Btw-nummer opzoeken

Een btw-nummer opzoeken, zo doe ik dat

Een btw-nummer opzoeken doe je om te checken of je klanten ook echt ondernemers zijn. Zo voorkom je eventuele btw-naheffingen van de Belastingdienst. Zoek daarom altijd eerst het btw-nummer van je klanten op en controleer of dit geldig is.

Btw-nummer opzoeken en controleren

Als je zaken doet met een andere onderneming – zowel in binnen- als buitenland - en je zeker wil weten of je met een betrouwbaar bedrijf te maken hebt, is het verstandig om het btw-nummer van deze onderneming te controleren. 

Daarvoor moet je eerst het btw-nummer van de klant of leverancier opzoeken. Een KvK-nummer kun je in het Handelsregister opzoeken. Maar online een btw-nummer opzoeken is niet mogelijk. Ook de Kamer van Koophandel verstrekt geen btw-nummers van bedrijven.

Als je een btw-nummer van een ander bedrijf wilt hebben, moet je dit dus bij de onderneming zelf opzoeken of vragen. 

Let op: er is simpelweg geen tool om het btw-nummer op te zoeken. Pas dus op met sites die dit wel aanbieden, het is simpelweg niet mogelijk

Btw-nummer opzoeken op website

In de meeste gevallen staat het btw-nummer bij bedrijven op hun website, op facturen, offertes of in hun (digitale) correspondentie. Als het nummer nergens vermeld staat, moet je dit bij hen opvragen. Het btw-nummer kun je namelijk alleen rechtstreeks van een klant of leverancier ontvangen.

Aangezien het verstrekken van een btw-nummer noodzakelijk is om zaken te doen, zal je dit nummer bij navraag altijd ontvangen. Krijg je geen btw-nummer, dan weet je ook direct dat het bedrijf niet juist geregistreerd is en je er dus geen zaken mee moet doen. 

Btw-nummer controleren

Als je een btw-nummer ontvangt, moet je dit vervolgens wel controleren. Als er namelijk bij een controle van de Belastingdienst blijkt dat jouw klant toch geen ondernemer is, dan kun je een naheffingsaanslag verwachten.

Je moet dan alsnog btw betalen over de goederen en diensten die je zonder btw hebt geleverd. Controleer dus altijd of het opgegeven btw-identificatienummer geldig is.

Btw-nummer controleren bij Europese Commissie

Via de website van de Europese Commissie kun je btw-nummers controleren van bedrijven uit alle landen die lid zijn van de EU. Je kunt hier ook de naam- en adresgegevens van zakenpartners checken. Deze database heet het VIES-register. 

Je hoeft op deze website alleen maar het land van de klant in te voeren en het betreffende btw-nummer. Je kunt een bevestiging van de controle opslaan of printen. Als je een controle van de Belastingdienst krijgt, is dit je bewijs. Bij de verificatie wordt ook gevraagd je eigen btw-identificatienummer in te voeren. Deze wordt getoond op de bevestiging.

Btw verleggen

Controle van het btw-nummer is vooral van belang bij import uit en export naar een ander EU-land. Dan wordt namelijk de btw verlegd, dat wil zeggen dat de afnemer zelf de btw berekent en betaalt in zijn eigen land. 

Als je importeert, ben jij dus degene die btw berekent en betaalt in het land waar jij bent gevestigd. 

BTW en exporteren

Als je een product of dienst exporteert, verleg je de verschuldigde omzetbelasting naar de klant door dit op jouw factuur te vermelden. Wanneer is vastgesteld dat het om een intracommunautaire dienst gaat, moet je dit aangeven op de factuur die je naar de opdrachtgever  verstuurt. Inclusief het btw-nummer van de afnemer!

Waar je normaal gesproken voor jouw diensten een btw-tarief van 21% rekent, houd je hiervoor nu 0% aan. Op de nota vermeld je bij de btw-regel: ‘btw verlegd’.

  • Bij een intracommunautaire dienst lever je een dienst aan een klant in een ander EU-land
  • Bij een intracommunautaire levering lever je een product aan een klant in een ander EU-land

Verrekenen btw

Voor de Belastingdienst is dan duidelijk dat de btw moet worden verrekend in het land van de afnemer, jouw klant. Die moet de vergoeding en de omzetbelasting die naar hem is verlegd aangeven bij zijn btw-aangifte.

