Btw terugvragen

Btw terugvragen: hoe zit dat?

Weet jij over welke zakelijke uitgaven je wel en geen btw mag terugvorderen? Btw terugvragen kan verwarrend zijn. In deze checklist lees je er meer over: btw terugvragen, hoe zit dat?

1. Wat houdt het aftrekken van voorbelasting in?

Als je als btw-plichtige ondernemer btw hebt betaald over producten of diensten van anderen, dan magje die vaak aftrekken van de belasting. Dit wordt ook wel het aftrekken van de voorbelasting genoemd.

Dit is bijvoorbeeld ook van toepassing op het bedrag dat je betaalt over de invoer van goederen of bij aankopen in andere EU-landen.

Let op: er zijn ook uitzonderingen.

Tip:Onmisbaar bij je btw-aangifte: de btw-calculator.

2. Welke voorwaarden zijn hierop van toepassing?

Houd er rekening mee dat je alleen btw mag terugvorderen wanneer je btw-plichtig bent en dat dit alleen van toepassing is op zakelijke kosten. De wekelijkse boodschappen voor jouw vierkoppige gezin valt hier dus buiten.

Daarnaast moet je een factuur hebben ontvangen die aan de eisen van de fiscus voldoet. Zonder een goede bon/factuur mag je - ook al gaat het om zakelijke kosten - in principe geen btw aftrekken. Controleer dus altijd of de facturen die je ontvangt volledig zijn en kloppen.

En heb je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone gekocht die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan kun je hiervoor in principe een gedeelte van de btw terugvragen.

Er zijn overigens uitzonderingen, waarbij de levering wettelijk is vrijgesteld van het vermelden van btw (zoals bij een taxibon). Dit geldt ook voor het terugvorderen van btw op benzine wanneer je van de kassa van het tankstation geen bon hebt gekregen. Deze betaling moet echter wel duidelijk traceerbaar zijn, zoals door een afschrift op jouw zakelijke rekening.

Ook goed om te onthouden: de btw die wordt berekend over eten en drinken in bijvoorbeeld een hotel of restaurant is niet aftrekbaar. De kosten die je maakt tijdens bijvoorbeeld een dure zakenlunch met een potentiële klant of opdrachtgever zijn dus voor eigen rekening.

Hetzelfde geldt voor de btw die wordt geheven op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. Een overnachting in een hotel, mits je hier verblijft voor zakelijke redenen, is dan weer wel aftrekbaar.

3. Hoe vraag ik de btw terug?

andres

Succesvolle administratie

Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

Meer weten

Als je volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, moet je periodiek aangifte doen voor de omzetbelasting. Meestal doe je dit per kwartaal, maar onder bepaalde omstandigheden mag dit ook per maand of per jaar.

In de aangifte omzetbelasting moet je allereerst de btw opgeven over de omzet. Vervolgens bereken je de btw over de gemaakte kosten die je van het eerste bedrag moet aftrekken.

Het bedrag dat overblijft, ben je verschuldigd aan de fiscus. Dit heet officieel 'na aftrek van voorbelasting'. Het kan - zeker in de startfase van jouw bedrijf - voorkomen dat het terug te vragen bedrag hoger uitvalt dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus. In dat geval zal je over deze periode geld terugkrijgen van de Belastingdienst.

Wanneer je btw hebt betaald in een ander EU-land en daar geen btw-aangifte doet, kun je de betaalde btw uit dat land overigens terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst.

Hiervoor moet je inloggen op een speciale site om zo'n verzoek te kunnen indienen. Klik hier om voor deze omgeving jouw persoonlijke inloggegevens aan te vragen.

Is jouw onderneming buiten de EU gevestigd? Dan moet je voor het terugvorderen van btw een speciaal formulier invullen en daarnaast de volgende documenten bijvoegen:

  • Verklaring van ondernemerschap, bij voorkeur van de belastingdienst van jouw land
  • De originele facturen
  • Invoerdocumenten

Hier vind je meer informatie over btw terugvragen voor ondernemers gevestigd buiten de EU.

4. Ik maak gebruik van de kleineondernemersregeling. Wanneer mag ik btw terugvragen?

Dat hangt af van in hoeverre de Belastingdienst jou heeft vrijgesteld van btw. Hoef je jaarlijks helemaal geen of slechts een klein deel aan btw af te dragen omdat je gebruik maakt van de KOR? Dan kun je dit niet terugvragen en zul je (een deel van) die eventueel betaalde btw moeten beschouwen als extra kosten.

Wil je graag groeien in de toekomst? Lees dan Checklist schaalbaarheid: denk groter.

5. Is de btw voor ondernemers altijd aftrekbaar?

Nee, dat is helaas niet het geval. Zoals eerder aangegeven moet je btw-plichtig zijn en mag je geen btw aftrekken voor privéaankopen.

Hiervan kan onder meer sprake zijn bij aangeschafte goederen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt (auto, computer, navigatiesysteem etc), maar ook wanneer je een bedrijfspand opnieuw laat inrichten en hier ook privé gebruik van wilt maken.

Daarnaast is er sprake van privégebruik als je bepaalde goederen hiervoor onttrekt aan het bedrijf, bijvoorbeeld nadat je een kopieerapparaat hebt vervangen door een nieuwe voor op de zaak en de oude daarna alleen nog privé gebruikt.

Koop je iets voor je personeel? Denk hierbij aan voorzieningen als een laptop, maar ook aan giften als kerstpakketten. Dan is de btw aftrekbaar als de kosten onder de 227 euro (exclusief btw) per persoon per jaar vallen.

Tips van de redactie

Checklist: alles over de btw-aangifte
Zelfstandigenaftrek en startersaftrek: zo zit dat
Ondernemingsplan template: maak snel en eenvoudig een bedrijfsplan
Wat je moet weten over leasen
10 subsidies voor het starten van een bedrijf

Bijgewerkt op: 04-06-2018

Wat vind je van dit artikel?

x24
x5

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Aftrekposten

Voor (startende) ondernemers gelden enkele interessante aftrekposten voor de belasting. Van de zelfstandigen- en startersaftrek heb je misschien vast al eens gehoord, maar er zijn meer fiscale overheidsregelingen waarmee jij jouw startup net dat ene zetje kunt geven om uit te groeien tot een onderneming van formaat.

Hieronder vind je meer informatie over de huidige aftrekposten van de Belastingdienst en kom je erachter wanneer jij hiervoor in aanmerking kunt komen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  1. De zelfstandigen- startersaftrek: zo zit dat
  2. De MKB-winstvrijstelling voor startende ondernemers
  3. Wat houdt de Kleineondernemersregeling (KOR) in (en wat kun je ermee)?
  4. De voor- en nadelen van een telefoon van de zaak

Als je in aanmerking wilt komen voor bovenstaande en andere bekende aftrekposten voor ondernemers, moet je voldoen aan het urencriterium.

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.