Btw terugvragen ondernemers

Btw terugvragen: hoe zit dat?

Als ondernemer mag je de btw die je betaalt over bepaalde zakelijke uitgaven aftrekken van de omzetbelasting. Toch kan btw terugvragen verwarrend zijn. Het geldt namelijk niet voor alle kostenposten.

Aan de hand van de volgende punten geven we je duidelijkheid over hoe btw terugvragen voor ondernemers precies werkt:

  1. Hoe werkt de voorbelasting?
  2. Btw terugvragen: de voorwaarden
  3. Stappenplan btw terugvragen
  4. Btw in het buitenland
  5. Is de btw voor ondernemers altijd aftrekbaar?

1. Hoe werkt de voorbelasting?

Heb je als btw-plichtige ondernemer btw betaald over producten of diensten van anderen? Dan mag je in de meeste gevallen de btw terugvragen van de Belastingdienst als je deze aankopen deed voor je bedrijf. Btw aftrekken wordt ook wel het aftrekken van de voorbelasting genoemd.

Dit is bijvoorbeeld ook van toepassing op het bedrag dat je betaalt over de invoer van goederen of bij aankopen in andere EU-landen. Let op: er zijn ook uitzonderingen.

Tip!Onmisbaar bij je btw-aangifte: de btw-calculator.

2. Btw terugvragen: de voorwaarden

Goed om te weten: je mag alleen op zakelijke kosten btw terugvragen. De wekelijkse boodschappen voor je gezin vallen hier dus buiten. Naast deze eis zijn er nog meer voorwaarden:

Goede bon/factuur

Je moet van je leverancier een factuur hebben ontvangen die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zonder een goede bon/factuur mag je in principe geen btw aftrekken, zelfs als het gaat om duidelijk zakelijke kosten. Controleer dus altijd of de facturen die je ontvangt volledig zijn en kloppen.

Zijn de kosten zakelijk of privé?

Niet alle kosten zijn duidelijk zakelijk of privé, soms is er sprake van overlap. Heb je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone gekocht die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan kun je hiervoor in principe een gedeelte van de btw terugvragen.

Er zijn wel uitzonderingen waarbij de levering wettelijk is vrijgesteld van het vermelden van btw (zoals bij een taxibon). Dit geldt ook voor het terugvorderen van btw op benzine wanneer je van de kassa van het tankstation geen bon hebt gekregen.

Deze betaling moet wel duidelijk traceerbaar zijn op je zakelijke rekening, je mag niet contant betalen.

Relatiegeschenken of zakenlunch

De btw die wordt berekend over eten en drinken in bijvoorbeeld een hotel of restaurant is niet aftrekbaar. De kosten die je maakt tijdens bijvoorbeeld een dure zakenlunch met een potentiële klant of opdrachtgever mag je uiteindelijk wel voor 80% aftrekken van de winst.

Hetzelfde geldt voor de btw die wordt geheven op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. Een overnachting in een hotel, mits je hier verblijft voor zakelijke redenen, is dan weer wel volledig aftrekbaar.

Goed om te weten, wanneer je boven de drempel van € 4.600 per jaar komt, mag je het bedrag daarboven volledig aftrekken. In de praktijk komt dit bij starters en zzp'ers vrijwel niet voor.

Kerstpakketten

Koop je iets voor je personeel? Denk hierbij aan voorzieningen als een laptop, maar ook aan giften als kerstpakketten. Dan is de btw aftrekbaar als de kosten onder de € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar vallen.

3. Stappenplan btw terugvragen

Als je volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, moet je periodiek aangifte doen voor de omzetbelasting. Meestal doe je dit per kwartaal, maar onder bepaalde omstandigheden mag dit ook per maand of per jaar.

1. Administratie op orde hebben

Zorg voor een overzichtelijke administratie. Het aantal facturen, offertes en bonnen neemt snel toe en het is daarom belangrijk om ieder jaar weer alles goed te ordenen, zodat je altijd een goed overzicht van je administratie hebt.

