Timemanagement is simpelweg verstandig omgaan met je tijd
Zo kun je effectief en doelgericht werken zonder dat je overvoerd wordt. In deze tijd van de stroom aan informatie en de prikkels die op je afkomen, is het belangrijk dat je zo efficiënt mogelijk kunt werken.
Onderbreking en verstoring zijn de grootste vijanden van timemanagement. Het gaat erom dat je de juiste dingen doet in een kort tijdsbestek. Vraag jezelf af wat de meeste prioriteit heeft. Daarmee verhoog je je productiviteit.
8 tips om efficiënt met je tijd om te gaan:
1. Begin met de 2 minuten regel
In bijna iedere cursus over timemanagement komt de 2 minuten regel uit het boek Getting Things Done van David Allen ter sprake. Alles wat je binnen twee minuten kunt afhandelen moet je direct doen.
Of het nu het beantwoorden van een e-mail is, een kort telefoongesprek om een afspraak met een klant te maken, een online reservering bij een restaurant regelen of bij wijze van spreken de planten water geven of de afwasmachine uitruimen.
Kan je een taak binnen twee minuten volbrengen? Direct doen.
Lukt het niet om dit binnen twee minuten te doen? Zet de taak dan in een takenlijst of in je agenda.
Heeft een taak een strikte deadline: zet ‘m in je agenda en plan hier tijd voor in. Heb je geen harde deadline: zet de taak op je to-do-list (die je uiteraard wel elke dag moet checken, want ook taken met zachte deadlines hebben uiteindelijk een einddatum).
2. Breng structuur in je werkdag
Als je een onderneming start, heb je bepaalde doelen voor ogen. In het begin zul je veel dingen moeten regelen om meteen goed te beginnen. Om niet overvoerd te worden, kun je voor jezelf een tijdsplanning maken. Wat wil ik vandaag doen en wat later in de week? Als je structuur in je werkdag aanbrengt, geeft dat rust en kun je efficiënt werken. Werk dagelijks met een takenlijst en dagindeling. Zorg dat je dit dagelijks herhaalt.
Breinvriendelijk werken?
Mark Tigchelaar - auteur van de bestseller Focus AAN/UIT - geeft in deze podcast concrete tips om veel productiever te werken:
E-mails beheren
Nieuwe e-mails verstoren je werk. Je wordt afgeleid van waar je mee bezig bent en na het afhandelen van een e-mail moet je steeds de draad weer oppakken. Zo gaat er veel tijd verloren op een dag.
Maak drie keer per dag tijd vrij voor het afhandelen van je e-mails.
Plan deze tijd – net als de reistijd die we hierboven bespraken - ook in je agenda. Begin bijvoorbeeld met het inplannen van drie keer per dag een half uur om je mail weg te werken. Zo kun je ervaren hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan kwijt bent. Doe dit aan het begin van de dag, rond de lunch en aan het eind van de dag.
Efficiënter werken
Je zult merken dat er niets ergs gebeurt als je om 10.00 uur je mail niet opent of beantwoordt. Sterker: je concentratievermogen en daarmee de kwaliteit én efficienty van je werk gaat er met sprongen op vooruit. En die mail? Die beantwoord je in het geplande tijdvak tussen 12.00 en 12.30 uur.
Houd ook in deze drie periodes de 2 minuten regel aan. Alle mails die je binnen twee minuten kunt beantwoorden, handel je af. Reageer wel altijd op de mail, ook als je pas later een actie hoeft te doen. Als een klant om een offerte vraagt, antwoord dan meteen wanneer je uiterlijk de offerte stuurt. Het maken van de offerte plan je vervolgens in je agenda.
3. Maak een to-do list
Bij goed omgaan met tijd en structuur aanbrengen, hoort een goede to-do list. Maak de lijst voor de dag niet te lang. Als je bepaalde taken niet kunt afronden, schuif ze dan door naar de volgende dag.
Noteer al je taken
Zet al je afspraken en taken in je agenda of in een takenlijst. Er spoken waarschijnlijk vaak allerlei dingen door je hoofd die je nog moet doen. Dat hoeft dan dus niet meer: al deze dingen staan op je takenlijst of in je agenda.
Leer jezelf aan om je takenlijst meerdere keren per dag te checken en op rustige momenten taken af te werken of in te plannen in je agenda.
Agenda beheren
Door je agenda leidend te maken, plan je heel bewust uren in en krijg je een beter overzicht van je dag, week of zelfs maand. Je weet daardoor veel beter waar je je tijd aan besteedt.
Doordat je alle activiteiten inplant, kun je ook veel beter inschatten hoeveel opdrachten of klussen je als startende ondernemer nog kunt aannemen. Hierdoor creëer je meer ruimte voor je onderneming én uiteindelijk ook voor je privéleven.
Reistijd inplannen
Om een heel simpel voorbeeld te nemen: zet je reistijd eens in je agenda. We werken nu veel vaker thuis, maar voor de coronacrisis stonden we massaal in de file.
Maar ook zonder file leidde reistijd bij veel mensen tot stress. De reistijd ging gevoelsmatig ten koste van andere, belangrijkere dingen. Dat komt ook doordat de reistijd bijna bij niemand in de agenda staat. En die tijd kom je precies tekort op een dag.
Meer grip op je tijd
Een handig hulpmiddel om meer controle op je agenda en uren te krijgen is het boek Grip van Rick Pastoor. Met praktische tips krijg je meer inzicht in je agenda en leer je beter plannen.
Als je accepteert dat je agenda leidend is en je de agenda ook strikt volgt, leer je dus ook nee zeggen. En ga je vanzelf betere keuzes maken: je kiest er bijvoorbeeld voor om opdrachten dichterbij te zoeken, zodat je reistijd vermindert. Of je reserveert juist tijd voor de leukste of lucratiefste opdrachten.
