Checklist: alles over de btw-aangifte

Bijgewerkt op 14 januari 2022
10 min  leestijd
160.407
Image
Checklist: alles over de btw-aangifte

De btw-aangifte: de meeste (startende) ondernemers en zzp'ers krijgen ermee te maken. Btw-aangifte doen is in principe niet ingewikkeld: veel kleine ondernemers en zelfstandigen doen dit dan ook zelf.

Checklist btw-aangifte

In dit artikel bespreken we 7 vragen over de btw-aangifte. Na het lezen van dit artikel ben jij helemaal klaar voor je eerste aangifte. Direct naar een vraag? Klik op de link hieronder! Of scroll door om alles te lezen. 

  1. Wat is btw-aangifte?
  2. Wat heb ik nodig om aangifte te doen?
  3. Kan ik worden vrijgesteld van btw?
  4. Wat zijn de btw-tarieven?
  5. Kan ik uitstel vragen voor de omzetbelasting?
  6. Hoe doe ik aangifte voor de btw?
  7. Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt in een eerdere aangifte? 

Goed om te weten: in dit artikel hebben we het over btw en omzetbelasting. Dat is hetzelfde, je betaalt namelijk belasting over je omzet. De Belastingdienst en fiscus zijn ook hetzelfde. 

1. Btw-aangifte, wat is dat?

Btw staat voor 'belasting toegevoegde waarde'. Het is een afkorting voor de belasting die je betaalt over de gemaakte omzet. De btw die jij als ondernemer verschuldigd bent aan de Belastingdienst, betaal je per maand, kwartaal of jaar.

Hoe vaak doe je btw-aangifte?

Hoe vaak je precies aangifte moet doen, staat in het bericht dat je ontvangt van de Belastingdienst na jouw inschrijving in het Handelsregister. In de meeste gevallen doen ondernemers per kwartaal aangifte voor de btw, maar er zijn uitzonderingen:

  • Maandelijks: indien je per kwartaal meer dan € 15.000 aan btw betaalt.
  • Jaarlijks: wanneer je per jaar minder dan € 1.883 aan btw betaalt.

Nieuwe KOR per 1 januari 2020: dit zijn de regels

Niet iedereen hoeft btw af te dragen. Als je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR), krijg je vrijstelling.

Sinds 1 januari 2020 gelden hiervoor nieuwe voorwaarden:

  • Je bent ondernemer voor de btw. Je bent btw-ondernemer als je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent
  • Je bedrijf is in Nederland gevestigd, of je hebt hier een vaste inrichting
  • Je hebt een maximale omzet van € 20.000 per kalenderjaar
  • Let op: je mag geen btw aftrekken als je gebruik maakt van de nieuwe kleine ondernemersregeling

Btw-plichtig of niet?

Het is trouwens niet vanzelfsprekend dat je door de fiscus wordt herkend als btw-plichtig. Dit hangt onder andere af van of je zelfstandig werkzaamheden uitvoert (en hieruit inkomsten ontvangt) en vaak genoeg inkomsten haalt uit jouw bedrijf of het beroep dat je uitoefent.

Daarnaast kun je juist wel als btw-plichtig worden beschouwd als je deels in vaste dienst werkt, maar ondertussen bijverdient met je bedrijf.

Datzelfde is het geval als je een vermogensbestanddeel of recht, zoals het verhuren van een bedrijfspand of vergoeding van een octrooirecht, exploiteert.

2. Wat heb ik nodig om aangifte te doen?

Ten eerste heb je een btw-nummer nodig. Deze krijg je als je je inschrijft bij het Handelsregister van de KvK.

Let op: sinds 1 januari 2020 krijg je na de inschrijving twee brieven met twee verschillende btw-nummers.

Omzetbelastingnummer

In één brief staat je omzetbelastingnummer (ob-nummer). Dit is het oude btw-nummer dat samenhangt met je burgerservicenummer. Het ob-nummer gebruik je alleen bij de communicatie met de Belastingdienst en dus ook voor je btw- en belastingaangifte.

Btw-identificatienummer

In de tweede brief staat je btw-identificatienummer, dit nieuwe btw-nummer gebruik je op je facturen, offertes, de website en bij transacties binnen de EU.

Gegevens die je nodig hebt voor btw-aangifte

Om aangifte te doen, moet je naar de ondernemerspagina bij de Belastingdienst. Houd de volgende zaken bij de hand:

  • Een volledig overzicht van je administratie met daarin: 
    • de netto ontvangen en betaalde bedragen
    • de losse btw
  • Je verzonden en ontvangen facturen ter check

3. Kan ik worden vrijgesteld van btw?

Ja, je kan worden vrijgesteld van btw. In Nederland zijn er beroepen in bepaalde branches of specifieke werkzaamheden die zijn vrijgesteld van omzetbelasting. Zo hoeven medisch specialisten vaak geen btw af te dragen.