Een handig hulpmiddel hierbij is om een online boekhoudprogramma te koppelen aan je zakelijke rekening.

In deze pakketten zitten tegenwoordig bijna alle administratieve handelingen verwerkt, waaronder:

  • Facturen en bonnen scannen of uploaden
  • Bij- en afschrijvingen automatisch in je administratie
  • Btw-aangifte automatisch opgemaakt
  • Offertes en facturen maken

Tip: Download hier de gratis whitepaper (pdf) met tips om een overzichtelijke administratie op te zetten.

2. Voer al je inkomende facturen (kosten) in

Als je geen koppeling met je zakelijke rekening hebt, voer dan in een (Excel)document al je bonnen en facturen in van zakelijke kosten die je hebt gemaakt. Bijvoorbeeld facturen van leveranciers, of andere zzp'ers die werkzaamheden voor je hebben uitgevoerd.

3. Voer je uitgaande facturen (inkomsten) in

Verzamel al je inkomsten: dit zijn je verstuurde facturen naar opdrachtgevers of verkochte goederen.

4. Check je facturen en bonnen met je zakelijke rekening

Je wilt geen fouten maken of iets vergeten bij de btw-aangifte. Check daarom al je bonnen en facturen met de uitgaven en inkomsten van je zakelijke rekening: er kan altijd een bon ontbreken. Als je een koppeling van je zakelijke rekening met je boekhouding hebt, gaat dit automatisch.

5. Btw-aangifte doen

In de aangifte omzetbelasting moet je allereerst de btw opgeven over de omzet.

Vervolgens bereken je de btw over de gemaakte kosten. Dit bedrag heet voorbelasting en trek je van van het eerste bedrag af.

Het bedrag dat overblijft, ben je verschuldigd aan de fiscus. Dit heet officieel 'na aftrek van voorbelasting'.

Het kan - zeker in de startfase van je bedrijf - gebeuren dat het terug te vragen bedrag hoger is dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus. In dat geval zal je over deze periode geld terugkrijgen van de Belastingdienst.

  • In dit artikel leggen we iedere stap van de btw-aangifte uit

4. Btw in het buitenland

Als je btw over ingevoerde goederen of diensten hebt betaald in een ander EU-land en daar geen btw-aangifte doet, kun je de betaalde btw uit dat land terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst.

Hiervoor moet je inloggen op de website 'Teruggaaf van btw uit andere EU-landen' om zo'n verzoek te kunnen indienen. Hier kun je jouw persoonlijke inloggegevens aanvragen.

HIervoor moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Je onderneming is in Nederland gevestigd
  • Je hoeft in het EU-land waar je de btw terugvraagt, geen btw-aangifte te doen
  • De ingevoerde zakelijke goederen en diensten moeten met btw belast zijn.
  • Het btw-bedrag is minimaal € 50 als je na het betreffende kalenderjaar btw terugvraagt. Bij een verzoek in het kalenderjaar zelf, is het drempelbedrag € 400
  • Je dient de btw uiterlijk terug te vragen voor 1 oktober van het volgende kalenderjaar. Dus voor de btw over 2020 moet je uiterlijk 1 oktober 2021 de aanvraag hebben gedaan

Onderneming buiten de EU gevestigd

Is jouw onderneming buiten de EU gevestigd? Dan moet je voor het terugvorderen van btw een speciaal formulier invullen en daarnaast de volgende documenten bijvoegen:

  • Verklaring van ondernemerschap, bij voorkeur van de belastingdienst van het land waar je gevestigd bent
  • De originele facturen
  • Invoerdocumenten

Wil je graag groeien in de toekomst? Lees dan Checklist schaalbaarheid: denk groter.

5. Is de btw voor ondernemers altijd aftrekbaar?

Nee, dat is niet het geval. Zoals eerder aangegeven in dit artikel moet je btw-plichtig zijn en mag je geen btw aftrekken voor privéaankopen.

