Zo houd je als zzp'er effectief jouw uren bij

Bijgewerkt op 12 januari 2022
7 min  leestijd
65.831
Image
Urenregistratie voor ZZP'ers: deze tools houden je gewerkte uren voor je bij

Als zzp'er moet je goed je uren bijhouden, een duidelijke urenregistratie is namelijk noodzakelijk om te kunnen bewijzen dat je voldoet aan het urencriterium. Ook biedt het je een goed overzicht van wat je op een werkdag gedaan krijgt.

Let op: in verband met de coronacrisis heeft het kabinet besloten het urencriterium in 2020 én 2021 te versoepelen.  De Belastingdienst gaat er automatisch vanuit dat ondernemers van 1 maart tot en met 30 september 2020 minstens 24 uur per week in hun bedrijf hebben gestoken.

Voor 2021 geldt deze periode van 1 januari tot en met 30 juni. Ook in deze periode geldt dat je 24 uur per week voor je bedrijf mag noteren, ook al heb je dit niet werkelijk gedaan.

Het is nog niet duidelijk of het nieuwe kabinet het urencriterium ook in 2022 gaat versoepelen. We houden je uiteraard op de hoogte.

Uren bijhouden als zzp'er: hoe doe je dat?

Veel zzp'ers maken onregelmatige dagen. De ene dag werk je misschien negen uur, de andere maar vijf. Ook wissel je vaak tussen verschillende opdrachtgevers. Om voor jezelf en je klanten het overzicht te behouden, is het belangrijk om als zzp'er je uren bij te houden.

Zeker wanneer je op basis van een uurtarief werkt, kun je eigenlijk niet zonder gedegen urenregistratie. Zo weet je precies hoe lang je over een bepaalde klus gedaan hebt.

Als ondernemer moet je 1225 uur per jaar werken om in aanmerking te komen voor bepaalde belastingvoordelen. Dat wordt ook wel het urencriterium genoemd. Je gebruikt een urenregistratie om dit te bewijzen. Het gaat hierbij om de volgende aftrekposten:

Urenregistratie zzp: hoe doe je dat?

De tijd dat je jouw gewerkte uren nog moest bijhouden met pen en papier, ligt gelukkig ver achter ons. Je hoeft zelfs niet meer aan de slag met Excel. Tegenwoordig kun je als zzp'er je urenregistratie niet alleen sneller, maar ook gemakkelijker regelen via één van de vele urenregistratie-apps.

Uren koppelen aan project of opdrachtgever

Zo'n tool geeft jou de mogelijkheid om activiteiten toe te voegen, die je in de meeste gevallen ook direct kunt koppelen aan verschillende opdrachtgevers. Vaak kun je de gewerkte uren ook toewijzen aan een specifiek project. Handig voor als je voor een bepaalde opdrachtgever meerdere klussen mag uitvoeren.

  • Begin je aan een taak? Dan tik je bij het desbetreffende project op het icoontje van een klokje of stopwatch. De tijd begint vervolgens te lopen. 
  • Ben je klaar? Dan zet je de tijd weer stop. Dit kun je in veel gevallen ook nog achteraf aangeven, bijvoorbeeld wanneer je tussendoor even bent gaan lunchen.

Zo houd je beter overzicht op wat je die dag precies hebt gedaan (en voor wie). Inmiddels zijn hiervoor diverse betaalde apps en kosteloze alternatieven beschikbaar. Ken jij deze urenregistratieapps al?

1. Gratis urenregistratie in MoneyMonk

Deze online boekhoudtool biedt zzp'ers gratis urenregistratie (in de hoop dat je uiteindelijk het hele pakket afneemt uiteraard). Het dashboard is even logisch als simpel, je kunt dus zonder handleiding aan de slag. 

Je kunt je uren bijhouden tot op de minuut nauwkeurig, als dat moet. Met MoneyMonk zie je verder nog in één oogopslag of je je urencriterium gaat halen en hoeveel uren je nog kunt factureren. Er is ook een app, handig voor onderweg.

2. Urenregistratie zzp met Toggl

Je zou Toggl op het eerste gezicht een beetje oneerbiedig kunnen omschrijven als een veredelde stopwatch. Maar daarmee doe je deze tool toch echt tekort. Officieel gaat het hier namelijk om 'time tracking software', waarmee je de tijdregistratie exact kunt bijhouden. 

De aard van de opdracht - zoals het opstellen van een juridisch contract van een cliënt - kun je hier ook kort omschrijven. Zo kun je ook weken later nog precies zien wat je hebt uitgevoerd en hoe lang je voor een klant hebt gewerkt.