Datzelfde kan gelden voor de erkende kinderopvang en freelance tekstschrijvers die strikt inhoudelijke bijdragen leveren aan een tijdschrift, website of een ander medium.

Let wel: het is altijd aan de Belastingdienst (en niet aan jou) om te bepalen of je wel of geen btw hoeft af te dragen.

Vrijgesteld van de btw: en nu?

Mocht jij hiervan worden vrijgesteld, dan mag je ook geen btw rekenen op facturen voor klanten of opdrachtgevers. Op je factuur moet je altijd vermelden dat er sprake is van een vrijstelling.

Maak jij zowel vrijgestelde als belaste omzet? Dan moet je deze inkomstenbronnen opsplitsen in je zakelijke administratie. Het is in dat geval verstandig om op tijd te checken bij de Belastingdienst wat de gevolgen zijn voor jouw situatie.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!

Download gratis PDF

4. Wat zijn de btw-tarieven?

Als btw-plichtige ondernemer moet je rekening houden met verschillende tarieven die voor specifieke goederen en/of diensten kunnen gelden. Er kunnen drie tarieven van toepassing zijn op jouw werkzaamheden.

Hieronder lichten we ieder tarief verder toe:

  • Het algemene btw-tarief is 21%. Dit tarief geldt voor alle goederen en diensten die niet vrijgesteld zijn van omzetbelasting en ook niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen.
  • Het verlaagde btw-tarief van 9%: er is sprake van een (beperkt) aantal goederen waarvoor je het verlaagde tarief van 9% mag hanteren. Het gaat dan bijvoorbeeld om voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen en boeken of periodieken. 

    Ook diensten kunnen in aanmerking komen voor het verlaagde tarief, zoals je diensten als kapper of wanneer je kampeergelegenheid op jouw land wilt aanbieden.
  • Het btw-tarief van 0%: exporteer jij goederen en sla je deze op in een douane-entrepot? Dan moet je altijd het 0%-tarief hanteren en geen btw in rekening brengen. Op de factuur vermeld je in dat geval standaard '0% btw'.

    Ook sommige diensten komen in aanmerking voor het 0% tarief. Zo kun je dit tarief toepassen op het vervoer van personen met zeeschepen en luchtvaartuigen wanneer de plaats van bestemming (of plaats van vertrek) buiten Nederland ligt.

De omzetbelasting die je betaalt over de uitgaven, kun je overigens wel aftrekken als voorbelasting.

5. Kan ik uitstel vragen voor de omzetbelasting?

Het aanvragen van uitstel voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting bij de Belastingdienst levert weinig problemen op, maar dit ligt bij de omzetbelasting wat ingewikkelder.

Je kunt namelijk alleen in uitzonderlijke situaties uitstel aanvragen voor het doen van btw-aangifte. De Belastingdienst checkt vervolgens of er sprake is van een ernstige calamiteit.

Neem hiervoor persoonlijk contact op met het belastingkantoor bij jou in de buurt. In alle andere gevallen moet je op tijd aangifte doen.

Uitstel krijgen voor de btw-aangifte is alleen bij hoge uitzondering mogelijk. Neem daarvoor contact op met de Belastingdienst.

Te laat? Naheffingsaanslag!

Als jij je niet goed aan de deadline houdt, kun je een naheffingsaanslag verwachten. Let er op dat je tijd vrijmaakt voor de btw-aangifte.

De Belastingdienst heeft een app in het leven geroepen als geheugensteuntje: de btw-alert. Je kunt in deze app herinneringen instellen voor jouw aangifte (maand, kwartaal of jaar). Zo hoef je niet meer bang te zijn dat je de deadline over het hoofd ziet.

Deadlines btw-aangiftes 2022

Dit zijn de deadlines voor de btw-aangiftes in 2022:

4e kwartaal 2021 31 januari 2022
1e kwartaal 2022 30 april 2022
2e kwartaal 2022 31 juli 2022
3e kwartaal 2022 31 oktober 2022
4e kwartaal 2022 31 januari 2023

Doe je jaarlijks btw-aangifte? Dan moet je aangifte voor 31 maart van het nieuwe jaar betaald zijn.

6. Hoe doe ik aangifte voor de btw?

Je eerste btw-aangifte doe je in vier stappen.

  1. Check je brieven
  2. Houd je administratie bij
  3. Bepaal jouw btw-tarief en bereken de btw
  4. Vul de omzetbelasting in

Hieronder beschrijven we de vier stappen!

Stap 1: Brieven van de Belastingdienst

Als startende ondernemer kun je - nadat jouw bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) - uitkijken naar een bericht van de Belastingdienst. De fiscus stuurt jou namelijk automatisch (en eenmalig) de eerste btw-aangifte toe.

