Administratie opzetten

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo

Boekhouden, de meeste ondernemers worden er niet vrolijk van (accountants en boekhouders daargelaten). Doe je de bedrijfsadministratie zelf of ga je het uitbesteden aan een professional? Basiskennis van boekhouden is sowieso handig.

1. Administratie opzetten: start op tijd

Je kunt als startende ondernemer eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met het opzetten van je administratie. Als je eenmaal echt begonnen bent met je bedrijf, heb je waarschijnlijk niet genoeg tijd meer over.

Fiscaal aftrekbaar voor je start

Veel ondernemers investeren voor aan de start van hun onderneming al in bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn vaak fiscaal aftrekbaar zijn, daarom moet je alle gegevens over deze aankoop goed bewaren.

Denk daarbij aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.

2. Houd rekening met de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een paar eisen aan een 'deugdelijke administratie'. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar).

De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie (bij goederen)
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de loonadministratie

Als je (nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer van de Belastingdienst. 

Aftrekposten ondernemers

Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.

Een belangrijke voorwaarde hiervoor is echter dat je voldoet aan het urencriterium:

  • Als ondernemer besteed je ten minste 1.225 uren aan één of meer ondernemingen.
  • Je besteedt meer dan vijftig procent van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen.

Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer?

Dan hoef je niet te voldoen aan de laatste voorwaarde. Uit de bedrijfsadministratie moet straks blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium.

Uren bijhouden in een urenadministratie

Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld:

  • Anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan
  • Drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant
  • Twee uur besteed aan het plegen van acquisitie

3. Hoe zet ik een administratie op?

Het openen van een zakelijke rekening is een goede eerste stap. Zo kun je je zakelijke administratie gescheiden houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft.

Zo kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven.

    4. Ga zorgvuldig te werk

    Je zult snel merken dat het aantal administratieve gegevens - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes - snel toeneemt.

    Het is daarom belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.

    Dit scheelt jou en je eventuele accountant of boekhouder zo veel tijd en dus geld. Het bijwerken van een geordende administratie gaat nu eenmaal een stuk sneller.

    Advies van de boekhouder

    Boekhouders adviseren hun cliënten vaak om gebruik te maken van een 'bakkensysteem'.

    Hierbij verdeel je alle inkomende en uitgaande documenten onder in verschillende (digitale) vakjes. Het is daarnaast handig om de administratie elke twee weken of elke maand bij te werken.

    Zo zorg je ervoor dat je op tijd facturen verstuurt en betaalt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:

    • Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of zzp'er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
    • Bak 2: uitgaande facturen, naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
    • Bak 3: het 'bonnenbakje'. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
    • Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook - indien relevant - je modelovereenkomsten.
    • Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers. 

    5. Bewaar de administratie digitaal

    Tegenwoordig is het niet meer nodig om met fysieke mappen, ordners en bakjes te werken. Je kunt je administratie gewoon digitaal doen. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal.

    Bewaar jij de bedrijfsadministratie online? Zorg dan altijd voor een goed back-upsysteem om te voorkomen dat je bij een crash alles verliest. Veel ondernemers bewaren hun administratie in de cloud.

    6. Profiteer van handige tools en apps

    Met de boekhoud-tool Tellow kun je op je smartphone bonnen scannen en verwerken in je administratie. De app zet je btw-aangifte voor je klaar.

    Ook je facturen kun je via je smartphone beheren. Tellow maakt onderdeel uit van Rabo Bizzy, waarbij je bankrekening jouw boekhouding doet.

    Voor je startscherm of favorieten: de btw-calculator. Handig bij btw berekenen op facturen, offertes en voor je boekhouding en btw-aangifte.

    Bijgewerkt op: 23-01-2020

    Wat vind je van dit artikel?

    x141
    x44

    Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

    Lees meer

    Boekhouding en administratie

    Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

    1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
    2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
    3. Hoe richt ik mijn administratie in?

    Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

    Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

    Created with Sketch.

    Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

    Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
     

    Ja ik wil die tips >

    Created with Sketch.

    Maak een ijzersterke start

    Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
     

    • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
    • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
    • houd bij hoe sterk je van start gaat​

    Naar de Startversterker >

    Goed bezig: ruim 5.044 ondernemers zijn al sterker gestart

    Meld je aan

    Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.