Personeel aannemen

Dit moet je regelen als je personeel gaat aannemen

Je start een nieuw bedrijf of jouw onderneming loopt inmiddels zo goed dat je besluit om voor de eerste keer personeel aan te nemen. Hier komt echter meer regelwerk bij kijken dan je misschien denkt. In dit artikel lees je alles over het in dienst nemen van een medewerker: dit moet je regelen als je personeel gaat aannemen.

Hoe komt een arbeidsovereenkomst tot stand?

Je hebt pas officieel personeel in dienst als degene die voor jouw bedrijf werkt aan een aantal eisen voldoet. Iemand wordt beschouwd als personeel wanneer hij of zij:

  • Drie opeenvolgende maanden voor het bedrijf heeft gewerkt
  • Iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt

Verder moet er sprake zijn van een zekere gezagsverhouding, moet er loon worden betaald en moet er de verplichting zijn om arbeid te verrichten. Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

De arbeidsovereenkomst

Allereerst moet je tot een overeenkomst komen met jouw (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling, maar bij voorkeur gebeurt dit schriftelijk: op die manier zijn de afspraken helder voor alle partijen. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken aan bod komen:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, achternaam), geboortedatum, adres en woonplaats van de werknemer en naam, adres, woonplaats van de werkgever
  • Plaats(en) waar wordt gewerkt
  • Functie van de werknemer en de voornaamste taken
  • Tijdstip van indiensttreding
  • Duur van de arbeidsovereenkomst (als deze voor een bepaalde tijd is gesloten)
  • Vakantie-aanspraken
  • Loon en termijn van uitbetaling
  • Gebruikelijke arbeidsduur (per week of per dag)
  • Deelname aan een pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Of de CAO van toepassing is (en om welke het gaat)
  • Eventuele proeftijd
  • Opzegtermijn (of de berekening daarvan)
  • Arbeidsongeschiktheid (link) en ziekte
  • Eventueel regresrecht
  • Identificatieplicht
  • Concurrentie-/ of relatiebeding (alleen van toepassing bij hogere of specifieke functies)

Wat kost het?

Naast het maandelijkse bruto loon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De bestaande CAO in jouw vakgebied speelt daarbij een belangrijke rol. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van FNV Bondgenoten. Hier kun je per branche (en subbranche) de huidige CAO's raadplegen.

Loonkosten

De loonkosten voor jou zijn ongeveer dertig procent hoger dan het brutoloon dat jouw werknemer ontvangt. Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten. Naast het pensioen zijn dit vaak het vakantiegeld (meestal acht procent van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen

Voor iedere medewerker gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Meestal deel je de premie hiervan met de werknemer. Meestal wordt ook dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. Je bent verplicht om dit aan de nieuwe werknemer te melden.

Loonheffingen plus aanmelden bij belastingdienst

Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de Belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

  • Loonbelasting / premie volksverzekeringen
  • De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
  • De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)
     

Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Je kunt dit handboek ook online inkijken door het op de website van de fiscus te downloaden.

Administratie

Afgezien van de al eerder genoemde contract- en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren zoals de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de materie hierover jaarlijks weer verandert.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten

Je moet echter niet alleen nieuwe dingen regelen; ook bestaande regelingen moet je aanpassen wanneer je werkgever wordt. Een goed voorbeeld is de aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Nu ben alleen jij nog verzekerd, maar door dit tijdig aan te passen is straks ook de aansprakelijkheid van de werknemer gewaarborgd.

Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin worden meegenomen. Daarnaast kun je kijken of andere nieuwe verzekeringen nu wel rendabel voor jou zijn. Verzekeringen die je kunt overwegen om af te sluiten bij de komst van personeel zijn:

  • Ziekteverzuimverzekering
  • De WAO- gat verzekering
  • Een collectieve ongevallenverzekering
  • Pensioenverzekering
     

Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Wil jij direct eigenrisicodrager worden? Dan moet je dit aanvragen voordat je de eerste werknemer in dienst neemt. 

Verder verplicht

Voordat jouw nieuwe medewerker voor het eerst komt werken, moet je zijn of haar identiteit vaststellen. Dit kun je doen door middel van een paspoort of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe medewerker bij meerdere instanties aanmelden. Bijvoorbeeld bij de Belastingdienst, en moet jij je aansluiten bij het UWV en moet er in jouw onderneming een preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag echter ook zelf als preventiemedewerker optreden als er bij jouw bedrijf minder dan tien personeelsleden werkzaam zijn.

Lees ook

Kan ik als zelfstandige personeel aannemen?
Personeel werven via social media doe je zo
6 tips voor het aannemen van personeel
Hoe verzeker je jouw personeel?
De lusten (en lasten) van bedrijfsuitjes
Wat je moet weten over tijdelijke arbeidscontracten

Bijgewerkt op: 28-11-2016

Wat vind je van dit artikel?

x7
x1

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Personeel

Als starter kun je natuurlijk in je eentje van start gaan met het bedrijf, maar het kan zijn dat je al direct op zoek moet naar geschikt personeel. Maar de ene werknemer is de andere natuurlijk niet. En met welke wettelijke regels (denk aan verzekeringen, loonheffingen etc.) moet je allemaal rekening houden? Hieronder beantwoorden we veel voorkomende vragen over personeel aannemen, waaronder:


Heb je jouw eerste medewerker gevonden? Houd dan ook rekening met de verzekeringen die je hiervoor moet gaan afsluiten. In dit artikel lees je er alles over: hoe verzeker je jouw personeel?

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.455 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.