Daarna krijg je geen reminders meer, maar je kunt instellen dat je elke keer een e-mail krijgt als je aangifte moet doen. 

Stap 2: Administratie bijhouden

De btw-aangifte wordt een stuk makkelijker als je een goede administratie bijhoudt en die regelmatig bijwerkt. Dat scheelt elk kwartaal een hoop uitzoekwerk. 

Je kunt je administratie in Excel bijhouden, maar als je meerdere producten of diensten aanbiedt of veel opdrachtgevers hebt, wordt het al snel verstandiger om met een (online) boekhoudpakket te werken. 

  • Tip: met een zakelijke rekening wordt privé en zakelijk gescheiden, dit maakt de administratie en btw-aangifte een stuk makkelijker

Wil je meteen aan de slag met je administratie? In onze gratis whitepaper 'Administratie opzetten: de basis in 5 minuten' weet je hoe je jouw boekhouding goed organiseert. 

Stap 3: btw-tarief bepalen en btw berekenen

Er zijn zoals hierboven beschreven drie btw-tarieven. Welke voor jou van toepassing is, hangt af van het product of dienst die je levert en of je naar het buitenland exporteert. 

Op je factuur zet je vervolgens hoeveel btw de klant moet betalen. Een slim boekhoudprogramma rekent dit voor je uit, maar het is handig om de rekensom zelf te kunnen doen. Om je daarmee te helpen hebben we de btw-calculator in het leven geroepen.

Naar de gratis btw-calculator

Stap 4: Omzetbelasting invullen

In de meeste gevallen doe je online aangifte. Je begint namelijk vaak met ondernemen na je inschrijving bij de KvK. Ben je al een kwartaal bezig, voor je inschrijving? Dan zul je je btw-aangifte de eerste keer op papier moeten doen. 

Hoe gaat digitaal aangifte doen in zijn werk? Je ontvangt van de fiscus een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee je kunt inloggen op het beveiligde gedeelte van de Belastingdienst-website. Je kunt ook aangifte doen met eigen aangifte- of administratiesoftware.

Wat moet je aangeven?

Het is de bedoeling dat je de btw aangeeft over de periode waarin je bent gestart met jouw onderneming, dus óók wanneer je in de startfase feitelijk nog geen omzet hebt gedraaid. Dan vul je € 0 in.

Wat gebeurt er na de aangifte?

Wanneer blijkt dat je btw moet betalen, zal de fiscus jou een naheffingsaanslag toesturen. Let op dat het geld op tijd op de rekening van de Belastingdienst staat. Doe je aangifte dus in het begin van de betreffende maand (zie tabel) en houd rekening met een dag verwerkingstijd.

Doe je aangifte over het eerste kwartaal? Doe dat dan begin april, het geld moet namelijk uiterlijk de 31e op de rekening van de Belastingdienst staan.

Het kan ook zijn dat jij juist geld terugkrijgt van de Belastingdienst. In dat geval heb je recht op een zogenoemde teruggaafbeschikking en krijg je het teveel betaalde bedrag teruggestort op jouw (zakelijke) rekening. 

7. Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt in een eerdere aangifte?

Stel: je komt tijdens het bijwerken van je zakelijke administratie erachter dat je bij een eerdere aangifte te veel (of juist te weinig) btw hebt gerekend.

Dan denk je misschien dat je dit bedrag eenvoudig kunt verrekenen met de eerstvolgende btw-aangifte, maar dat is alleen toegestaan als het om een bedrag gaat van €1.000 of minder.

Let op: je ontvangt dan geen teruggaafbeschikking of naheffingsaanslag.

Suppletie omzetbelasting

Gaat het bij jou om een bedrag van meer dan € 1.000? Dan moet je met een zogenoemde suppletie omzetbelasting de correcties doorgeven op de eerder ingediende btw-aangifte. Dit kan uitsluitend digitaal.

Met de suppletie kun je aangiftes over een specifiek aangiftevak of een heel boekjaar corrigeren. 

Kom je er zelf niet uit? Neem dan contact op met de Belastingdienst, zodat je jouw verhaal kunt toelichten. Een andere optie is uiteraard om alsnog advies in te winnen bij een accountant of financieel adviseur. 

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening nodig?

Open je rekening online of in de app al in 5 minuten

1e halfjaar € 0,00

Meer over belasting voor zzp'ers

Meer over belasting voor zzp'ers
8 redenen om ondernemer te worden

Help mee om IkGaStarten te verbeteren!

Wil jij ons feedback geven om IkGaStarten nóg beter te maken? Geef jouw mening via ons lezersonderzoek (duurt max. 7 minuten). 

Sluiten