Overzichtelijke boekhouding opzetten voor zzp'ers

Bijgewerkt op 20 december 2023
9 min  leestijd
1.830
Auteur: Roy Timmerman
overzichtelijke boekhouding

Het is voor zzp'ers ontzettend belangrijk om een goede boekhouding te voeren. Het beheren van je zakelijke administratie is noodzakelijk om altijd actueel inzicht te hebben in de financiën van je bedrijf. Zo stel je als zzp’er een overzichtelijke boekhouding op.

In dit artikel 5 vragen en antwoorden - speciaal voor zzp'ers - over het opzetten van een overzichtelijke boekhouding. Wil je direct meer over een specifiek onderwerp lezen? Klik dan op één van onderstaande links:

  1. Wat zijn de eisen voor een zakelijke administratie?
  2. Urenregistratie bijhouden voor boekhouding, hoe?
  3. Waar begin ik met de boekhouding?
  4. Hoe kan ik de boekhouding het beste bijhouden?
  5. Hoe vaak moet ik administratie bijhouden?

1. Wat zijn de eisen voor een zakelijke administratie?

Iedere ondernemer is verplicht een zakelijke administratie op te zetten. De Belastingdienst stelt een aantal eisen waaraan zzp’ers moeten voldoen. Zo ben je jaarlijks verplicht een ‘deugdelijke administratie’ te kunnen overleggen. Een aantal onderdelen hiervan zijn:

  • Urenregistratie
  • Facturen
  • Bankafschriften
  • Reiskosten 
  • Rittenadministratie
  • Overige (kassa)bonnen

Bewaarplicht administratie

Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen:

  • Grootboek (inkomsten en uitgaven)
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Bankafschriften

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk eraan dat je de administratie niet alleen op papier, maar ook digitaal moet bewaren. 

2. Urenregistratie bijhouden, hoe?

Een belangrijk onderdeel dat we kort apart bespreken is de urenregistratie. Om als ondernemer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen als de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, moet je voldoen aan het urencriterium in 2024: je besteedt ten minste 1.225 uren per kalenderjaar aan het feitelijk drijven van een of meer ondernemingen. 

Uit jouw bedrijfsadministratie moet blijken dat jij dat betreffende jaar hebt voldaan aan het urencriterium. Kies daarom een vast moment om deze uren te registreren: dit kan aan het einde van iedere werkdag zijn, of een keer per week.

Dit gaat om een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed.

Voor de zelfstandigenaftrek 2024 moet je 1.225 per jaar aan je bedrijf werken, oftewel gemiddeld 24 uren per week

Bijvoorbeeld: anderhalf uren gewerkt aan het schrijven van een offerte, drie uren bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uren besteed aan het plegen van acquisitie.

  • Wil je tips voor urenregistratieapps? Lees alles over het effectief bijhouden van jouw uren. 

Urencriterium tijdens corona

Vanwege de coronacrisis is het urencriterium in 2021 en 2020 versoepeld. In 2021 mocht je voor de maanden januari tot en met juni (het eerste half jaar dus) 24 uren per week noteren, ook al had je ze niet daadwerkelijk gemaakt. 

Ook voor 2020 gold een versoepeling: de Belastingdienst ging er automatisch vanuit dat ondernemers van 1 maart tot en met 30 september 2020 minstens 24 uren per week in hun bedrijf hebben gestoken.

3. Waar begin ik met de boekhouding?

In de meeste gevallen is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Er is geen wettelijke verplichting om als startende ondernemer een zakelijke rekening te openen, maar dit wordt wel aangeraden om jouw zakelijke en privé-uitgaven en –inkomsten te scheiden.

Privé en zakelijk gescheiden

Op deze manier kun je namelijk direct zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat: de zakelijke inkomsten en uitgaven staan keurig onder elkaar, zonder dat je eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen, je Netflix-abonnement of sportclub moet wegstrepen.

Het is voor ondernemers bij wie de zakelijke en privé-uitgaven en inkomsten door elkaar lopen, een stuk lastiger om hun financiële situatie te doorgronden.

Boekhouding uitbesteden

Daar komt bij dat als je jouw boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder of accountant, deze in veel gevallen zal eisen dat je een aparte zakelijke rekening gebruikt voor de bedrijfsadministratie.

4. Op welke manier kan ik de boekhouding het beste bijhouden?

De tijden van het uitspitten van een ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes zijn gelukkig voorbij. Er bestaan tegenwoordig verschillende online boekhoudprogramma’s waar je als zzp’er gebruik van kunt maken.

Natuurlijk kun je jouw administratie ook in eigen beheer opzetten. Je kunt bijvoorbeeld een Excel-sheet inrichten om alle uitgaven en inkomsten overzichtelijk te maken en om je uren registreren.

Online boekhoudpakketten

Als je een boekhoudprogramma besluit te gebruiken, heb je tegenwoordig keuze uit tientallen pakketten, van de basis tot volledige service. Deze abonnementen zijn al verkrijgbaar vanaf € 10 per maand en kun je naar eigen wensen uitbreiden.

Voorbeelden van veelgebruikte online boekhoudprogramma’s zijn: 

  • Moneymonk
  • Moneybird
  • E-boekhouden.nl
  • Informer
  • Tellow

De keuze voor een pakket hangt onder meer af van wat voor bedrijf je hebt en natuurlijk jouw eigen wensen.

Maak voor een efficiënte administratie gebruik van een online boekhoudprogramma

Een zzp'er in de zakelijke dienstverlening heeft geen inkoop en hoeft weinig facturen te maken. Een startende ondernemer met een winkel moet veel meer administratieve handelingen verrichten en moet bijvoorbeeld ook een kasboek en voorraadadministratie bijhouden.

