Alles wat je als startende ondernemer moet weten over btw
De meeste ondernemers krijgen met omzetbelasting te maken, het is dus handig om de basis te snappen. In dit overzicht geven we antwoord op alle vragen die jij als starter hebt omtrent btw. Ook hebben we een handige btw-calculator voor je.
Direct naar een hoofdstuk? Klik op de link, of scroll door om alles over de btw te lezen.
Je kunt ook direct doorklikken voor antwoord op de volgende vragen:
- Waarom moet je omzetbelasting betalen?
- Hoe werkt vrijstelling van de btw?
- Hoe werkt de kleineondernemersregeling (KOR)?
- Hoe kan je een boete voorkomen?
- Hoe bereken je jouw btw met de btw-calculator?
- Hoe werkt voorbelasting?
- Hoe kan je een btw-buffer opbouwen?
- 5 tips voor je btw-aangifte
Btw is de belasting die je betaalt over de omzet, daarom wordt het ook wel omzetbelasting genoemd. De afkorting staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’. Er wordt een extra belasting toegevoegd aan producten of diensten door een btw-tarief toe te voegen. Zo reken je aan klanten bijvoorbeeld 21% belasting over het bedrag voor je product of dienst waardoor de prijs hoger wordt.
Jouw klant betaalt dus belasting over de producten die diegene koopt. De belasting over omzet is voor de consument al verwerkt in de verkoopprijs.
Waarom moet je omzetbelasting betalen?
Door btw worden producten en diensten duurder voor de consument. Waarom betalen we eigenlijk btw? In en na de Eerste Wereldoorlog introduceerden verschillende Europese landen omzetbelasting, om stijgende oorlogsuitgaven en kosten als gevolg van de oorlog te dekken.
Nederland introduceerde in 1934 omzetbelasting, omdat belasting op inkomsten niet meer genoeg was om de gevolgen van de crisis te dragen. Het zou ook om een tijdelijke belasting gaan, maar de opbrengst was zo groot dat omzetbelasting bleef.
De huidige vorm van omzetbelasting, btw, is vervolgens in 1969 ingevoerd in Nederland. De benaming van btw als omzetbelasting is eigenlijk verwarrend, aangezien het een belasting over toegevoegde waarde is, in plaats van over de omzet.
Wanneer je een bedrijf wilt beginnen, ben je verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. De KvK geeft jouw inschrijfgegevens door aan de Belastingdienst en vervolgens ontvang je, na ongeveer 2 weken, een btw-nummer zodat je zaken kunt doen.
Wanneer je een factuur verstuurt naar je klanten of opdrachtgevers, bereken je ook omzetbelasting over je producten of diensten. Je hebt dus een bedrag exclusief en inclusief btw.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Je ontvangt als ondernemer het totale bedrag van de klant, maar de betaalde omzetbelasting mag je niet meerekenen als winst. Dit bedrag moet je namelijk (terug)betalen aan de Belastingdienst. Dat doe je bijvoorbeeld per jaar of kwartaal door btw-aangifte te doen.
Vrijstelling btw ondernemers
Niet elke ondernemer is verplicht om omzetbelasting te betalen. Er zijn beroepen waarbij je vrijgesteld wordt van btw. Bijvoorbeeld als je een cartoonist, journalist of begrafenisondernemer bent. De Belastingdienst bepaalt of je in aanmerking komt voor een vrijstelling.
Wil je zeker weten of je wel of niet vrijgesteld wordt als ondernemer? Check de complete lijst van beroepen en onderzoek of je in aanmerking komt voor een vrijstelling.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Het kan ook zijn dat je nog te weinig verdient als startende ondernemer. Dan kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling, afgekort als KOR. Wat houdt dat precies in? Je mag als ondernemer gebruik maken van deze regeling als je per kalenderjaar niet meer dan € 20.000 omzet maakt. Geldt dat voor jouw situatie? Dan hoef je geen btw-aangifte te doen.
Sinds 1 januari 2020 gelden de volgende voorwaarden om in aanmerking te komen voor de KOR:
- De Belastingdienst ziet je als ondernemer. Je bent ondernemer als je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent.
- Je bedrijf is in Nederland gevestigd.
- Je hebt een maximale omzet van € 20.000 per jaar.
Wil je precies weten hoe het zit en of je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR)? In dit artikel lees je er meer over.
