten voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting en de (driemaandelijkse) terugbetaling van de btw.

4. Ga zorgvuldig te werk

Je zult snel merken dat het aantal administratieve gegevens - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes - snel toeneemt. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.

Tip: digitaliseer al je bonnen en zet de datum en het onderwerp in je bestandsnaam. Bijvoorbeeld: 2021-12-08-tanken. Zo kun je altijd makkelijk de bestanden terugvinden op naam en datum, zodat je ook weet bij welke btw-aangifte je ze moet verwerken.

Dit scheelt jou en je eventuele accountant of boekhouder veel tijd en dus geld. Het bijwerken van een geordende administratie gaat nu eenmaal een stuk sneller.

Advies van de boekhouder

Boekhouders adviseren hun cliënten voor een administratie opzetten vaak om gebruik te maken van een 'bakkensysteem'.

Hierbij verdeel je alle inkomende en uitgaande documenten onder in verschillende (digitale) vakjes. Het is daarnaast handig om de administratie elke twee weken of elke maand bij te werken.

Zo zorg je ervoor dat je op tijd facturen verstuurt en betaalt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

  • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of zzp'er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Bak 2: uitgaande facturen, naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
  • Bak 3: het 'bonnenbakje'. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
  • Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook overige relevante formulieren voor de Belastingdienst. 
  • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers. 

5. Bewaar de administratie digitaal

Tegenwoordig is het niet meer nodig om met fysieke mappen, ordners en bakjes te werken. Je kunt je administratie gewoon digitaal doen. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal.

Zorg voor een back-up van je administratie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de cloud.

Bewaar jij de bedrijfsadministratie online? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een crash alles verliest. Veel ondernemers bewaren hun administratie op een externe harde schijf of in de cloud.

6. Koppel je boekhoudpakket aan je zakelijke rekening

Wist je dat je dat je veel boekhoudtools eenvoudig kunt koppelen aan Rabo Internetbankieren Professional? Zo wordt informatie over je saldi, transacties en betaalopdrachten automatisch verwerkt in de boekhoudpakket.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Overzichtelijke administratie opzetten: de meest gestelde vragen

  • Wat moet je bijhouden in een zakelijke administratie voor zzp'ers?
    In een zakelijke administratie moet je in- en verkoopfacturen bijhouden, je bankafschriften, je rittenregistratie, maar ook je agenda en contracten: alle zakelijke activiteiten en bijbehorende bewijzen hiervan.
  • Waar moet je zakelijke administratie aan voldoen?
    Je moet kunnen aantonen waar je inkomsten vandaan komen, welke uitgaven je hebt gedaan en wat je activiteiten waren, zodat je de aangifte inkomstenbelasting en btw-aangifte goed in kunt vullen. Hiervoor heb je onder meer in- en verkoopfacturen nodig en je bankafschriften.
  • Hoe houd ik overzicht in mijn administratie?
    Het openen van een zakelijke rekening is een belangrijke eerste stap voor een overzichtelijke administratie. Zou houd je de privé en zakelijke uitgaven uit elkaar en heb je altijd snel een goed overzicht van de financiële situatie van je bedrijf. 
Stap 3: Dit moet je regelen voor je lancering

Regelen

Dit artikel is onderdeel van de stap ‘Regelen’ uit het Stappenplan, Succesvol van start in 5 stappen.

Meer artikelen

Meer over zzp

Meer over zzp