Btw deels aftrekken

Je kunt in sommige gevallen een deel van de btw terugvragen als je de aankoop zowel privé als zakelijk gebruikt.

Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij aangeschafte goederen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt (telefoon computer, navigatiesysteem etc.).

Jij moet bepalen welk deel je zakelijk gebruikt en dit percentage van de btw mag je vervolgens aftrekken.

Btw aftrekken: (zakelijke) auto

Bij je auto ligt dit iets ingewikkelder. Wanneer je auto op naam van de zaak staat, kun je de btw over de aankoop, het onderhoud en gebruik aftrekken.

Btw-tip:Btw over brandstof voor zakelijke ritten kun je terugvragen als je afrekent met een bankpas, creditcard of tankpas op naam van je bedrijf.

Wordt de auto ook privé gebruikt?

Dan betaal je hierover bijtelling op basis van een rittenadministratie. Als je besluit geen rittenadministratie bij te houden, betaal je ter correctie achteraf een vast percentage btw voor het privégebruik.

Dit percentage is vastgesteld op 1,5% of 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

1,5% geldt alleen als bij de aanschaf geen btw afgetrokken is en voor auto’s die in 2012 of eerder in gebruik zijn genomen.

Auto leasen

Wanneer je een auto least, kun je de in rekening gebrachte rente en btw ook aftrekken van de belasting. Let op: dit geldt ook hier alleen over het zakelijk gebruikte deel. Rijd je meer dan 500 kilometer privé, dan betaal je het correctiepercentage.

Tips van de redactie

Checklist: alles over de btw-aangifte
Zelfstandigenaftrek en startersaftrek: zo zit dat
Ondernemingsplan template: maak snel en eenvoudig een bedrijfsplan

Veelgestelde vragen over btw terugvragen

  • Btw terugvragen: hoe werkt dat? Wil je jouw betaalde btw terugvragen als eenmanszaak/zzp'er? Op IkGaStarten vind je informatie over welke stappen je moet zetten om je btw terug te vragen.
  • Hoe kan ik mijn te betalen btw berekenen? Veel ondernemers hebben twijfels over de manier waarop ze btw berekenen. Gebruik hiervoor de btw-calculator, zo wordt de kans op een rekenfout een stuk kleiner.
  • Welke btw-tarieven zijn er allemaal? Er zijn drie verschillende btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Daarnaast zijn er ook producten en diensten die vrijgesteld zijn van btw. Lees meer over btw-tarieven en vrijstellingen.
  • Hoe werkt de btw-aangifte voor ondernemers? Wanneer je voor het eerst btw-aangifte doet, kan dit best een lastige klus zijn. Daarom hebben we bij IkGaStarten een handleiding gemaakt om je te helpen bij de btw-aangifte.
Bijgewerkt op: 17-09-2021

Wat vind je van dit artikel?

x103

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Aftrekposten

Voor (startende) ondernemers gelden enkele interessante aftrekposten voor de belasting. Van de zelfstandigen- en startersaftrek heb je misschien vast al eens gehoord, maar er zijn meer fiscale overheidsregelingen waarmee jij jouw startup net dat ene zetje kunt geven om uit te groeien tot een onderneming van formaat.

Hieronder vind je meer informatie over de huidige aftrekposten van de Belastingdienst en kom je erachter wanneer jij hiervoor in aanmerking kunt komen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  1. De zelfstandigen- startersaftrek: zo zit dat
  2. De MKB-winstvrijstelling voor startende ondernemers
  3. Wat houdt de Kleineondernemersregeling (KOR) in (en wat kun je ermee)?
  4. De voor- en nadelen van een telefoon van de zaak

Als je in aanmerking wilt komen voor bovenstaande en andere bekende aftrekposten voor ondernemers, moet je voldoen aan het urencriterium.

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.