4. Doe de belangrijkste taken eerst
Als je de morgen fris begint, zorg dan dat je de belangrijkste taken van de dag als eerste doet. Met de taken die bovenaan je to-do-list staan, ga je meteen aan de slag. Dat geeft een goed gevoel voor de rest van de dag en laat je efficiënter werken.
De ouderwetse (blauwe) takenlijsten met afvinkblokken, die je vroeger veel op kantoren zag, zijn inderdaad handig voor … op kantoor. Er is niets mis met op papier werken, maar dat is toch vooral nuttig als het gaat om je taken voor een bepaalde dag.
Daarna raken de velletjes zoek en als je alles toch weer weet te vinden, ben je het overzicht kwijt. Vervolgens schrijf je de niet afgemaakte taken op een nieuwe lijst, die weer kwijtraakt etc.
Digitale takenlijst
Als zelfstandig ondernemer ben je regelmatig onderweg of met veel verschillende opdrachtgevers bezig. Dan is het handig als je altijd online je agenda en takenlijst kunt inzien.
Maak een digitale takenlijst die je op al je (mobiele) apparaten kunt bewerken en synchroniseren.
-
Excel
Een takenlijst maken kan bijvoorbeeld via Excel. Met de tabbladen kun je verschillende dagen, weken of maanden aanmaken, zodat je hier eenvoudig doorheen kunt bladeren. Excel is vooral handig als je voornamelijk met een laptop of desktop werkt. Op je mobiel werkt Excel beduidend minder fijn, scrollen is niet prettig en er zit geen makkelijke zoekfunctie in.
-
Evernote
Evernote is een handige tool waarmee je notities en taken kunt vastleggen. Je kunt kiezen tussen een gratis en betaalde versie, waarin de mogelijkheden uiteraard verschillen. Je kunt bij de gratis versie twee apparaten synchroniseren (mobiel en laptop), je hebt een uitgebreide zoekfunctie en kunt notities labelen.
-
OneNote
Als je al een (zakelijk) Officepakket hebt, krijg je hier OneNote gratis bij. Dan is de keuze voor OneNote veel slimmer dan Excel, wat in hetzelfde Officepakket zit. Je kunt hier labels maken, maar ook audionotities en video’s toevoegen of aantekeningen maken met je pen of vinger. Ook kun je de notities delen, handig als je voor een opdracht samenwerkt met een andere freelancer.
-
Trello
Trello werd in eerste instantie vooral privé gebruikt als een soort luxe to-dolijst, maar de app is nu ook een belangrijke online tool voor projectmanagement. Trello maakt gebruik van borden, lijsten en kaarten. Een bord is het totaaloverzicht van het project, bijvoorbeeld een grote klus voor een opdrachtgever. De kolommen heten lijsten en deze verdeel je onder in to-do, bezig en klaar. Je kunt de lijsten onbeperkt uitbreiden.
In de lijsten hang je kaarten, dit zijn je taken. Je geeft ze verschillende kleuren, zodat je een goed overzicht hebt. In deze kaarten kun je checklist’s, foto’s, deadlines, pdf’jes, video’s zetten. Heb je een taak klaar, dan verschuif je deze kaart naar een volgende kolom (lijst). Project afgerond? Dan archiveer je het bord.
5. Zorg voor werk-privé balans
Als startende ondernemer ben je de hele dag druk met je business, waardoor privézaken er mogelijk bij inschieten. Terwijl die privézaken misschien wel net zo belangrijk voor je zijn. Timemanagement is ook zorgen voor een goede werk-privé balans.
6. Zet notificaties uit
E-mails, appjes en social media zijn belangrijk, maar kunnen je ook afleiden. Kies momenten om je e-mails te checken, bijvoorbeeld drie keer per dag: ’s ochtends na de eerste belangrijke taken, aan het begin van de middag en op het einde van de dag voordat je je laptop dichtdoet. Hier zijn 6 handige tips om je mailbox te organiseren.
Ben je met een belangrijke taak bezig, zet dan notificaties uit voor appjes en social media. Kies ook daarvoor een aantal momenten op de dag. Kun je jezelf niet beheersen? Apps kunnen je helpen, bijvoorbeeld die van Unpluq.
7. Neem regelmatig pauze
Wil je je productiviteit verhogen en efficiënt werken, dan is het belangrijk regelmatig te pauzeren. Loop even weg van je laptop, ook al is het voor een paar minuten. In je timemanagement schema kun je ook die (kleine) pauzes opnemen.
8. Handige tools voor timemanagement
Er zijn allerlei handige tools voor goed omgaan met je tijd. Zoals Trello - zie ook tip 4 - , dat borden, lijsten en kaarten biedt om to-do-lijsten te maken en projecten te beheren. Google eens op ‘de beste apps voor timemanagement’ en je zult veel tegenkomen, ook voor je werk-privé balans.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!
Timemanagement: de meest gestelde vragen
- Hoe doe ik het beste aan timemanagement?
Timemanagement is simpelweg het verstandig omgaan met je tijd. Zo kun je effectief en doelgericht werken zonder dat je overvoerd wordt. Structuur aanbrengen in je dag, to-do lists maken en de belangrijkste taken eerst doen, zijn enkele tips. - Welke tips zijn er voor timemanagement?
Breng structuur aan in je dag door lijsten te maken met taken. Maak een to-do list, doe de belangrijkste dingen eerst. Zorg voor vaste momenten om je e-mail te checken. Zet notificaties uit. Vergeet niet te pauzeren. Zorg voor een goede balans privé-zakelijk.