Toggl is geschikt voor zowel Android- als iPhone-toestellen. De uitgebreide versie kost je een paar euro per maand, maar als zelfstandige professional kom je met de kosteloze versie vaak al een heel eind. 

3. Urenregistratie voor Android: Timesheet

Beschik jij over een Android-smartphone of -tablet en heb je behoefte aan een wat uitgebreider programma om je uren bij te houden als zzp'er? Dan is Timesheet wellicht wel de urenregistratietool waarnaar je op zoek bent. 

Whitepaper Uurtarief cover

Een (hoger) uurtarief bepalen?

In zes stappen naar een passende prijs. Gebruik de infographic om jouw uurtarief te berekenen. En check of het tijd is om je tarief te verhogen.

Download gratis PDF

Zoals bij de meeste van deze apps het geval is, kun je met Timesheet op een overzichtelijke manier jouw werkzaamheden bijhouden en registreren.

Voortgang uren bekijken als lijst of grafiek

Een leuk extraatje is dat je onder meer de voortgang van een klus kunt bekijken als lijst of grafiek. Daarnaast is het mogelijk om een selectie te maken van velden die je wel wilt exporteren en de aanvullende informatie of gegevens die je liever voor jezelf houdt. 

4. Makkelijk uren bijhouden zzp met Nanda

Via de Nanda-tool kun je heel makkelijk je gewerkte uren bijhouden als zzp'er. Ook is het mogelijk om overzichtelijke overzichten te maken die je kunt exporteren naar Excel spreadsheets, Google Docs en/of externe facturatiediensten.

Je hoeft enkel een project te selecteren en toe te lichten wat je die dag hebt gedaan.

Je kunt Nanda gebruiken op iPhone en Android, maar je kunt er ook prima mee werken op een desktop. Nanda houdt de gewerkte uren automatisch bij. Je hoeft enkel een project te selecteren en toe te lichten wat je die dag hebt gedaan.

Deze tool is niet gratis. Als zzp'er moet je rekenen op zo'n € 5 per maand. 

5. Urenregistratie voor iPhone: TimeTracker

Vind je al die extra functionaliteiten overbodig en wil jij voorlopig alleen de uren registreren die je kwijt bent aan een specifieke opdracht? Dan heb je wellicht genoeg aan de gratis TimeTracker.

Alleen voor iPhone-gebruikers geschikt

Deze app is alleen geschikt voor iPhone-gebruikers. TimeTracker houdt bij hoe veel uren je besteedt aan bepaalde werkzaamheden en slaat deze gegevens op in een archief, dat je indien nodig kunt exporteren naar bijvoorbeeld Excel.

TimeTracker doet waarvoor het bedoeld is, maar ook niet veel meer dan dat. Je kunt met deze app bijvoorbeeld dus geen gespecificeerde urenspecificaties opvragen. De app kost € 4,49.

Tip: gratis whitepaper! Wil jij een hoger uurtarief?

Over de juiste hoogte van een uurtarief is online veel informatie te vinden. Wil jij weten hoe je tot een realistisch bedrag komt en wanneer je jouw tarief kunt verhogen?

Download hier de gratis whitepaper en ontvang onze tips direct in je mailbox.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Tips van de redactie

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Welk tarief mag jij als zzp'er rekenen?
Zo maak je een goede factuur

Veelgestelde vragen over uren bijhouden (zzp)

  • Is uren bijhouden als zzp'er verplicht? Nee, je bent als zzp'er niet verplicht om je gewerkte uren bij te houden. Wel kan een urenregistratie van pas komen om meer overzicht te houden in je planning. Je hebt het ook nodig om aan het urencriterium te voldoen als je in aanmerking wilt komen voor bepaalde belastingvoordelen voor ondernemers.
  • Moet ik de urenregistratie als zzp'er digitaal of op papier doen? Je mag als zzp'er zelf weten hoe je jouw gewerkte uren wilt bijhouden. Er zijn tegenwoordig verschillende apps voor urenregistratie beschikbaar die dit een stuk eenvoudiger maken.
  • Hoe helpt een urenregistratie me bij het opstellen van facturen? Wanneer je als zzp'er op basis van gewerkte uren factureert, is het handig om heel precies te kunnen bijhouden hoe lang je aan een bepaald project werkt. Veel urenregistratiesoftware laat je met een druk op de knop zien hoeveel je in totaal aan een project hebt besteed.

Meer over uurtarief

Meer over uurtarief
ZZP rekening

Breng je financiële administratie op orde voor 2022

Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Sluiten