Wanneer de afnemer een particulier is en geen btw-identificatienummer heeft, geldt in de meeste gevallen dat de dienst fiscaal belast is in Nederland. Dat betekent dat je op jouw factuur de Nederlandse btw in rekening brengt. 

  • Lees hier alles over het verleggen van de btw

Gemak door btw-calculator

Door gebruik te maken van de btw-calculator hoef je zelf geen ingewikkelde berekeningen te maken. De formules staan al voor je ingevuld, je hoeft alleen aan te geven om welke bedragen het gaat en of het om het hoog of laag btw-tarief gaat. 

Tip: zet de btw-calculator als snelkoppeling op je bureaublad.


    Nieuw btw-nummer vanaf 2020

    Vanaf 1 januari 2020 gebruiken alle eenmanszaken in Nederland een ander btw-nummer in externe uitingen (website, facturen, communicatie met klanten). Dit nieuwe btw-identificatienummer is niet meer aan je BSN-nummer gekoppeld. 

    Nieuwe btw-id doorgeven aan leveranciers

    Als je binnen de EU zaken doet, moet je nu je nieuwe btw-id gebruiken in de communicatie met je klanten. Geef je nieuwe btw-id ook door aan leveranciers in het buitenland, zij moeten jouw btw-nummer ook vermelden. 

    Btw-aangifte met oude btw-nummer

    Voor de btw-aangifte gebruik je nog wel je oude btw-nummer. Om verwarring te voorkomen heet dit oude btw-nummer vanaf 1 januari 2020 dan ook omzetbelastingnummer.

    Btw-nummer kwijt, wat nu?

    Vraagt een leverancier om je btw-nummer, maar ben je je eigen btw-nummer kwijt? Dat los je makkelijk op. Je kunt namelijk inloggen bij de Belastingdienst, de omgeving waar je ook btw-aangifte doet.

    Dan zie je zowel het oude btw-nummer (het omzetbelastingnummer dus) als je nieuwe btw-id. Communiceer die laatste naar je klant. 

    Btw-nummer opzoeken doe je zo

    Kortom, een btw-nummer opzoeken en controleren doe je zo in drie stappen: 

    1. Het is niet mogelijk om een btw-nummer op te zoeken bij de Kamer van Koophandel of in een andere database
    2. Heb je het btw-nimmer nodig? Check de website van het bedrijf, de offerte die ze hebben gestuurd of neem contact met ze op.
    3. Btw-nummer ontvangen? Controleer deze dan in het VIES-register van de Europese Commissie.

    Veelgestelde vragen over btw-nummer opzoeken

    • Kun je het btw-nummer van een klant online opzoeken? Er is helaas geen tool om btw-nummers van klanten op te zoeken. In ons artikel lees je hoe je dan wel aan het btw-nummer komt en zie je hoe je een naheffing van de Belastingdienst kunt voorkomen.
    • Waar kan ik een btw-nummer opzoeken? Je kunt het btw-nummer van een klant niet opzoeken in een online tool of bij de KvK, maar meestal staat het btw-nummer wel op de website of op de offerte van je klant. Sinds 2020 zijn er twee btw-nummers
    • Heb ik een internationaal btw-nummer? Als ondernemer heb je twee btw-nummers. Het btw-id communiceer je naar klanten en leveranciers, ook internationaal. Met het omzetbelastingnummer doe je btw-aangifte
    Bijgewerkt op: 13-09-2021

    Wat vind je van dit artikel?

    Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

    Lees meer

    Belastingaangifte

    Niet leuk, wel erg belangrijk: als ondernemer kun je aanslagen verwachten voor diverse soorten belastingen. Denk maar aan de omzet- of inkomstenbelasting. Maar de ene ondernemer is de andere niet.

    Welke belastingaangiftes zijn in jouw situatie van belang en hoe gaat dit precies in zijn werk? Je leest er meer over op deze pagina's:

    Handig: btw berekenen met de btw-calculator

    Created with Sketch.

    Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

    Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
     

    Ja ik wil die tips >

    Meld je aan

    Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.