Dit moet je regelen als je personeel gaat aannemen

Bijgewerkt op 17 oktober 2020
9 min  leestijd
45.788
Auteur: Marieke Leijnen
Personeel aannemen

Je start een nieuw bedrijf of jouw onderneming loopt inmiddels zo goed dat je besluit om personeel aan te nemen. Hier komt  meer regelwerk bij kijken dan je misschien denkt. Dit moet je regelen als je personeel gaat aannemen.

Ga je personeel in dienst nemen? In dit artikel lees je alles over je eerste personeelslid. Direct naar een onderwerp? Klik op de link.

  1. Personeel in dienst nemen eenmanszaak
  2. Arbeidsovereenkomst opstellen
  3. Kosten van personeel in dienst nemen
  4. Loonkosten bepalen
  5. Pensioenpremies afdragen
  6. Loonheffingen en aanmelden bij Belastingdienst
  7. Loonadministratie bijhouden
  8. Verzekeringen afsluiten en/of aanpassen
  9. Tijdelijk personeel in dienst nemen

1. Personeel in dienst nemen eenmanszaak

Heb je een eenmanszaak en wil je personeel in dienst nemen? Bedenk dan dat je pas officieel personeel in dienst hebt als degene die voor jouw bedrijf werkt aan een aantal eisen voldoet. Iemand wordt beschouwd als personeel wanneer hij of zij:

  • Drie opeenvolgende maanden voor je bedrijf werkt
  • Iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt

Verder moet er sprake zijn van een zekere gezagsverhouding, moet er loon worden betaald en moet er de verplichting zijn om arbeid te verrichten. Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

2. Arbeidsovereenkomst opstellen

Neem je daadwerkelijk personeel in dienst? Dan moet je allereerst tot een overeenkomst komen met jouw (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling, maar bij voorkeur gebeurt dit schriftelijk: op die manier zijn de afspraken helder voor alle partijen. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken aan bod komen:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, achternaam), geboortedatum, adres en woonplaats van de werknemer en naam, adres, woonplaats van de werkgever
  • Plaats(en) waar wordt gewerkt
  • Functie van de werknemer en de voornaamste taken
  • Tijdstip van indiensttreding
  • Duur van de arbeidsovereenkomst (als deze voor een bepaalde tijd is gesloten)
  • Vakantie-aanspraken
  • Loon en termijn van uitbetaling
  • Gebruikelijke arbeidsduur (per week of per dag)
  • Deelname aan een pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Of de CAO van toepassing is (en om welke het gaat)
  • Eventuele proeftijd
  • Opzegtermijn (of de berekening daarvan)
  • Arbeidsongeschiktheid en ziekte
  • Eventueel regresrecht
  • Identificatieplicht
  • Concurrentie-/ of relatiebeding (alleen van toepassing bij hogere of specifieke functies)

3. Kosten van personeel in dienst nemen

Naast het maandelijkse brutoloon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor:

  • Vakantiegeld
  • Dertiende maand
  • Ziektekosten
  • Scholing
  • Pensioenfonds
  • Reiskosten

De bestaande CAO in jouw vakgebied speelt daarbij een belangrijke rol. In nagenoeg alle CAO's zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken.

Kijk bijvoorbeeld eens op de website van FNV Bondgenoten. Hier kun je per branche (en subbranche) de huidige CAO's raadplegen.

Whitepaper Ondernemingsplan cover

Indruk maken met je bedrijfsplan?

Dat kan. Wij hebben alle ins & outs van een businessplan op een rijtje gezet. Maak in 10 stappen een ijzersterk ondernemingsplan.

Download gratis stappenplan

4. Loonkosten bepalen

De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30% hoger dan het brutoloon dat jouw werknemer ontvangt. Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten.

Naast het pensioen zijn dit vaak het vakantiegeld (meestal 8% van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

5. Pensioenpremies afdragen

Voor iedere medewerker gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Doorgaans deel je de premie hiervan met de werknemer.

In de meeste gevallen wordt ook dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. Je bent verplicht om dit aan de nieuwe werknemer te melden.

6. Loonheffingen en aanmelden bij Belastingdienst

Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de Belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

  • Loonbelasting / premie volksverzekeringen
  • Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
  • Premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)

Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Je kunt dit handboek ook online inkijken door het op de website van de Belastingdienst te downloaden.

7. Loonadministratie bijhouden

Afgezien van de al eerder genoemde contract- en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de loonadministratie.

De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren zoals de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de materie hierover jaarlijks weer verandert.

8. Verzekeringen afsluiten en/of aanpassen

Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen; ook bestaande regelingen moet je aanpassen wanneer je werkgever wordt. Een goed voorbeeld is de aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Nu ben alleen jij nog verzekerd, maar door dit tijdig aan te passen is straks ook de aansprakelijkheid van de werknemer gewaarborgd.

Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin worden meegenomen. Daarnaast kun je kijken of andere nieuwe verzekeringen nu wel rendabel voor jou zijn. Verzekeringen die je kunt overwegen om af te sluiten bij de komst van personeel zijn:

  • Ziekteverzuimverzekering
  • De WAO- gat verzekering
  • Een collectieve ongevallenverzekering
  • Pensioenverzekering

Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Wil jij direct eigenrisicodrager worden? Dan moet je dit aanvragen voordat je de eerste werknemer in dienst neemt. 

9. Tijdelijk personeel inhuren

Naast vast personeel, kun je ook tijdelijk personeel inhuren. Er zijn verschillende soorten tijdelijke krachten waar je aan kunt denken om het werk dat er ligt op te pakken.

