In dit artikel bespreken we verschillende onderwerpen rondom het UBO-register. Wil je iets specifieks weten? Klik dan op een van de links hieronder om direct naar dat onderdeel te gaan. Als je naar beneden scrolt, lees je het hele artikel.
In dit artikel:
- Wat is het UBO-register?
- Wat is een UBO?
- Wie moet zich inschrijven voor het UBO-register?
- Wanneer moet ik mijn UBO's registeren?
- Stappenplan: UBO's inschrijven in het UBO-register
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een register van de Kamer van Koophandel waar bedrijven moeten vastleggen wie de belanghebbenden binnen hun organisatie zijn. Niet ieder bedrijf hoeft zich in te schrijven. Of jij hiertoe verplicht bent, hangt af van je rechtsvorm.
Elk Europees land heeft een eigen UBO-register. Dit is verplicht vanuit Europese regelgeving: de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU) 2015/849).
Je inschrijving in het UBO-register is gratis.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, de uiteindelijke belanghebbende eigenaren. Het staat voor de mensen die uiteindelijk zeggenschap of eigenaarschap hebben over een organisatie. Een aantal feitjes over de UBO's:
- Je kunt als organisatie meerdere UBO's hebben
- UBO's hebben altijd meer dan 25% aandeelhouderschap, stemrecht of economisch belang (of meer zeggenschap door andere middelen)
- Hoe je bepaalt wie je UBO's zijn, hangt af van je rechtsvorm. Een paar voorbeelden:
Handig: zo ziet een goed ondernemingplan voor jouw branche eruit.
Download gratis voorbeeld
Wie moet zich inschrijven voor het UBO-register?
Zoals we hierboven al schreven, hoeven niet alle organisaties zich in te schrijven voor het UBO-register. In deze tabel zie je in één oogopslag of je voor jouw bedrijf UBO's moet registeren.
| Wel registeren | Niet registeren |
| Vennootschap onder firma (VOF) | Eenmanszaak |
| Besloten vennootschap (bv) - niet beursgenoteerd | Besloten vennootschap (bv) - beursgenoteerd |
| Naamloze vennootschap (nv) - niet beursgenoteerd | Naamloze vennootschap (nv) - beursgenoteerd |
| Stichting | 100% dochter van een beursgenoteerde vennootschap |
| Vereniging - met (beperkte) rechtsbevoegdheid die onderneming drijft | Vereniging - met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijft |
| Coöperatie | Vereniging van eigenaars |
| Maatschap | Rechtspersoon in oprichting |
| Commanditaire vennootschap | Publiekrechtelijke rechtspersoon |
| Rederijen | Overige privaatrechtelijke rechtspersoon |
Wanneer moet ik mijn UBO's registeren?
Goed om te weten: als je bedrijf al ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, ben je verplicht om het UBO formulier vòòr 27 maart 2022 in te vullen. Ben je daar te laat mee? Dan kun je een boete of taakstraf krijgen van Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst.
Als je een nieuw bedrijf inschrijft, moet je direct je UBO's registreren. Dat kan aan de balie bij de Kamer van Koophandel, of bij je notaris. Je hoeft dus niet achteraf zelf te gaan puzzelen wie je precies moet inschrijven.
- Tip: lees hier alles over je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Stappenplan: UBO inschrijven in het UBO-register
Wil je een UBO inschrijven? Dat doe je via de Kamer van Koophandel met dit UBO formulier. Bereid je goed voor, zodat je goed weet wat je precies nodig hebt voor je aanvraag. Je moet de aanvraag namelijk in één keer invullen, het formulier slaat niet tussentijds op.
In dit stappenplan zie je wat je kun verwachten bij je registratie in het UBO-register:
- Zoek je organisatie op naam of op KvK-nummer
- Log in met je eigen DigiD
- Vul de persoonsgegevens van je eerste UBO in: burgerservicenummer en alle namen
- Geef aan welk belang deze UBO heeft in je organisatie
- Heb je meer dan 1 UBO? Voer stap 3 en 4 dan ook uit voor deze personen
- Upload de voor- en achterkant van de identiteitsbewijzen (ID-kaart, paspoort of rijbewijs) van je UBO's
- Upload voor elke UBO ook een bewijsstuk dat aangeeft wat het belang van de UBO is (zoals statuten)
- Bevestig de aanvraag met je DigiD
- Maak 1 cent over van je zakelijke rekening om je aanvraag definitief te maken
- Na ongeveer een maand is de aanvraag verwerkt. Iedere UBO krijgt hier een brief over.
Openbare UBO gegevens
Sommige UBO-gegevens zijn openbaar. Dat zijn:
- Voor- en achternaam
- Geboortemaand en -jaar
- Nationaliteit en woonland
- Welk belang een UBO in je organisatie heeft
De overige gegevens zijn alleen zichtbaar voor bevoegde autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie.
UBO's uitschrijven of wijzigen
Het kan natuurlijk voorkomen dat een UBO je organisatie gaat verlaten, of dat er juist iemand bijkomt. In dat geval moet je dit binnen zeven dagen doorgeven in het UBO-register.