Om het nog iets ingewikkelder te maken: er is geen vast btw-tarief. Er gelden namelijk verschillende tarieven voor producten en diensten. Het gaat om deze tarieven:
- Het hoge tarief van 21%
- Het lage tarief van 9%
- Het tarief van 0%
Btw hoog tarief
Voor de meeste ondernemers geldt het standaard hoge tarief van 21%. Dit tarief reken je voor alle goederen en diensten die niet vrijgesteld zijn en niet onder het lage tarief van 9% of 0% vallen.
- Lees alles over het 21% btw-tarief
Btw laag tarief
Het lage tarief van 9% geldt voor voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen, boeken en kappersdiensten.
Btw 0% tarief
En dan heb je nog het btw-tarief van 0%, dat geldt echter alleen voor het exporteren en opslaan van goederen in een douane-entrepot.
Btw-calculator
Ben je geen rekenwonder of wil je gewoon sneller je aangifte afhandelen? Maak gebruik van een handig hulpmiddel: de btw-calculator.
Met de btw-calculator reken je snel uit hoeveel btw je in rekening moet brengen. Zo weet je exact welke bedragen je op facturen moet vermelden, inclusief en exclusief btw. Dat scheelt weer tijd! En het is handig voor de boekhouding: zo controleer je supersnel hoeveel omzetbelasting je moet afdragen.
Vind je het spannend om als startende ondernemer voor de eerste keer btw-aangifte te doen? Houd je administratie goed bij, bewaar bonnen en facturen en verstuur op tijd je facturen naar klanten en opdrachtgevers. Dan kun je zonder veel problemen je aangifte doen per kwartaal. Of per jaar als je nog weinig omzet maakt.
Je kunt online, via de site van de Belastingdienst, je aangifte doen. Het belangrijkste is dat je kiest of je per maand, per kwartaal of per jaar je omzetbelasting wilt betalen. En verstuur op tijd de aangifte zodat je geen boete krijgt.
Btw-aangifte 2023
Als je jaarlijks aangifte wil doen, dan moet je de btw-aangifte over 2023 voor 31 maart 2024 afgerond hebben. Doe je per kwartaal btw-aangifte? Zet de volgende deadlines dan in je agenda:
| 1e kwartaal | 30 april 2023 |
| 2e kwartaal | 31 juli 2023 |
| 3e kwartaal | 31 oktober 2023 |
| 4e kwartaal | 31 januari 2024 |
- Lees meer over de eerste keer btw-aangifte doen.
Btw-aangifte stappenplan
Je eerste btw-aangifte zal even puzzelen zijn, maar als je je btw goed bijhoudt hoef je alleen een paar stappen te doorlopen.
- Bepaal je btw-tarief en zet het juiste tarief op je facturen.
- Houd je administratie bij, bijvoorbeeld in Excel of in een boekhoudpakket. Tip: met een zakelijke rekening houd je privé en zakelijk gescheiden. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk.
- Check je brieven en stel een reminder in. Voor de eerste aangifte ontvang je een brief van de Belastingdienst, daarna kun je instellen dat je een reminder krijgt.
- Doe digitaal aangifte omzetbelasting. Je hebt inloggegevens ontvangen na je KvK-inschrijving. Tip: lees meer over het inlogproces en je eerste keer digitaal aangifte doen.
- Vul de ontvangen btw en betaalde btw (voorbelasting) in.
- Onderteken de btw-aangifte en sla de aangifte op voor je eigen administratie.
- Betaal de verschuldigde omzetbelasting op tijd aan de Belastingdienst en voorkom een boete.
Boete voorkomen
Bovenstaande data gelden als deadline voor het betalen van de omzetbelasting, dus niet alleen voor de aangifte.
Te laat met btw-aangifte
Als je te laat met de btw-aangifte bent, kun je een naheffingsaanslag krijgen. De eerste keer dat je de deadline hebt gemist, is er nog geen groot probleem. In dat geval krijg je een week coulance en kun je alsnog op tijd betalen. Als het nog een keer gebeurt, dan krijg je een boete voor aangifteverzuim van € 68.
Te laat met btw betalen
Betaal je je btw niet, te laat of te weinig? Dan krijg je een boete voor betaalverzuim. Ook hier geldt een coulancetermijn voor de eerste keer. De tweede keer (of na de 7 dagen coulance) betaal je een boete van 3% van het te betalen bedrag. Dat kan behoorlijk oplopen: vanaf een minimumbedrag van € 50 tot aan € 5.514.