  1. Uitzendkrachten

  2. Zzp’ers / freelancers
  3. Personeel met een tijdelijk contract
  4. Oproepkrachten

Maak goede afspraken

Ook bij inhuurkrachten is het aan jou als ondernemer om te bepalen hoe hoog het salaris wordt en welke (secundaire) arbeidsvoorwaarden je aanbiedt. Goed om te weten: voor tijdelijke werknemers zijn de arbeidsvoorwaarden minder uitgebreid.

Het is niet verplicht om flexibel personeel in te schalen in een salarisschaal. Wel moet je uiteraard ten minste het minimumloon te betalen.

Als je gebruikmaakt van een uitzend- of detacheringsbureau, moet je wel rekening houden met een financiële bijdrage. De kosten vallen hoger uit dan wanneer je zelf direct iemand inhuurt.

Opstellen contract

Aan de andere kant heb jij geen zorgen over het opstellen van een contract. Als je een inhuurcontract afsluit met een bureau, regelen zij de arbeidsovereenkomst van de tijdelijke kracht. Deze werknemer is immers niet bij jouw bedrijf in dienst.

Huur je een freelancer in? Dan is het gebruikelijk om in goed overleg een all-in uurtarief af te spreken. Freelancers treden nooit in dienst, maar voeren een opdracht uit.

De rechten van tijdelijk personeel

Oproepkrachten hebben uiteraard ook rechten:

  • Je mag een oproepkracht met een nul-urencontract voortaan niet zomaar verplichten om te komen werken. Daarvoor is het vereist dat je deze persoon minimaal vier dagen van tevoren oproept.
  • Doe je dat niet? Dan mag een oproepkracht weigeren om het werk aan te nemen.
  • Zeg je het werk minder dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht tóch uitbetalen.
  • Als een oproepkracht twaalf maanden voor je heeft gewerkt, dan heeft die recht op een vast contract. Dat contract is gebaseerd op het gemiddelde aantal uren. 

Als jij een freelance copywriter de teksten voor jouw nieuwe website wilt laten schrijven, kun je overwegen om voorafgaand aan de opdracht een modelovereenkomst op te stellen.

Dit was vroeger een manier om voor de Belastingdienst te bewijzen dat je geen dienstverband hebt. De wet DBA wordt niet gehandhaafd, dus het is aan jou of je nog een modelovereenkomst wilt gebruiken.

Bewaar kopieën identiteitsbewijs goed

Zorg dat je ook bij tijdelijke krachten een kopie van de identiteitsbewijzen bewaart in de bedrijfsadministratie. Bij een uitzendkracht hoef je dit in veel gevallen niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau.

Zij sturen een kopie van het identiteitsbewijs van de tijdelijke werknemer. Het is overigens wel slim om zelf nog even te checken of deze documenten in orde zijn.

Belangrijk weetje: ook de gegevens van tijdelijk personeel moet je zeven jaar lang bewaren.

De kans is klein dat je een verlopen identiteitsbewijs in handen krijgt, maar in dit geval is het beter om het zekere voor het onzekere te nemen.

Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen

Ook al gaat het om het inhuren van tijdelijk personeel, de Belastingdienst kan je alsnog aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die jouw intermediair (het uitzendbureau) moet betalen.

Hoewel het de taak van het tussenbureau is om de vereiste loonheffing en premies af te dragen, kan het gebeuren dat dit bureau failliet gaat. In dat geval klopt de fiscus bij jou aan om deze heffingen alsnog te innen. Het feit dat je die premies al eerder betaald hebt aan het tussenbureau, maakt daarvoor helaas niets uit.

Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

TWerknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Dit recht is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en geldt ook voor flexibele arbeidskrachten uit binnen- en buitenland.

  • Je moet tijdelijke werknemer een goede werkplek aanbieden
  • Ze hebben ook recht op voldoende pauzes.
  • Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zo gelden voor medewerkers die vaak nachtdiensten draaien, zoals in de zorg, bijvoorbeeld aangepaste werktijden.

Kijk voor meer informatie over het belang van goede arbeidsomstandigheden op de website van Arboportaal.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 6 voordelen

Meest gestelde vragen over personeel in dienst nemen

  • Wat moet je regelen wanneer je personeel in dienst wilt nemen?
    Wanneer je personeel in dienst neemt, moet je een arbeidsovereenkomst afsluiten. Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn voor werkgever en werknemer waar er gewerkt wordt, wat de functie betreft, op welke tijden er gewerkt wordt en de duur van de arbeidsovereenkomst. Natuurlijk moeten er ook duidelijke afspraken gemaakt worden over loon, vrije dagen, opzegtermijn en eventuele deelname aan een pensioenregeling.
  • Wanneer heb je officieel personeel in dienst?
    Je hebt officieel pas personeel in dienst als de persoon die voor jouw bedrijf werkt aan een aantal eisen voldoet. Iemand wordt beschouwd als personeel wanneer hij of zij bijvoorbeeld drie opeenvolgende maanden voor je bedrijf werkt en iedere week tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt. Verder moet er sprake zijn van een gezagsverhouding, moet er loon worden betaald en moet er de verplichting zijn om arbeid te verrichten.
  • Kun je als eenmanszaak ook personeel in dienst nemen?
    Jazeker, de term eenmanszaak verwijst naar de gekozen rechtsvorm van je bedrijf. Dat betekent niet dat een eenmanszaak geen personeel kan hebben. Een eenmanszaak is een onderneming zonder zakenpartner. Je kunt dus een eenmanszaak hebben met personeel.

Lees ook

Kan ik als zelfstandige personeel aannemen?
Personeel werven via social media doe je zo
6 tips voor het aannemen van personeel
Hoe verzeker je jouw personeel?
Wat je moet weten over tijdelijke arbeidscontracten

Meer over mijn branche

Meer over mijn branche
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

Sluiten