Wanneer is het verstandig om een boekhouder of accountant in te huren?

Boekhouder of accountant: wanneer relevant?

De administratie is voor menig ondernemer een struikelblok. Te weinig kennis of tijd: er is altijd wel een reden te vinden om het bijwerken van de boekhouding uit te stellen.  Toch is het opstellen van een overzichtelijke administratie verplichte kost en zul je de afweging moeten maken: doe ik dit zelf of besteed ik het uit aan een boekhouder of accountant?

Wat zijn de eisen aan een administratie?

Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt gekregen en een zakelijke bankrekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.

Jouw bedrijfsadministratie moet wel aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo is het verplicht om een aantal onderdelen bij te voegen en te bewaren: de urenregistratie, facturen, bankafschriften, reiskosten, rittenadministratie en overige (kassa)bonnen. 

Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, bankafschriften, agenda's en de loonadministratie.

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Hoe je precies een overzichtelijke administratie opzet, lees je in deze checklist

Ben ik verplicht een accountant in te huren?

Het is voor kleine ondernemers en ZZP'ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder. Waar de grote bedrijven verplicht zijn een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, geldt dit niet voor ZZP'ers.

Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen. Het opstellen van een jaarrekening is sinds 2010 niet meer verplicht voor eenmanszaken, maar als je de aangifte uitbesteedt aan een financieel expert, zal hij dit in de meeste gevallen alsnog doen. 

Het is voor zelfstandige ondernemers wél verplicht om ieder jaar aangifte inkomstenbelasting te doen. Een geordende administratie is hiervoor noodzakelijk, want dit bevat alle gegevens over jouw onderneming en vormt de basis voor de belastingaangifte. Als jouw administratie niet volledig is of niet binnen de gestelde periode omgezet is in een belastingaangifte, kan dit tot (fikse) boetes leiden. 

Los van alle verplichtingen van de fiscus geeft een geordende administratie een goed overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij.

Je krijgt hierdoor een beter inzicht in jouw uitgavenpatroon zodat je op tijd kunt ingrijpen als wat minder gaat met de onderneming. Of juist kunt gaan investeren als de zaken goed gaan. Belangrijk is dat je altijd een goed overzicht hebt, of je de boekhouding nu uitbesteedt of niet. 

Wat zijn de voordelen van uitbesteden?

Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie is dat het een hoop tijd scheelt. Tijd die je kunt besteden aan het daadwerkelijke ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei.

Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken, waaronder:

De belastingregels voor ondernemers verschillen in meerdere opzichten van de regels voor particulieren. Daar is de aangifte tegenwoordig vooraf al bijna volledig ingevuld. Bij bedrijven staan de jaarlijkse inkomsten vooraf niet vast, waardoor het totaalplaatje veel bewerkelijker is.

Startende ondernemers krijgen daarnaast nog te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei - steeds veranderende - fiscale regels. Een accountant kent al deze regels als zijn broekzak; het is onderdeel van zijn werk om zijn kennis bij te houden.

Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt.

De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf uiteindelijk terug. Ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.

Wat zijn de nadelen van uitbesteden?

andres

Startersvoordelen

Als starter krijg je van Rabobank een steuntje in de rug. Open nu een zakelijke rekening: dat is het eerste jaar gratis.

Bekijk jouw voordelen

Een boekhouder mag zichzelf dan normaal gesproken terugverdienen, het gaat je hoe dan ook geld kosten.

Een financiële expert heeft gemiddeld een uurtarief van zo’n 60 à 70 euro per uur.

Wanneer je als eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte laat doen, en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting, inclusief jaarrekening, ben je dus al snel zo'n 600 tot 800 euro kwijt.

En als je niet het hele jaar zelf alles netjes hebt bijgehouden (facturen, bonnetjes), valt de rekening nog hoger uit. 

Daar komt bij: hoe groter je bedrijf, hoe meer de accountant moet doen en hoe hoger de rekening zal uitvallen. 

Kan ik de administratie ook deels zelf doen?

Om geld te besparen kun je ook ervoor kiezen om de administratie deels uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld de belastingaangifte door de accountant laten doen, maar de btw-aangifte zelf doen. Een zakelijke rekening openen is in dat geval geen overbodige luxe, omdat je daarmee jouw zakelijke bankgegevens gescheiden kunt houden van jouw privé-bankzaken.

Daarnaast kun je zelf diverse boekingen in een (online) boekhoudprogramma zetten: de facturen die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen, de kosten die je maakt (zakelijke lunches, benzinebonnen).

Hoe meer je zelf vooraf doet, hoe minder de accountant hoeft te doen en hoe goedkoper de uiteindelijke rekening zal uitvallen. 

Tips van de redactie

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Welk tarief mag jij als ZZP'er rekenen?
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Bedrijf starten: hoe ontvang ik mijn geld?
Hoe ziet een goede factuur eruit?

Bijgewerkt op: 13-12-2016

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis voorbeeldplannen

Ondernemingsplan voorbeeld

Op zoek naar een goed voorbeeld om naast je eigen ondernemingsplan te leggen? Op Rabobank.nl kun je diverse voorbeeldplannen gratis downloaden.

Bekijk de voorbeeldplannen

Gratis PDF's voor starters

Gratis whitepapers voor startende ondernemers

Alle informatie die je nodig hebt in één PDF: met deze whitepapers ga je goed voorbereid van start met je bedrijf:

  • Ondernemingsplan in 10 stappen
  • Bedenk de perfecte bedrijfsnaam
  • Bereken je uurtarief
  • Een administratie opzetten doe je zo
     

Download gratis PDF

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.