Overleg met je boekhouder

Overleg met je boekhouder welk systeem en welk pakket nuttig voor jou is. Wellicht heeft hij ook een handig rekenschema of registratiedocument beschikbaar dat je kunt gebruiken voor je administratie.

Daarnaast is het verstandig om voordat je een boekhoudpakket gaat gebruiken, met de boekhouder te sparren zodat je alles op de goede manier invult en hij achteraf geen correcties hoeft te doen.

5. Hoe vaak moet ik de administratie bijhouden?

Ook al vinden veel zzp’ers de boekhouding geen leuke klus, het is belangrijk om de administratie zorgvuldig en regelmatig bij te houden. Neem bijvoorbeeld wekelijks de tijd voor je urenregistratie en houd maandelijks de administratie bij.

Dit zorgt ervoor dat je aan het einde van het jaar niet tegen een enorme berg bonnetjes aankijkt, waarvan je ook nog eens een kwart niet meer kunt vinden. En je voorkomt dat je achteraf niet meer kunt achterhalen wat een bepaalde afschrijving ook alweer was.

Houd maandelijks je boekhouding bij, zo voorkom je stress bij de btw-aangifte

Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Omdat je in de meeste gevallen ook per kwartaal btw-aangifte moet doen, is het van belang om alles goed te sorteren.

Een handige manier is om verschillende bakken te gebruiken. Een voor verstuurde facturen, een voor de bonnetjes voor de gemaakte kosten en een andere bak voor de fiscale zaken, zoals de btw-aangifte en de inkomstenbelasting.

Extra! 6 tips voor een overzichtelijke boekhouding

Goed bijhouden geeft rust en voorkomt extra werk aan het eind van elk kwartaal en jaar. Bovendien houd je overzicht over je cijfers en cashflow. Een chaotische boekhouding is een belangrijke oorzaak van faillissementen bij startende zzp'ers.

6 tips:

Tip 1. Houd werk- en privékosten gescheiden

Voor de overzichtelijkheid is het essentieel dat ondernemers werk- en privézaken uit elkaar houden.

Open dus altijd een zakelijke rekening, zodat alle zakelijke transacties voortaan via dat account lopen. Zo voorkom je dat ook je privéadministratie bij een controle betrokken wordt.

Als je alles gescheiden houdt, hoef je ook niet alles lang te bewaren. Bij je zakelijke administratie geldt de bewaartermijn van zeven jaar voor de Belastingdienst. Voor privézaken vijf jaar.

Tip 2. Maandelijkse update van bonnen en facturen

Check elke maand even hoe je ervoor staat en verwerk bonnen en facturen direct. Het is zelfs verplicht om je facturen niet te laat te versturen. De Belastingdienst wil dat je dit uiterlijk de 15de doet in de maand nadat je een product of dienst hebt geleverd.

Cashflow

Snel factureren is ook goed voor je cashflow. Hoe sneller het bedrag op je rekening staat, hoe sneller je weer kunt investeren in je bedrijf of ontwikkeling.

Bovendien kun je grote bedragen direct opzij zetten om te sparen of beleggen. Ook zie je snel of klanten nog niet betaald hebben en een herinnering sturen.

Tip 3. Werk op factuurdatum

Voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting gelden altijd factuurdata. Krijg je een factuur op 29 maart? Dan geldt die voor het eerste kwartaal. Ook als je hem pas op 1 april betaalt.

Dit geldt ook voor facturen die je verzendt. Sla alles dus direct op met de juiste datum.

Aan de slag met je btw? Lees Btw berekenen voor ondernemers en gebruik de handige btw-calculator.

Tip 4. Digitaal archiveren

Je mag je administratie digitaal archiveren, dus een rij ordners heb je niet nodig.

Let wel op dat je alles goed terug kan vinden: kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, facturen, offertes, contracten, afsprakenboek (een agenda volstaat) en de urenregistratie.

Niet alles is bij elk bedrijf van toepassing, maar zorg dat je alles snel terug kan vinden. 

Tip 5. Online scannen bonnen en facturen

Er zijn allerlei boekhoud-apps en scanners waarmee je direct als je iets koopt de bon digitaliseert. Handig, want staat de bon meteen in je administratie en heb je altijd een leesbare kopie.

Tip 6. Download: gratis whitepaper Administratie

Je kunt je administratie natuurlijk zelf doen of uitbesteden. Wil je stap voor stap zelf aan de slag? Download dan de gratis pdf bomvol tips over je administratie.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Veelgestelde vragen over je boekhouding opzetten

  • Wat moet je bijhouden als zzp'er? Als zzp'er moet je je boekhouding kunnen laten zien aan de Belastingdienst. Je hebt een bewaarplicht van 7 jaar voor een aantal documenten en je moet laten zien dat je aan het urencriterium voldoet. In het artikel lees je hoe je een overzichtelijke boekhouding bijhoudt.
  • Hoe stel je als zzp'er een overzichtelijke boekhouding op? Een overzichtelijke boekhouding begint bij een zakelijke rekening. Zo houd je namelijk zakelijk en privé gescheiden. Een boekhouder eist dat vaak ook van je. Daarna kun je aan de slag met verschillende tools. 
  • Waar moet ik aan denken bij de boekhouding voor zzp'ers? De administratie is niet het leukste klusje, wel belangrijk. Zorg dat je het maandelijks bijhoudt en dat je met een goede urenregistratie laat zien dat je aan het urencriterium voldoet. Dan kun je namelijk gebruik maken van de zelfstandigenaftrek. 

Meer over boekhouding en administratie

Meer over boekhouding en administratie
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

Sluiten