Houd overzicht over je btw
Houd goed bij hoeveel omzetbelasting je moet betalen als ondernemer. Maak eerst voor jezelf een handig overzicht van inkomsten en uitgaven. Reserveer daar zowel bij inkomsten als bij uitgaven een aparte kolom voor de btw. Je hebt dan uiteindelijk een totaalbedrag van te betalen btw en nog terug te vorderen omzetbelasting (voorbelasting).
Verminder het totaalbedrag met het bedrag dat je nog moet terugvorderen en je weet hoeveel omzetbelasting je moet betalen.
Wil je helemaal geen gedoe met cijfers? Maak dan gebruik van een slim online boekhoudprogramma om het werk voor je te doen. Of laat de belastingaangifte verzorgen door een professionele boekhouder.
Voorbelasting btw
Voorbelasting is de btw die je mag terugvorderen van de Belastingdienst. Het gaat daarbij vooral om producten en diensten die je koopt voor je bedrijf. Dat betekent dat je het bedrag mag aftrekken van de te betalen omzetbelasting. Hierdoor betaal je dus minder btw. De vraag is alleen: welke btw mag je aftrekken? Wat telt mee als zakelijke kosten voor de btw?
Het klinkt misschien logisch, maar toch belangrijk: heb je geen omzetbelasting over producten of diensten betaald, dan mag je de btw dus ook niet aftrekken.
Je mag alleen omzetbelasting terugvorderen als het gaat om een zakelijke investering. Privé-aankopen horen daar dus niet bij. Het gaat dus bijvoorbeeld om kleine inkopen zoals kantoorartikelen, maar ook om een grote investering als een bedrijfsauto.
Sommige zakelijke kosten mag je wel aftrekken bij de inkomstenbelasting, maar niet bij de btw-aangifte. Een voorbeeld is een zakenlunch met klanten of opdrachtgevers. Deze kosten mag je voor 80% aftrekken van je winst via de inkomstenbelasting, maar je mag de btw over eten en drinken niet aftrekken.
- Lees meer over voorbelasting en het terugvorderen van omzetbelasting.
Btw-buffer opbouwen
Houd er rekening mee dat je binnen de deadline de verschuldigde omzetbelasting moet betalen. Het is mogelijk dat je op dat moment nog niet voldoende geld in kas hebt, omdat klanten facturen nog niet betaald hebben. Reken jezelf dus niet rijk en bouw een buffer op voor de omzetbelasting die je nog moet betalen.
Geef je geld (nog) niet uit, maar zet de omzetbelasting alvast opzij op een aparte rekening. En op het moment dat de datum voor de btw-aangifte in zicht komt, kun je moeiteloos het bedrag betalen. Zo kom je niet in financiële problemen.
- Wil je als startende ondernemer nóg meer weten over de 'belasting toegevoegde waarde'? Lees dan het artikel over omzetbelasting voor zzp’ers.
Meest gestelde vragen over omzetbelasting
- Hoe doe je voor de eerste keer btw-aangifte?
Als startende ondernemer krijg je automatisch bericht van de Belastingdienst zodat je precies weet wanneer je voor de eerste keer btw-aangifte moet doen. Je kunt de aangifte online doen. Via een link naar de aangifte omzetbelasting kun je vervolgens de gewenste stappen doorlopen. - Hoe bereken je hoeveel btw je moet betalen als ondernemer?
Je berekent over het algemeen het standaard tarief van 21% over je producten of diensten. Wil je geen rekenfouten maken of wil je jouw kostbare tijd liever aan andere zaken besteden? Bereken met de btw-calculator hoeveel omzetbelasting je moet afdragen. Zo is het maken van rekenfouten verleden tijd. - Hoe vaak moet je als ondernemer btw-aangifte doen?
Je kunt de btw-aangifte per maand, per kwartaal of per jaar doen. De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal, maar met een hoge omzet kan dat ook maandelijks. Als startende ondernemer met weinig omzet kun je de aangifte jaarlijks verzorgen. - Welke btw-tarieven zijn er?
Als ondernemer moet je met drie verschillende belastingtarieven rekening houden. Je hebt het standaard hoge tarief van 21% en het lage tarief van 9%. Daarnaast heb je ook nog producten en diensten die vrijgesteld zijn van btw, hiervoor geldt het btw-tarief van 0%.
